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Bergmeister plant durchgängige Projekt-Workflows mit Newforma

"Neues muss durch Einfachheit überzeugen"

Vahrn/Italien (ABZ). – Das Ingenieurunternehmen Bergmeister hat eine Projektinformationsmanagement-Software eingeführt. Das Leistungsspektrum des Ingenieurunternehmens mit Sitz in Vahrn (Südtirol) erstreckt sich von Tragwerksplanung und konstruktivem Ingenieurbau über Hochbautechnik und Baumanagement, Infrastrukturbau und Umwelttechnik bis hin zu Brückenbau, Tunnelbau, Technische Gebäudeausrüstung, Sicherheit und Brandschutz.

Im vergangenen Jahr entschied sich das Unternehmen, die Projektinformationsmanagement-Software (PIM) von Newforma einzuführen. Bei Bergmeister war derzeit bereits ein IT-System für Büro- und Projektorganisation im Einsatz. Dieses überzeugte bei rigiden Anwendungen, wie etwa im Finanzbereich. In der agilen Projektentwicklung hingegen war es in der Handhabung eher kompliziert. Michael Kerschbaumer, seit 15 Jahren im Unternehmen, hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Lösung für das Ingenieurbüro zu finden, die langfristig die Grundsteine für ein einheitliches und dabei einfach zu bedienendes Projektmanagement und Projektcontrolling legt. Sein Ziel: Durchgängige und komplett einheitliche Workflows für Dokumentensteuerung, sowie Plan- und Dokumentenprüfung bei einer intuitiven Handhabung in allen Aufgabenbereichen mit Projektbezug. "Dabei ist es unabdingbar wichtig, dass alle im Unternehmen die Lösung verwenden und voll und ganz akzeptieren", erklärt der Experte.

Im ersten Schritt wurden mit der E-Mail-Ablage, der Suche und dem Newforma-Viewer zunächst drei Elemente der PIM-Software eingeführt. Da die E-Mail-Ablage, im früheren Programm stets mit erheblichem Aufwand für die Mitarbeiter verbunden, nicht rundum überzeugte, sollte die Newforma-Lösung hier ihre Stärken aufzeigen. "Mit Newforma sind wir nicht mehr gezwungen, bei jeder E-Mail eines neuen Kontakts einen kompletten Adressdatensatz anzulegen", erklärt Kerschbaumer. Die Ablage, die in der Vergangenheit durchschnittlich zwischen zehn und 20 Sekunden in Anspruch genommen hatte, dauere jetzt nur eine Sekunde. "Ganz einfach per drag and drop aus Microsoft Outlook", so der Projektleiter.

Laut einer Hochrechnung konnten die rund 90 Mitarbeiter im vergangenen Jahr bei der Ablage der eingegangenen rund 85 000 E-Mails mehr als 30 normale Arbeitstage einsparen. Und dabei ist das Anlegen eines separaten Adressdatensatzes, wenn gefordert, noch nicht einmal mit eingerechnet.

Der größte Unterschied zwischen Newforma und der zuvor eingesetzten IT-Lösung: Die Mitarbeiter arbeiten weiterhin mit ihrem E-Mail-Programm von Micrsosoft. Die nicht-invasive Lösung von Newforma setzt sich einfach auf das Gewohnte "obendrauf". "Dazu kommt, dass wir uns, gerade um die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens für eine neue Software zu steigern, für die Einführung auch ausreichend Zeit genommen haben", erklärt Kerschbaumer. Vier Monate hat der IT-Experte für die Arbeit mit den ersten Funktionalitäten im System einkalkuliert. In dieser Phase sehen die Nutzer lediglich E-Mail-Ablage, Suche und den Viewer, wenn sie die Software öffnen. Sämtliche weitere Funktionen sind unsichtbar, um die Belegschaft langsam und schrittweise mit dem System vertraut zu machen. Michael Kerschbaumer hat darüber hinaus fünf bis sechs Schlüsselanwender im Unternehmen im Voraus intensiv geschult, die jetzt Ansprechpartner für alle anderen Anwender im Ingenieurbüro sind.

Ein weiterer Aspekt, weshalb die Lösung sehr gut von der Belegschaft angenommen wird, ist die Sicherheit. Die Mitarbeiter wissen, dass die firmeneigenen Daten innerhalb des Unternehmens gespeichert sind. Wenn sie über Newforma Daten mit Projektpartnern teilen oder austauschen, können sie sich stets darauf verlassen, dass diese auch dabei stets sicher sind.

Michael Kerschbaumer ist sich sicher, bei der Einführung der Software den richtigen Weg eingeschlagen zu haben: "Die Mitarbeiter für eine neue IT-Lösung zu begeistern, kostet gewöhnlich sehr viel Energie", weiß der langjährige Mitarbeiter des Südtiroler Ingenieurunternehmens. "Neues muss durch Einfachheit zu überzeugen wissen", fügt er hinzu, "und das ist mit Newforma rundum gelungen."

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Dieser Artikel erschien in der Ausgabe Test.

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