Digitalisierung im Handwerk

Mobilität und Cloud helfen bei der Abwicklung

von: Maximilian A. Moser
Moser Bau digital
Digitale Lösungen finden im Handwerk mehr und mehr Anklang. Foto: Moser

Würselen. – Im Bauhandwerk ist Zeitdruck an der Tagesordnung. Die Lösung können digitale Prozesse sein, die die Auftragsabwicklung erleichtern und so zu mehr Effizienz beitragen. Doch welche Software ist geeignet? "Immer mehr Handwerksbetriebe machen sich die Digitalisierung zunutze, um Prozesse effektiver zu gestalten und produktiver zu arbeiten." So steht es im Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020. Der digitale Status quo im deutschen Handwerk den techconsult im Auftrag der deutschen Telekom ermittelt hat. Eine weitere Umfrage von Bitkom und ZDH ergab, dass jeder zweite Betrieb digitale Technologien oder Anwendungen einsetzt. Doch was sollten Handwerksbetriebe bei der Digitalisierung beachten und was muss eine geeignete Software bieten?

Laut Bitkom und ZDH nutzen 31 % der Handwerksbetriebe Software zur Organisation von Dokumenten. Noch mehr (52 %) setzen eine Lösung zur Erfassung und Archivierung von Aufträgen ein. Eine Software, die die Digitalisierung eines Handwerksbetriebes vorantreibt, sollte beide Funktionen bieten und alle kaufmännischen Tätigkeiten, wie die Angebotserstellung oder die Projektkalkulation, abbilden.

Darüber hinaus sollte sie als zentrale Info-Plattform dienen, auf der alle Firmen-, Kunden- sowie Stammdaten zusammenlaufen und jederzeit – auch für zukünftige Vorgänge – verfügbar sind. Ebenso wichtig ist es, dass die Lösung eine mobile Arbeitsweise unterstützt. Dann können Mitarbeiter vor Ort auf alle Daten zu den Projekten und Kunden zugreifen. Zudem spart der mobile Zugriff auf die Auftragsverwaltung viel Zeit, da die eingegebenen Daten in Echtzeit auch im Büro verfügbar sind. Dazu gehören beispielsweise mobil auf dem Tablet erstellte Arbeitsberichte oder Angebote.

Zugleich steigt die Qualität der Daten, da Übertragungsfehler ausgeschlossen werden. Zudem sind Leistungen sofort fakturierbar, ohne dass Mitarbeiter dafür ins Büro kommen müssen, die Zusammenarbeit wird effizienter. Diese Vorteile sind auch im Handwerk angekommen. 31 % realisieren Geschäftsanwendungen mobil, heißt es im Digitalisierungsindex.

Bei der Auswahl der Software sollte außerdem darauf geachtet werden, dass sie den Betrieb aus der Cloud erlaubt, da dies die ortsunabhängige Nutzung der Software ermöglicht. Zusätzlich fallen für den Anwender administrative Aufgaben weg: Der Cloud-Anbieter ist für die Wartung und Pflege sowie für die Datensicherung und Lauffähigkeit der Software verantwortlich.

Zudem unterstützen moderne Lösungen bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften. Der Datenschutz gehört zu den größten Herausforderungen bei der Digitalisierung und bereitet vielen Handwerkern Kopfzerbrechen. Richtlinien wie die GoBD oder DSGVO sorgen für so manches Fragezeichen. Laut ZDH und Bitkom machen sich 74 % der Befragten Sorgen um die IT- und Datensicherheit. Handwerksbetriebe sollten bei der Lösungswahl also darauf achten, dass sie die gesetzeskonforme Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen oder Angeboten unterstützt. Darüber hinaus ist es ratsam, auf ein modular aufgebautes System zu setzen, weil es dem Anwender ein hohes Maß an Flexibilität bietet: Die Software kann auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden und bei Bedarf mitwachsen. Die Möglichkeit, durch standardisierte Schnittstellen Fremdsysteme wie etwa DATEV einzubinden, erleichtert die Arbeit zusätzlich.

Trotz dieser Vorteile gibt es auch Vorbehalte auf Seiten der Entscheider. 23 % der von techconsult Befragten fürchten mit Blick auf die Digitalisierung unzureichende Qualifikationen der Mitarbeiter. Eine möglichst intuitiv gestaltete Software erleichtert den Umgang mit dem neuen Werkzeug und hilft, Vorbehalte abzubauen. Für 35 % der im Digitalisierungsindex befragten Betriebe stellen die Investitionskosten eine Herausforderung dar. Doch die Ausgaben lohnen sich. Ob in den Bereichen Service und Produktqualität, Umsatz, Kundenzufriedenheit oder Neukundengewinnung: Betriebe, die bereits Software-gestützt arbeiten, bestätigen die positiven Effekte, die auf vereinfachten Prozessen beruhen. Das zeigt: Mit einer leistungsfähigen Handwerkersoftware können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und den Zeitdruck mindern.

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Der Autor ist Geschäftsführer der Moser GmbH & Co. KG.

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