Mit Projektinformationsmanagement
Abwicklung von Bauprojekten optimieren
von:Andrés García Damjanov
Manchester/USA . – Das Management von Projektinformationen wird in Zeiten der Digitalisierung immer mehr zu einer Herkulesaufgabe für Unternehmen. Unzählige Informationen, verpackt in E-Mails, Plänen, Verträgen, Besprechungsprotokollen, Bestellungen, Markups oder Modellen, werden bei Projekten in der Bau-, Architektur- und Ingenieursbranche täglich erstellt, bearbeitet und versendet. Hinzu kommt, dass bei großen Bauvorhaben die Projektinformationen häufig nicht zentral und gebündelt an einem Ort liegen, sondern bei verschiedenen Mitarbeitern, Abteilungen oder Subunternehmern.Ohne zentrale Speicherung und durch die stetig wachsende Datenmenge wird der Umgang mit Dokumenten immer komplexer, dauert wesentlich länger und erschwert die Zusammenarbeit zwischen Projektteams. Es kann sogar sein, dass Projektbeteiligte mit verschiedenen oder veralteten Versionen eines Dokuments arbeiten – was fatale Folgen für den Erfolg eines Projekts haben kann.Häufig wird das Informationsmanagement einzelnen Mitarbeitern übertragen, was zusätzliche Probleme wie mangelnde Transparenz, Überlastung, stockender Informationsfluss (Stovepiping), ungeklärte Zuständigkeiten, späte Erkennung von Projektproblemen durch das Management, Verlust von Unternehmenswissen bei Mitarbeiterwechsel und ein erhöhtes Risikopotenzial infolge mangelnder Prozesskontrolle schaffen kann. Außerdem kostet die Verwaltung von Informationen viel Zeit, die Unternehmen für die Entwicklung und Planung eines Bauvorhabens nutzen könnten.Die wachsende Datenmenge muss aber nicht zwangsläufig ein Nachteil sein. Mit dem richtigen Werkzeug bietet sie sogar großes Potenzial. Wenn Nutzer alle für ein Projekt relevanten Dokumente sofort finden und sie auch im richtigen Kontext verwenden können, entsteht ein enormer Informationsvorsprung. Entscheidungen lassen sich schneller und vor allem fundierter treffen.Hierfür müssen Informationen mit effektiven Methoden erfasst, strukturiert und gemanagt werden. Zu diesem Zweck führt Newforma mit seinen Projektinformationsmanagement(PIM)-Lösungen alle Daten, d. h. sämtliche Dokumente, Kontakte und die gesamte unternehmensinterne und externe Kommunikation, in einer zentralen Anwendung zusammen. Architekten, Ingenieure, Bautechniker und Eigentümer werden miteinander vernetzt, das Auffinden von Informationen ist für sie schneller und unkomplizierter möglich. Innerhalb von Sekunden können sie alle Dateien eines Projekts durchsuchen, ganz gleich, wo diese sich befinden – verteilt auf mehreren Servern, in verschiedenen Ordnern, im Anhang einer E-Mail, in einem PDF oder in mehr als 200 weiteren branchengängigen Formaten.Trotz klar definierter Prozessabläufe bei Projekten, kommt es immer wieder zu Abweichungen von festgelegten Vorgehensweisen durch einzelne Projektmitglieder. Ein nutzbringendes PIM-System gleicht Unterschiede bei der Dateibenennung und -ablage aus und garantiert so ein Arbeiten mit der aktuellen Version. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die originären Dateien bei der Bearbeitung nicht verändert werden und keine Duplikate oder Redundanzen entstehen. Hierfür können Teilinformationen einer Datei mit sogenannten Markups kommentiert und bearbeitet und dann gezielt an relevante Projektbeteiligte gesendet werden. Per Link, der via E-Mail verschickt wird, können anschließend alle Empfänger am gleichen Dokument arbeiten. Die Vorteile: Stovepiping wird verhindert, die Arbeits- und Kommunikationsabläufe zwischen Projektbeteiligten geraten nicht ins Stocken, Teammitglieder werden nicht von Prozessen und Daten separiert.Ein PIM-System macht die Kommunikation aller Informationen zudem sauber nachvollziehbar. Dokumentenlisten lassen sich so bearbeiten, dass sie automatisch periodisch abgelegt werden. In den Dokumenten können dann sämtliche Änderungen nachvollzogen werden: Was wurde wann, an wen geliefert, wer hat es bekommen, heruntergeladen und geöffnet oder bearbeitet? Eine gute Audit-Fähigkeit und effektive Such- und Katalogisierungsfunktion sorgen zusätzlich dafür, dass sich rechtliche Fragen leichter klären lassen und die Suche nach Fehlern vereinfacht wird.Eine PIM-Lösung kann die Effizienz und Produktivität steigern und gleichzeitig der Absicherung und Risikominimierung dienen. Indem Informationen jederzeit und auf jedem Gerät innerhalb weniger Sekunden abgerufen werden können, gewinnen Akteure wertvolle Zeit, die sie für die Entwicklung, Planung und Zusammenarbeit nutzen können. Der Informationsaustausch sowie alle Prozesse eines Bauvorhabens werden unterstützt und beschleunigt. Durch das effiziente Management der Projektinformationen bleibt wertvolles Unternehmens- und Projektwissen auch bei Mitarbeiterwechseln bestehen, sodass das Management stets die Übersicht behält und das Projekt entsprechend steuern kann. Unternehmen sind dadurch in der Lage, die steigende Komplexität und das damit verbundene erhöhte Risikopotenzial der Projekte einfach und sicher zu meistern.Der Autor ist Sales Director, Central and Eastern Europe bei Newforma .
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