Digitalisierte Daten, Dokumente und Prozesse
Herausforderungen der Digitalisierung meistern
Auf der Suche nach einem DMS-Partner entschied sich die Weimer Gruppe für smartPS, die sich auf die Digitalisierung von Unternehmen in der Baubranche spezialisiert haben. Zur Diskussion standen die Einführung von digitalen Bauakten sowie die digitale Rechnungseingangsbearbeitung. "Unsere Unternehmen arbeiten jeweils mit anderen Basissystemen", berichtet Niklas Burzel aus dem Rechnungswesen. "smartPS stellte überzeugend in Aussicht, die Mandantenfähigkeit und Individualität sicherzustellen. Alle Unternehmen der Gruppe können ihre eigenen Bedürfnisse in die DMS-Lösungen einbringen."
Mitte 2020 fiel der Startschuss einer gemeinsamen Proof-Of-Concept-Phase, beginnend mit der Umsetzung der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung und einer digitalen Projektakte im Furnier- und Holzwerk Mittenaar. Im Herbst folgten die Projekte der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung und der digitalen Bauakte bei der Kirchner Spezialtiefbau. Hier stand verstärkt das branchenspezifische Know-how von smartPS im Fokus, wie etwa der Rechnungseditor, der die Bearbeitung von Baurechnungen und besonder das Arbeiten mit Nachunternehmerrechnungen digital optimiert.
Matthias Frank, Geschäftsführer der smartPS GmbH erklärt: "Mit dem Baurechnungseditor ist es möglich, Rechnungen digital zu kürzen und zu pauschalisieren. Änderungen auf Einzelpositionen führen unmittelbar zur Neuberechnung von Summen. Auch Anmerkungen lassen sich auf Rechnungen anbringen. Der Funktionsumfang deckt zudem Einbehalte und Umlagen, den logischen Umgang mit kumulierten Rechnungen und Schlussrechnungen sowie die direkte Kommunikation zum Nachunternehmer ab."
Auch die Umsetzung von Schnittstellen zu den Bausoftware-Produkten von BPS, Technokom und Opti-Net waren Inhalt der Pilotphase und wurden erfolgreich vom smartPS-Entwickler-Team realisiert. Die Proof-Of-Concept-Phase und die Pilotprojekte wurden zum Jahresende 2020 erfolgreich abgeschlossen und in eine langfristig ausgelegte Partnerschaft umgewandelt. "Es gibt noch viel zu tun und wir freuen uns auf die weiteren Projekte mit smartPS", sieht Niklas Burzel optimistisch ins Jahr 2021. Weitere Unternehmen der Gruppe sollen an die bestehenden Lösungen angebunden werden sowie eigene Mandantenlösungen erhalten. Aktuell steht die Umsetzung einer Prozessoptimierung von Wiegescheinen als Projekt in den Startlöchern.
"Für erfolgreiche Projekte brauchen wir ein motiviertes und gut organisiertes Projektteam auf der Kundenseite. Das Team der Weimer Gruppe hat einen sehr großen Anteil an den schnellen Projekterfolgen", resümiert Matthias Frank die bisherige Zusammenarbeit.
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