Digitale Zeiterfassung
Lohnzettelwirtschaft ist Vergangenheit
RHEINE (ABZ). - Damit Projekte nicht mehr aus dem Ruder laufen, Lohnbuchhaltung zu einem Kinderspiel wird und Urlaubsplanungen sowie Krankheitsausfälle nicht den Unternehmensablauf lähmen, hat die blue:solution software GmbH die Software TopKontor Zeiterfassung entwickelt. Bereits seit 2006 vereinfacht das Programm die Büroarbeit in Handwerksunternehmen.
Wer TopKontor Zeiterfassung in sein Unternehmen integriert, benötige hierfür keinerlei kaufmännische Vorkenntnisse, heißt es von Seiten der Entwickler: Angelehnt an die Bedieneroberfläche gängiger Microsoft-Anwenderprogramme sei die Anwendermaske von TopKontor Zeiterfassung einfach und intuitiv zu bedienen. "Mit der Software können Handwerksunternehmen Zeiten, die für Projekte auf der Baustelle aufgewendet werden, erfassen. Eine zeitnahe Überwachung der Projekte und genauere Kalkulationen steigern die Wettbewerbsfähigkeit. Ersparte Zeit bedeutet ersparte Lohnkosten und somit bares Geld", erklärt Ralf Rüschoff, Geschäftsführer der blue:solution software GmbH, der das Unternehmen im Jahr 2001 gemeinsam mit Rudolf Melching gründete.
"Auch für Handwerksbetriebe ist das Thema 'Projektmanagement' kein fremdes mehr. Mit der Software werden laufende Prozesse ganz einfach beobachtet und dann gegebenenfalls nachjustiert", erläutert Jörg Funkat, Produktmanager von TopKontor Zeiterfassung. Dafür brauche es lediglich drei Komponenten – "Mitarbeiter", "Auftrag/Projekt" und "Tätigkeit", die das Projektmanagement auch in einem Handwerksunternehmen möglich machen. In der jeweiligen selbsterklärenden Eingabemaske können die Komponenten mit unternehmensspezifischen Informationen gefüllt werden.
Darüber hinaus bietet das Programm auch die Erfassung des Arbeitsbeginns und -endes der einzelnen Mitarbeiter. Die Registrierung der entsprechenden Daten ist per Handy, Terminal oder am Computer möglich. Geleistete Arbeitsstunden, Urlaubs- und Fehltage liefern wichtige Informationen für die Lohnabrechnung. Auch hier gelte: Gefüttert mit individuellen Lohndaten, liefert die Software am Ende eine exakte Lohnabrechnung, die über eine Schnittstelle auch direkt zum Steuerberater übermittelt wird. Ein weiterer Vorteil: Überschneidungen in der Urlaubszeit werden nicht mehr vorkommen. Die Handwerksunternehmen, die die Software TopKontor Zeiterfassung bereits im Einsatz haben seien sich einig: Der finanzielle Einsatz am Anfang, der hier sehr überschaubar sei, lohne sich, denn am Ende spare die bessere Projektübersicht bares Geld.
Eine Schnittstelle zu TopKontor Handwerk, die kaufmännische Software, die ebenfalls vom Rheineser Softwareexperten entwickelt wurde, schafft mit dem Programm TopKontor Zeiterfassung eine perfekte Kombination, so der Hersteller. Projektzeiten, die in der TopKontor Zeiterfassung hinterlegt werden, würden beispielsweise mit wichtigen Kunden- und Materialdaten in der Software TopKontor Handwerk erweitert – eine wichtige Grundlage für die Nachkalkulation und Schlussrechnung. Der Austausch der Daten erfolgt hier völlig automatisch und für den Nutzer unbemerkt – der Arbeitsalltag werde nicht gestört. Noch moderner werde das Thema Zeiterfassung dem Unternehmen zufolge mit der Verknüpfung zu TopApp Zeiterfassung. Bequem von unterwegs seien Arbeits- und Projektzeiten, Urlaubsanträge und Krankmeldungen verwaltet und direkt an die lokal installierte Software TopKontor Zeiterfassung übermittelbar – die Lohnbuchhaltung werde nicht verzögert, denn verspätete Lieferungen von Stundenzetteln würden damit der Vergangenheit angehören. Eine einfache Bedienbarkeit mache die TopApp zu einem praktischen Hilfsmittel.
Wahlweise können GPS-Informationen über die Ortung erfasst werden. In einer Übersicht können die Mitarbeiter dann erkennen, welcher Kollege sich gerade in der Nähe befindet, um mit ihm beispielsweise wichtige Materialien auszutauschen.
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