Abschied von der Zettelwirtschaft

Akten können in Zukunft digital verwaltet werden

Digitalisierung
Der schnelle Informationszugang spart Zeit. Foto: Timo Lutz Werbefotografie

Verden (ABZ). – Um Baustellen und Prozesse zu dokumentieren und zu steuern hat die Unternehmensgruppe Matthäi konzernweit auf allen Baustellen eine App eingeführt. Die Matthäi-Gruppe mit Hauptsitz im niedersächsischen Verden ist tätig im Erd- und Tiefbau, Straßen- und Gleisbau, Hochbau, Spezial-Ingenieurbau, Schlüsselfertigbau, Wasserbau, Infrastruktur- und Kraftwerksbau. Sie umfasst mehr als 40 eigenständig agierende Standorte und Niederlassungen im norddeutschen Raum sowie eigene Bau- und Rohstoffproduktionen in Deutschland und Europa. Die Unternehmensgruppe hat mehr als 2000 Mitarbeiter. Um Abläufe und Ressourcen zu optimieren, entschied sich die Unternehmensgruppe für die Lösung 123erfasst der 123erfasst.de GmbH. Mit der App will sie handschriftliche Aufzeichnungen wie Stunden- und Gerätezettel eliminieren, Bautagebücher automatisch generieren und Daten ohne Medienbruch zentral verfügbar haben. Grund für diese Wahl dieses Produktes war, dass eine Unternehmenssparte schon 2018 die App-Lösung von 123erfasst erfolgreich zur Zeiterfassung eingeführt hatte. Nach einer Mitteilung der 123erfasst.de GmbH schätzt die Matthäi-Gruppe an dem Produkt unter anderem die umfangreiche Funktionalität, die einfache Benutzerführung und die Offline-Datenerfassung. Normalerweise schicke die App die eingegebenen Daten direkt per Funk an die Office-Anwendung. Ohne Funkverbindung würden die Daten dennoch offline gespeichert und automatisch übertragen, sobald der Empfang wieder funktioniere.

Der Fokus lag bei der Einführung Anfang 2019 auf der digitalen Stundenerfassung. Die kaufmännische Mitarbeiterin Manuela Süßkind, verantwortlich für die Einführung von 123erfasst im Unternehmen, erläutert: "Zusammen mit 123erfasst.de haben wir die Regeln erarbeitet, um die Stundenerfassung für die Lohnabrechnung in allen Unternehmensteilen der Gruppe über die App in Verbindung mit der Office-Lösung zu implementieren." Süßkind führte in der Zentrale mit einem Kollegen alle Vorarbeiten durch. Obwohl Matthäi für jede Niederlassung mehrere Regelwerke hat, die unter anderem individuelle Arbeitszeitkalender der einzelnen Gruppen mit ihren unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten beinhalten, konnte dieses mit der Software schnell und problemlos abgedeckt werden.

Danach schulte man die Erfasser – Poliere, Vorarbeiter oder Baugeräteführer – sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen. Nach einer außerordentlich kurzen Einführungszeit konnten 1150 Mitarbeiter schon im Juni 2019 ihre Stunden über die App eingeben. Die App nutzen die gewerblichen Mitarbeiter, die Office-Lösung wenden die Bauleiter, die Gerätedisponenten sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen an. Letztere bereiten die Daten für die zentrale Lohnbuchhaltung auf.

Morgens loggen sich die erfassenden Mitarbeiter in 123erfasst ein und melden sich an der Baustelle mit ihrer Anwesenheitszeit an. Dabei erfasst der Kolonnenführer die Zeiten auch für seine Mitarbeiter. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Finger-Klicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel. Die Mitarbeiter der Betonmischwerke geben ihre Zeiten mit RFID-Chips über festinstallierte Tablets ein.

Diese digitale Vorgehensweise entlastet nach Angaben der 123erfasst.de GmbH die Mitarbeiter auf den Baustellen, in den Mischwerken und Büros. Auch entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, denn sie können ihr Arbeitszeitkonto via Smartphone jederzeit nachträglich einsehen. Die Sachbearbeiter in den einzelnen Niederlassungen müssten keine handschriftlichen Stundenzettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehöre genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Für den Bauleiter sei ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt – unabhängig davon, ob er sich in der Zentrale befindet oder sich mit seinem Notebook unterwegs einloggt. Matthäi hat sukzessiv in den einzelnen Unternehmensbereichen die Planung des Baugeräteeinsatzes eingeführt und deren zeitliche Einsätze protokolliert. Der Baugeräteführer sieht auf seinem Smartphone, welches Gerät ihm zugeteilt wurde. In der Zentrale sind die Mitarbeiter somit jederzeit informiert, wie lange die Geräte im Einsatz waren, welche Leistungen erzielt wurden, wer diese bedient hat und welcher Output erzielt wurde.

In Zukunft soll jede Baustelle aufgrund des exakten Zahlenmaterials nachkalkuliert werden können. Süßkind erläutert: "Dazu ist es wichtig zu wissen, wie lange diese Baumaschinen im Einsatz sind, ob wir mit unserem kalkulatorischen Ansatz hinkommen oder Optimierungen vornehmen müssen." Gerne nutzten die Mitarbeiter die Fotodokumentation, um den Ist-Zustand, den Baustellenfortschritt sowie täglich die Baustellensicherung zu protokollieren. Die Aufnahmen werden in der App gespeichert, Baustelle, Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet, auf den Server hochgeladen und stehen allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung zur Verfügung. Sollte der Polier eine Frage zu einem Sachverhalt haben, schickt er dem Bauleiter ein Foto der aktuellen Situation. Dann könne dieser, ohne vor Ort sein zu müssen, eine Entscheidung treffen. Die Mitarbeiter begrüßten auch die Möglichkeit, schriftlich oder als Sprachnotiz Bemerkungen eingeben zu können, so die Matthäi-Gruppe..

123erfasst ist bei Matthäi als Mittel zur Digitalisierung der Bauprozesse mehr als geeignet, teilt das Softwareunternehmen 123erfasst.de GmbH mit. Durch den schnellen Informationszugang werde viel Zeit gespart. Sobald alle Mitarbeiter mit der App ausgestattet seien, sei geplant, zusammen mit 123erfasst.de die Bautagesberichte aus den zuvor erfassten Daten automatisch zu generieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Süßkind schätzt die Unterstützung durch das Lohner Softwarehaus und erklärt: "Ich habe von 123erfasst.de einen kompetenten und erfahrenen Berater zur Seite gestellt bekommen, der mich bei der Einführung der Lösung im Konzern professionell unterstützt hat." Das Unternehmen wünsche sich weiterhin eine gute Zusammenarbeit. Die Matthäi-Gruppe plant, die App in Kürze bei weiteren 300 Mitarbeitern einzuführen.

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