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Digitales Dokumentenmanagement

Bauunternehmen hat IT neu aufgestellt

Stefan Bialkiewicz leitet die Abteilung Zentral-IT bei Brüninghoff.

Heiden (ABZ). – Vom ersten Angebot über die Konstruktionspläne bis hin zum Abnahmeprotokoll: Ein Bauprojekt ist mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente verbunden. Deren effiziente Handhabung und Strukturierung ist eine Herausforderung, bei deren Bewältigung flexible IT-Lösungen helfen. Wie das geht, zeigt das Bauunternehmen Brüninghoff. Mehr als zwei Terrabyte Daten, rd. 1800 Bauakten. Das Bauunternehmen Brüninghoff aus Heiden im Westmünsterland arbeitet nicht nur mit Holz, Stahl, Beton, Aluminium und Glas, sondern auch mit Daten. Und diese Daten müssen nicht nur effizient organisiert, sondern dort verfügbar sein, wo sie benötigt werden. "Unsere Idee ist, alle Dokumente, die zu einem Bauprojekt gehören, an einem Ort zu verwahren", sagt Stefan Bialkiewicz, Abteilungsleiter Zentral-IT bei dem Mittelständler, der rd. 470 Mitarbeiter zählt. "Alle Berechtigten sollen jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf die für sie relevanten Daten haben." Dabei sei es egal, ob es sich um kaufmännische, technische oder Vertragsunterlagen handele.

Was sich zunächst einfach anhört, ist letztlich eine anspruchsvolle und komplexe Aufgabe, deren Lösung sich bei Brüninghoff erst mit der Zeit entwickelte. Die digitale Evolution nahm ihren Anfang auf dem Rechner einer Mitarbeiterin, wo sämtliche Dokumente wie Bauakten und der Schriftverkehr zentral gespeichert waren. "Es hat sich relativ schnell herausgestellt, dass diese Verfahrensweise problematisch war", erinnert sich Bialkiewicz. "War die Kollegin nicht verfügbar und außer Haus, hatten wir auch keinen Zugriff auf die Daten."

Der Umzug auf eine serverbasierte Lösung lag nahe, um der Anforderung an die Verfügbarkeit der Daten gerecht zu werden. Doch es ergaben sich im Laufe der Zeit weitere Probleme: "Wir hatten in den Ordnern ganz unterschiedliche Strukturen, denn jeder Mitarbeiter hat die Akte so angelegt, wie er es für richtig hielt", berichtet Bialkiewicz. Letztlich half Brüninghoff sich selbst und entwickelte eine Bauakte auf der Basis von MS Access. Auch diese Lösung erwies sich nicht als nachhaltig, denn Suchfunktionen und das Berechtigungsmanagement gerieten bald an ihre Grenzen, die Systemgeschwindigkeit litt.

Letztlich machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einem Customer-Relationship-Management-System (CRM). Ein hoher Automatisierungsgrad, Schnittstellenoffenheit und die Möglichkeit der Anbindung einer CAD-Software schrieb Brüninghoff ins Pflichtenheft. Fündig wurde das Unternehmen Brüninghoff jedoch bei der Ceyoniq Technology, dem Spezialisten für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) aus Bielefeld.

Seit 2014 nutzt Brüninghoff die Ceyoniq-Lösung nscale. Heute verfügt das Unternehmen über eine fest vorgegebene Ordnerstruktur, die jedes Mal bei der Anlage eines neuen Projekts abgebildet wird. Das alles passiert unter Berücksichtigung der jeweiligen Berechtigungen, mit Such- und Verstichwortungsmaske sowie einem Stammblatt, das von den Mitarbeitern ausgefüllt wird.

"nscale ist das zentrale System für das Dokumentenmanagement im Unternehmen", sagt Andreas Riethmann, Bereichsleiter Kaufmännische Dienste. Das System bilde letztlich die zeitliche Ablaufstruktur eines Projekts ab: "Man kann den Bauprozess von der ersten Anfrage bis hin zur Schlussrechnung in vielen Einzelheiten nachvollziehen." Darüber hinaus bietet die Anbindung des CAD-Systems einen wesentlichen Mehrwert, denn sie erspart den Mitarbeitern aus der Konstruktionsabteilung heute jede Menge Arbeit und minimiert Fehlerquellen. Früher war die Verwaltung der Dateien aus dem CAD-Programm ein vollkommen händischer Prozess: Nach der Konstruktion, wenn ein veröffentlichungswürdiger Planungsstand erreicht wurde, wurden die Dokumente gesichert und dann manuell auf diverse Unterordner verteilt.

Was im CAD-System in einem Ordner entstand, musste anschließend in zehn bis 15 weiteren Ordner gespeichert werden. Je nach Projekt werden bis zu 30 verschiedene Stücklisten generiert, die dann ebenfalls verteilt werden müssen. Dieser rein manuelle Prozess fand früher immer im Nachgang der Konstruktion statt.

Heute fangen die Brüninghoff-Mitarbeiter an zu konstruieren und die dabei entstehenden Pläne, Bauabschnitte, Versionen oder Indizes werden dann über das Plugin als Attribute in nscale hinterlegt. "Die Kollegen haben in ihrer CAD-Software einen Bereich, wo sie sämtliche Daten laufend hinterlegen können", erklärt Bialkiewicz. Die Verteilung der Stücklisten erfolgt nun automatisch. "Das ist eine deutliche Arbeitserleichterung und verbessert die Effizienz an dieser Stelle."

Brüninghoff hat mit nscale einen großen Schritt nach vorne gemacht. Nun sollen weitere folgen. Auch das CRM Microsoft Dynamics soll demnächst angebunden werden. "Wir haben zunehmend komplexe Bauprojekte", sagt Riethmann. "Wenn sie in einem Projekt mehrere hundert Pläne haben, bekommen sie das Management der Dateien und Berechtigungen manuell nicht abgebildet."

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