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Automatisierung

Konzern verarbeitet Rechnungen elektronisch

Von Dina Haack

Die Stricker Unternehmensgruppe ist Generalist im Bereich Bau und Baustoffe.

Dortmund. – Sand ist Sand und für immer ein analoges Material. Trotzdem schreitet in der Bauindustrie die Digitalisierung voran, wenn auch nur allmählich. Tobias Saalmann, IT-Leiter der Stricker Dienstleistung, stellt seit einigen Jahren ein Umdenken fest. Vor allem kleinere Lieferanten seien neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen und schicken z. B. vermehrt Rechnungen als PDF-Dateien. Darauf hat sich die Stricker-Gruppe aus Dortmund eingestellt. Eine neue E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang steht bereit und auch die internen Prozesse der Rechnungsverarbeitung sind ganz auf digital umgestellt. Zum Einsatz kommt seit einiger Zeit ein Workflowsystem des Softwareherstellers WMD aus Ahrensburg, das künftig noch erweitert werden soll: In Planung ist die Einführung der digitalen Bauakte. Die Stricker Unternehmensgruppe ist Generalist im Bereich Bau und Baustoffe mit rd. 600 Beschäftigten. Die Inhaberfamilie Stricker beschäftigt sich in der dritten Generation mit dem Bauen. Sechs Stammgesellschaften am Hauptstandort bündeln die verschiedenen Fachgebiete: eine Management Holding als Dach und die Stricker Umwelttechnik, Dienstleistung, Infrastrukturbau, Gebrüder Stricker und Projektgesellschaft. Daneben ist Stricker in den vergangenen Jahrzehnten eine Reihe strategischer Beteiligungen eingegangen, darunter bei Bauunternehmen wie Heitkamp & Hülscher in Stadtlohn und darüber auch bei H & W Tiefbau in Marl. Im Partnerverbund kann das Unternehmen den kompletten Lebenszyklus im Bau abbilden, von Rohstoffgewinnung über Baustoffproduktion, Projektierung, dem eigentlichen Bau bis zum Rückbau und der Wiederverwertung von Rohstoffen und Recyclingmaterialien. In der Dortmunder Firmenzentrale, aber auch in den Beteiligungsgesellschaften treffen nach wie vor Rechnungen ganz herkömmlich in Papierform ein. 60 000 Stück zählt die Gruppe pro Jahr. Die Papierflut wuchs, Archive quollen über. Auch kam es immer wieder zu Verzögerungen in der Freigabe, wenn Rechnungen noch im Haus unterwegs waren und kein Überblick herrschte, wer sie gerade bearbeitete. Die Folge: Skontoverluste und unnötige Mahngebühren. Aus diesen Gründen wollte der Baukonzern den bisherigen Rechnungsablauf durch Einführung einer Workflowsoftware komplett digitalisieren und dadurch schneller sowie innovativer werden. Die gewählte Software ließ sich gut mit der bei Stricker eingesetzten Branchensoftware Arriba verbinden, einem sog. ERP-System (Enterprise Ressource Management) – das ermöglicht eine automatische Übertragung und den Abgleich von Rechnungsdaten mit den Kreditorenstammdaten in Arriba. Der Hersteller WMD verfügte außerdem über hinreichende Referenzen in der Baubranche.

Alle Stamm- sowie die Beteiligungsgesellschaften (sofern sie eine ausreichend hohe Zahl an Eingangsrechnungen aufweisen) arbeiten nun selbstständig auf dem System und organisieren darüber ihren elektronischen Rechnungsworkflow. Auch in der ERP-Software führen die großen Beteiligungsgesellschaften ihre Buchungen als eigenständige Mandate durch, benötigen also kein eigenes ERP mehr. Für die kleineren erledigt Stricker die Buchhaltung mit.

Der Rechnungsprozess funktioniert mit der neuen Lösung wie folgt: Rechnungen treffen in Dortmund, Stadtlohn und Marl ein, erhalten einen Barcode, werden vor Ort eingescannt und dem Mandanten zugewiesen, zu dem sie gehören (Stammgesellschaft oder Beteiligung) und im Archiv elektronisch abgelegt. Eine Texterkennungssoftware liest die Rechnungsdaten aus und die Buchhaltung verifiziert das Ergebnis. Anschließend übergibt der Workflow die Daten an Arriba. Im ERP ist damit die eingetroffene Rechnung bereits vorerfasst, allerdings noch mit Status "ungeprüft".

Es folgt der eigentliche Rechnungsdurchlauf: In ihrem Posteingang erhalten zunächst Rechnungsprüfer das Dokument, kontrollieren es auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und gleichen es mit ggf. vorhandenen Lieferscheinen ab. Anschließend geht der Workflow an den Bauleiter, der das bereits vorgeprüfte PDF am Bildschirm nochmals kontrolliert und abschließend freizeichnet. Eine "Skontoampel" zeigt die Fälle an, bei denen besonders schnelles Bezahlen angesagt ist.

Den Abschluss bildet die Buchung. Damit wird die Rechnung in Arriba auf "geprüft" gesetzt und ist somit aus der ERP-Software jederzeit aufrufbar. 145 Mitarbeiterund Mitarbeiterinnen in allen angeschlossenen Stamm- und Beteiligungsgesellschaften arbeiten auf diese Weise mit der neuen Rechnungsprüfung. "Für uns hat es sich auf jeden Fall gelohnt, auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzusteigen", so Tobias Saalmann. "Jederzeit ist nachvollziehbar, welchen Status eine Rechnung hat. Die Buchhaltung kann gezielt nachhaken. Wir können alle Skonti in Anspruch nehmen. Und neue Aktenordner müssen wir auch nicht mehr mit Papierbelegen füllen."

Wenn auch intern alles elektronisch abläuft: Die meisten Rechnungen erhält Stricker noch immer in Papierform. Tobias Saalmann stellt derzeit vor allem bei kleinen Lieferanten eine Affinität zum Rechnungsversand per E-Mail fest; etwa den GPS-Anbieter, mit dessen Geräten Stricker seine Firmenflotte ausrüstet. Baustoffhändler jedoch oder kleine Baumärkte setzen noch fast vollständig auf Papier. Aber auch bei ihnen wird sich das Blatt wenden: "In den nächsten zwölf bis 18 Monaten wird der elektronische Rechnungsversand in der gesamten Baubranche deutlich zunehmen", prognostiziert der IT-Leiter. Dafür hat Stricker ein spezielles Zusatzmodul von WMD für den elektronischen Rechnungsempfang erworben. Was nun ansteht, ist die Einführung einer digitalen Bauakte. Alles, was zu einem Projekt gehört – Vertrag, Korrespondenz, Bilder, Rechnungen – und sich derzeit noch in Aktenordnern befindet, will die Stricker-Gruppe mittelfristig in elektronischer Form abbilden.


Die Autorin ist Produktmarketing Manager bei der WMD Group.

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