Dropbox-Business
Gabelstapler kommunikativer gestalten
Bremen (ABZ). – Die Willenbrock Fördertechnik GmbH ist als Komplettdienstleister für Intralogistik und Vertragshändler von Linde Material Handling zwar eine typische Vertreterin der traditionellen "Stahl und Eisen"-Branche, doch ihr Voranschreiten in Sachen Digitalisierung kann als avantgardistisch beschrieben werden. Wenn alle wichtigen Informationen der Kommunikations- und Verkaufsdisziplinen wie Marketing, Vertrieb und PR – also Vertriebsmaterialien, Flyer, Broschüren, Produkttexte und weiteres Marketingmaterial – auf Rechnern verteilt liegen und nur auf Zuruf unter Mitarbeitern geteilt werden, kostet die Suche nach der aktuellsten Version oder das Versenden unzähliger E-Mails viel Zeit und Nerven. Bei Willenbrock mussten Außendienstmitarbeiter über eine VPN-Verbindung auf den hauseigenen File-Server zugreifen, um dort gesammeltes Material abrufen zu können. "In Gebieten mit schwacher Internetverbindung funktionierte der Zugriff auf die Daten oft überhaupt nicht, vor allem, wenn es sich um große Dateimengen handelte. Selbst im Firmennetzwerk war der mobile Arbeitsplatz manchmal nicht umsetzbar. Der uneinheitliche Datenbestand im Außendienst wurde zum Notstand, der dringlich einer Lösung bedurfte, und diese hieß Cloud", schildert Ulrike Meyer, Leiterin der Abteilung Digitale Lösungen bei Willenbrock.Das Unternehmen habe sich entschieden, das gesamte Vertriebsteam mit Dropbox-Business-Lizenzen auszustatten: Die Geschäftsführung sei durch den privaten Gebrauch mit dem Produkt vertraut gewesen und habe die Vorteile der Kollaborationsplattform für das eigene Unternehmen erkannt. Inzwischen seien alle für den Vertrieb wichtigen Daten katalogisiert abrufbar. Das Unternehmen habe genau festgelegt, welche Informationen zentral abgelegt werden, und kontrolliert über die Admin-Konsole die Zugangsrechte – so war eine Kollaborationsplattform für internen und externen Datenaustausch gefunden. "Mit unserer Dropbox-Lösung sind die Vertriebsmitarbeiter immer in der Lage, große Datenmengen wie Produktvideos oder Präsentationen abzurufen, um sie in einem Kundengespräch zu nutzen. Ich empfehle sogar, keine Dateianhänge mehr per E-Mail zu verschicken. Denn nur, indem ich Dokumente über einen Link verschicke, kann ich sicher sein, dass mein Gegenüber immer die aktuellste Version zur Hand hat, und gleichzeitig halte ich mein Postfach und das des Empfängers klein", beschreibt Meyer Vorteile der Dropbox Business-Lösung. Durch den gemeinsamen Datenbestand seien die Arbeitsprozesse für das gesamte Team vereinfacht worden.
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Willenbrock Fördertechnik unterstützt als digitaler Vorreiter auch Kunden beim Ausbau ihrer digitalen Kapazitäten: Z. B. wollten Mitarbeiter der Abteilung Digitale Lösungen Dropbox Business auch für die Zusammenarbeit mit Kunden nutzen. Das Team arbeitete etwa mit einem Kunden, der mit einer veralteten Lackieranlage zu kämpfen hatte. Es wurde festgestellt, dass hohe Temperaturen das System zum Überlaufen bringen. Heute melden neu installierte Sensoren Temperaturanstiege sofort. Das "LogFile" für die Sensoren liegt in einem Dropbox-Ordner, auf den sowohl die Mitarbeiter von Willenbrock als auch die des Kunden Zugriff haben. Dazu gehörige Informationen und wichtige Datenanalysen werden dort abgelegt. "So wurde aus dem reinen Speicherort für Daten ein Raum für Wissenstransfer und Kollaboration. Über diese, sich so simpel anhörenden Beispiele spart mein Team heute durchschnittlich zwei Wochenarbeitsstunden pro Mitarbeiter", freut sich Meyer.Die gewonnene Zeit würden die Mitarbeiter nutzen, um die Digitalisierung von Willenbrock – aber auch der gesamten Branche – weiter voranzutreiben. Da gebe es noch Einiges zu tun, denn: "Gabelstapler sind noch sehr wenig digitalisiert, selbst Traktoren sind intelligenter", räumt Meyer ein. Ihr Team arbeite gerade an einem hauseigenen Programm, das über die von Dropbox bereit gestellte, offene Schnittstelle integriert sein wird, um Daten zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. "Intralogistische Prozesse und Digitalisierung kommen zusammen, wenn es darum geht, Daten abzulegen und verfügbar zu machen – sei es für den Lagerarbeiter oder den Logistikmanager. Dropbox Business ist eine gute Lösung, um Daten in der Cloud schneller verfügbar zu machen und Informationsflaschenhälse zu vermeiden", erläutert Meyer. Ein Blick in die Zukunft lässt die Abteilungsleiterin zu der Meinung kommen, dass es in fünf bis sieben Jahren kaum noch Unternehmen geben wird, die es sich leisten können, vor Ort eigene Serverlandschaften stehen zu haben: "Das bedeutet nicht, dass es keine Serverinstallationen mehr geben wird, aber die Akzeptanz der Sicherheit einer Cloud-Lösung wird immer größer werden."
