Bei Händlern und Importeuren
Papierlose Verwaltung eingeläutet
LA ROCHELLE (ABZ). - Die Irium Gruppe, Entwickler von Software-Lösungen für Vertriebs- und Serviceunternehmen im Bereich Baumaschinen und Nutzfahrzeuge, bringt eine neues Modul zur Vermeidung von Papierdokumenten heraus (Einkaufsrechnungen, Einkaufsbestellungen, Maschinendokumente, Lieferscheine vom Zulieferer etc.), das vollständig in der Irium Software integriert ist.Bei dem Irium Dokumentenmanagement werden Papierbelege in digitalisierte Dateien umgewandelt, archiviert und relevante Daten ins Softwaresystem übernommen. Dieser Prozess birgt für Maschinenhändler ein enormes Potential zur Effizienzsteigerung. Sobald das Eingangsdokument gescannt ist, wird es dank des neuen Irium Moduls automatisch am richtigen Ort abgelegt (z. B. eine Einkaufsrechnung des Lieferanten X im elektronischen Ordner eben dieses Zulieferers X).Außerdem erscheint ein Link zum elektronischen Dokument in den Kunden-, Lieferanten- oder Maschinendaten des Irium Systems. Die Informationen aus der elektronischen Einkaufsrechnung werden automatisch in die Irium Buchhaltung integriert. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass der Verantwortliche automatisch über den Rechnungseingang informiert wird und den Beleg überprüft. Generell können die Rechnungen auch von jedem beliebigen mobilen Endgerät aus via Internet abgerufen werden.Die Umstellung auf elektronische Belege bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Der wirtschaftliche Aspekt liegt natürlich auf der Hand und ist stets willkommen. Dennoch sollte die Umstellung auch als nutzbringender Gesamtprozess gesehen werden, der viele Vorgänge vereinfacht: Abruf, Archivierung und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, Sicherheit, Schnelligkeit der Bearbeitung, Beschleunigung der Validierungsprozesse, Verbesserung der Lieferantenbeziehungen, Verringerung des ökologischen Fußabdrucks, etc.
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