Dokumentenmanagementsystem
Vorteile durch digitale Bauakte
Königs Wusterhausen (ABZ). – Die digitale Bauakte – intuitiv archiviert und verwaltet in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) – ist von großem Nutzen: Neben der reinen Archivierung von Dokumenten bietet ein DMS nützliche Werkzeuge, mit denen Bauunternehmen Arbeit und Zeit sparen können. Die digitale Bauakte umfasst alle einem Bauprojekt zugehörige Dokumente, auf die berechtigte Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. "Papierdokumente, wie bspw. Lieferscheine, können gescannt und gemeinsam mit originären digitalen Dokumenten in Archiven abgelegt werden. Diese Archive bilden den Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl für den laufenden Zugriff als auch für den Workflow zur Verfügung stehen", erklärt Harald Krekeler, Entwickler des Dokumentenmanagementsystems Office Manager DMS. Besonders wichtig für Bau- und Industrieunternehmen sei es, dass sich auch Zeichnungen mit Office Manager effizient verwalten lassen.
"Somit können alle bei der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung anfallenden Dokumente mit der DMS-Lösung erfasst, verwaltet und archiviert werden", fasst Krekeler zusammen. Mit Office Manager ließen sich bspw. Schriftköpfe neuer Zeichnungen erstellen und beschriften, markierte Bauteile in geöffnete Zeichnungen einfügen, CAD-Daten in das PRT, DXF oder DWG-Dateiformat konvertieren und Zeichnungsversionen verwalten. Office Manager ermögliche auch die Verwaltung von Inventor-Zeichnungen. Die DMS-Lösung sei in der Lage, die Zeichnungseigenschaften und Schriftkopfdaten aus dem Inventor auszulesen und sie in die entsprechenden Datenfelder des durch sie verwalteten Dokumenten-Archivs zu übernehmen.
"Dies geschieht automatisch, sobald eine neue Zeichnung in den Office Manager importiert oder aber eine Änderung an einer bereits in der Ablage befindlichen Zeichnung festgestellt wird. Auch auf umgekehrtem Wege können im Archiv vorgenommene Änderungen in die Zeichnungen geschrieben werden", so Krekeler. Auch selbst erstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Berichte archiviere Office Manager automatisch, und auch die E-Mail-Archivierung sei aufgrund einer Schnittstelle zu MS Outlook und anderen Mailprogrammen mit dem DMS möglich.
Dadurch ließen sich einerseits Mehrfachablagen vermeiden und Archivfläche reduzieren. Der schnelle Zugriff auf ein bestimmtes, für einen Vorgang benötigtes Dokument über die integrierte Suchfunktion spare Zeit. Andererseits könnten sich Baufirmen auch besser gegen Regressansprüche schützen, da alle Unterlagen – ob Lieferschein, Vertrag, Besprechungsprotokoll oder Rechnung – im Original gespeichert seien. Hinzu komme: Durch die digitale Dokumentenverwaltung könnten Rechnungsfreigaben zügig erteilt und somit Skonti besser genutzt werden.
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