Gute Lösung

Vier Merkmale zeichnen gute Baulohn-Software aus

von:

Fritz Lindner

Bau digital
Fritz Lindner: "Beim Erstellen der Dokumente können Ihnen schon scheinbar einfache Funktionen große Hilfe leisten." Foto: Agenda Informationssysteme

Rosenheim . – Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein besonders sensibles Thema – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Denn gerade im Umgang mit abrechnungsrelevanten Daten ist es wichtig, dass keine Fehler passieren. Im Baugewerbe bringt die Lohn- und Gehaltsabrechnung noch zusätzliche Stolpersteine mit sich: So müssen beispielsweise unterschiedliche tarifliche- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben beachtet werden. Das macht die Erstellung der Lohnabrechnung noch komplexer. Umso wichtiger, dass Sie eine gute Softwarelösung zur Hand haben. Diese zeichnet sich im Wesentlichen durch folgende vier Merkmale aus.

Im Baugewerbe gehört es zum Alltag, dass sich tarifliche Vorgaben regelmäßig ändern. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie immer mit den aktuellsten Vorgaben arbeiten. Achten Sie darauf, dass die Aktualisierung der Daten durch den Software-Hersteller erfolgt. So sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Der Datenaustausch mit der Sozialversicherung, beispielsweise der Soka-Bau oder der Bundesagentur für Arbeit, spielt bei der Lohnabrechnung im Baugewerbe eine wichtige Rolle. Unternehmen füllen Meldungen und Anträge häufig manuell auf Online-Plattformen aus und übermitteln sie per Formular. Das händische Übertragen von Daten aus der Lohnsoftware in die jeweiligen Formulare ist jedoch sehr fehleranfällig. Umgehen Sie diesen Stolperstein, indem Sie auf eine Software setzen, in der Sie Bescheinigungen direkt erstellen und versenden können. Mit der Softwarelösung von Agenda übermitteln Sie z. B. die Daten per Mausklick an ein deutsches Rechenzentrum. Hier werden diese dann an die jeweilige Institution weitergeleitet.

Das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Lohn- und Gehaltsdokumente ist sehr zeitaufwendig. Zudem besteht ein Risiko für peinliche Fehler, wie bspw. der falschen Zustellung der Abrechnungen. Ideal ist es daher, wenn Sie auf einen Software-Anbieter setzen, der Ihnen diese Arbeit mittels eines Lohn-Druckservices abnimmt.

Nachdem Sie die Dokumente fertiggestellt haben, übermitteln Sie die Daten aus der Software heraus an die Deutsche Post. Diese übernimmt für Sie das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Abrechnungen.

Oder Sie verzichten komplett auf Papier und stellen die Lohndokumente mit nur einem Mausklick auf einer Online-Plattform bereit. Per E-Mail werden die Mitarbeiter benachrichtigt, dass neue Dokumente vorliegen. Über einen Link mit passendem Login können sie dann auf ihre Lohnabrechnung zugreifen. Diese können die Mitarbeiter dort für längere Zeit einsehen und ausdrucken.

Beim Erstellen der Dokumente können Ihnen schon scheinbar einfache Funktionen große Hilfe leisten. Allgemein sollte Ihre Software sich in Aufbau und Struktur am Prozess der Lohnabrechnung orientieren. Das garantiert Ihnen zügiges Arbeiten und Sie können sicher sein, dass Sie keine Schritte vergessen haben. Das Erstellen und Ausfüllen von komplexen Bescheinigungen und Formularen sollte möglichst einfach von der Hand gehen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Software Assistenten beinhaltet, die Ihnen bei diesem Arbeitsschritt helfen. Achten Sie bei der Wahl der passenden Software-Lösung zudem darauf, dass Plausibilitätsprüfungen integriert sind. Diese unterstützen Sie bei der Datenerfassung und helfen so, Fehlern vorzubeugen.

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