Budgetkontrolle
IT-Lösungen für den gesamten Bauprozess
Berlin (ABZ). – Während Baustellen auch in Zukunft ohne körperlichen Einsatz kaum vorstellbar sind, hat sich das Projektmanagement bereits weitestgehend digitalisiert. Eigens entwickelte Softwarelösungen unterstützen den kaufmännischen Bauprozess von der Erstplanung bis zur schlüsselfertigen Übergabe. Mithilfe gemeinsam nutzbarer Plattformen sind alle Projektbeteiligten digital miteinander vernetzt – auch mobil per Smartphone und Tablet. Komplexe Vorhaben – wie die Errichtung einer Immobilie – benötigen eine IT-Unterstützung, die den direkten Zugriff auf die aktuellen Projekt- und Kostenstände erlaubt. Baufortschritte, Ausgaben, Budgetpläne und Angaben der Dienstleister sollten unmittelbar einsehbar sein. Zugleich sind aufgrund ständiger Anpassungen Echtzeit-Kalkulationen notwendig für eine Gesamtübersicht mit den neuesten Daten. Die dazu erforderlichen Eingaben sind von den jeweiligen Projektparteien einzupflegen, es bedarf demnach entsprechender Schnittstellen. Diese Grundanforderungen bilden das Gerüst für das Produktportfolio "Facility & Construction Management" des Softwareunternehmens Promos Consult. Aktuell zählen 56 kommunale und privatwirtschaftliche Unternehmen im gesamten Bundesgebiet und darüber hinaus zum Nutzerkreis der speziell für Bauprojekte entwickelten Software.
Die Benutzeroberfläche als zentrales Cockpit zeige innerhalb derselben Maske individuell festzulegende Hauptkategorien an. Hierzu zählen z. B. Angaben zum Grundstück, die einzelnen Gewerke oder die technische Gebäudeausstattung. Der Mindmap-Struktur entsprechend teilen sich die Hauptfelder in dazugehörige Unterkategorien. Dieselbe Struktur gilt für die jeweiligen Objekte, die in SAP als "Technischer Platz" (TP) bezeichnet werden. Ihnen sind die jeweiligen Stammdaten zum Objekt – wie Baujahr, Lageinformationen oder Mieterwechsel – zugeordnet und dadurch unmittelbar einsehbar. Die Technischen Plätze differenzieren sich sowohl nach Räumen als auch nach Baugruppen. Solchen Baugruppen entsprechen einzelne Gewerke wie Dach, Fliesen oder Fenster, die wiederum in einzelne Arbeitsvorgänge unterteilt sind.
Die einzelnen Prozessphasen sind mit Budgetkalkulationen verknüpft, die nach jeder Aktualisierung die angepassten Summen anzeigen. Durch das Tool "Projektleistungsstände" ist ein unmittelbarer Vergleich zwischen den tatsächlich angefallenen Kosten, der Budgetplanung und dem bis dato erbrachten Leistungsstand möglich. Angepasste Kalkulationen betreffen auch mögliche Nachträge, die mittels eines eigenen Nachträge-Reiters integraler Bestandteil der "Construction Management"-Lösung sind. Die einzelnen Ausgabenposten werden demnach in verschiedenen Szenarien – Budgetplanung, tatsächlicher Kostenstand sowie Ausgaben inklusive angefallener Nachträge – angezeigt. Da viele Unternehmen quartalsweise planen und entsprechende Zahlen vorzulegen haben, sind die Budgetangaben in dreifacher Ansicht darstellbar: als Gesamtbudget, als definiertes Jahresbudget und als beliebig gestaffeltes Jahresbudget. Jedem TP ist eine Budgetkalkulation zugeordnet, ihre Summe ist auf oberster Ebene im Projektcockpit einsehbar.
Das besondere Kennzeichen der Bausoftware sind nach Angaben von Jens Kramer, CEO von Promos Consult, die zahlreichen Schnittstellenfunktionen zu den einzelnen Projektparteien. Nach Warengruppen sortierte Lieferanten- und Dienstleisterportale sollen Vergleiche zwischen den verschiedenen, im Pool erfassten Anbietern erlauben. Aufgrund bestehender Rahmenverträge seien die einzelnen Artikelgruppen mit Preisen hinterlegt.
Sowohl die Beauftragung als auch die Auftragsverwaltung sei über das Portal möglich. Da aus dem Modul heraus zu jedem Zeitpunkt PDF-Dateien erzeugt werden können, funktioniere auch die Rechnungsstellung in rein digitaler Form. Die integrierten Reiter "Lagerverwaltung" und "Lieferantenbeurteilung" ermöglichen eine permanente Kontrolle der Warenbewegung und der Leistungsqualität der Dienstleister. Für die Lieferanten und Dienstleister besteht über die von Promos entwickelte Lösung "Easysquare mobile" die Möglichkeit zur Auftragsabwicklung per App. Die eingegebenen Daten seien mit dem zentralen ERP-System verknüpft und können auf diese Weise wieder zum Auftraggeber gelangen.
Für Architekten und Ingenieure seien festgelegte Honorare in der HOAI fixiert, ein mit der Software gekoppelter Rechner liefere für alle Leistungsphasen entsprechende Kosten. Ein weiterer Akteur im Bauprozess seien Versicherungen, denen ein verknüpfbares Modul zugeordnet ist. Verschiedene Reiter geben hierbei die fallrelevanten Informationen mit Schadenscodes, Terminen und beteiligten Parteien an. Hinter jedem möglichen Schadenstyp befinde sich eine Budgetposition mit marktüblichen Näherungswerten. Dasselbe gilt für auszuzahlende Versicherungssummen. Promos bietet seine Software sowohl mit den einzelnen Komponenten als auch in Form einer Gesamtlösung an. Die Serviceleistungen des Berliner IT-Unternehmens decken die Konzeption der Software unter Berücksichtigung der individuellen Kundenbedürfnisse ab.
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