Dokumentenmanagement
List Gruppe realisiert zentrales System
Nordhorn (ABZ). – Das Handling von Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Ungleiche Ablagestrukturen verschiedener Abteilungen und auch Gesellschaften sowie die Existenz unterschiedlichster Dokumentenversionen sind zwei der in der Praxis sehr häufig auftretenden Probleme, mit denen auch die aus dem niedersächsischen Nordhorn stammende List Gruppe zu kämpfen hatte. Die Unternehmensgruppe, die deutschlandweit Immobilien finanziert, entwickelt, plant und baut, arbeitete ursprünglich – wie vermutlich alle Unternehmen – mit einer laufwerkbasierten Ablage. Doch seit knapp acht Jahren befindet sich die List Gruppe auf Expansionskurs. Das einstige, klassische Bauunternehmen mit unter 40 Mitarbeitern hat sich zu einer Unternehmensgruppe entwickelt, die heute mit gut 250 Mitarbeitern von sechs verschiedenen Standorten aus deutschlandweit Immobilien finanziert, entwickelt, plant und baut. Eine Struktur, der eine laufwerkbasierte Ablage nicht mehr gerecht werden konnte.
Im Jahr 2011 fiel dann die Entscheidung: Ein modernes Dokumentenmanagementsystem musste her. Dass die Ansprüche der List Gruppe an das neue System hoch waren, zeigte sich nach der Einführung des ersten ECM-Systems. "Vor allem die Usability entsprach nicht unseren Vorstellungen", erklärt Dr. Henning Krüp, Leiter IT der Unternehmensgruppe. "Aber wir haben unsere Erfahrung gemacht und diese genutzt, um eine bessere Lösung zu finden." Im Jahr 2013 führte die List Gruppe dann gemeinsam mit dem Implementierungspartner id-netsolutions schließlich das Dokumenten-Managementsystem ein, mit dem sie heute standortübergreifend erfolgreich arbeitet: ELOprofessional.
Von Projekt- bis hin zu Personalakten stehen heute sämtliche Dokumente der Unternehmensgruppe in digitalen Projektakten in ELOprofessional zur Verfügung. Simpel, aber von großer Bedeutung ist dabei für die Mitarbeiter, dass sie nun mit Dokumentenversionen arbeiten und Veränderungen nachvollziehen können. Dateiendungen wie "…final. docx" oder "… finalfinal.docx" haben keine Berechtigung mehr. Augenscheinlich gibt es jedes Dokument nur noch genau ein Mal. Die veralteten Versionen liegen hinter der aktuellsten Version versteckt, können aber jederzeit aufgerufen werden. Alle User können zudem nachvollziehen, wer wann was geändert hat.
Ebenfalls einen sehr hohe Stellenwert hat für Dr. Henning Krüp die Möglichkeit der Erzeugung von standardisierten Ablagestrukturen: "Für unsere Bauprojekte haben wir bspw. eine Ordnerstruktur vordefiniert. Erhalten wir einen neuen Bauauftrag, legen wir einen Ordner hierfür im ELO an und erzeugen mit einem Klick die festgelegte Unterstruktur. So lassen sich Prozesse schnell automatisieren", zeigt sich der IT-Leiter begeistert "Das erspart nicht nur Arbeit, sondern sorgt auch dafür, dass die Ablage in allen Projekten in derselben Struktur erfolgt." Die ELO-App sorgt dafür, dass die Kollegen, die sich außerhalb der Büros befinden, auch von unterwegs auf alle Akten zugreifen können - auch offline.
Über eine Schnittstelle zwischen Microsoft Exchange und ELO erfolgt innerhalb der List Gruppe eine rechtssichere E-Mail-Archivierung. Zudem hat die Unternehmensgruppe gemeinsam mit der id-netsolutions GmbH die automatisierte Ablage von Projekt-E-Mails mit Zuordnung zum Kontakt oder von Berichten aus dem Mängelmanagement eingeführt. Und auch zum BRZ, dem Programm der Finanzbuchhaltung, gibt es eine Schnittstelle, die eine automatische Rechnungsverschlagwortung und -ablage ermöglicht.
Neben diesen allgemein gültigen Vorteilen profitieren verschiedene Abteilungen auch im Einzelnen: So können die Sekretariate den täglichen Posteingang digital an die zuständigen Mitarbeiter verteilen und Eingangsbelege automatisch abgelegen. Die HR-Verantwortlichen freuen sich wiederum über verschlüsselte, digitale Personalakten.
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