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E-Business-Plattform

Stadt setzt auf elektronische Vergabe

Aktuelle Baumaßnahme an der Pestalozzischule. Bei VOB-Ausschreibungen gehen gewöhnlich rd. 80–90 % der Angebote digital ein. Insbesondere größere Unternehmen aus dem Tiefbausektor nutzen die elektronische Abgabe von Angeboten.

Gersthofen (ABZ). – Seit Januar 2018 operiert die Stadt Gersthofen im bayerisch-schwäbischen Landkreis Augsburg auf der E-Business-Plattform vergabe.bayern. Die Vergabeplattform basiert auf der RIB-iTWO-Technologie und nimmt nach Angaben von RIB bereits seit mehreren Jahren im Bundesland eine Vorreiterrolle ein. Die webbasierte Lösung iTWO e-Vergabe public, auf der Bieterfirmen überall in Bayern aktuelle Ausschreibungsunterlagen herunterladen können und das zugehörige RIB-Bietertool iTWO tender sind daher den meisten Unternehmen im Handling vertraut und seien entsprechend geschätzt. Die Stadt Augsburg etwa vertraue seit mehr als zehn Jahren auf die Plattform vergabe.bayern. Die hohe Übersichtlichkeit der RIB-Lösung, die Benutzerfreundlichkeit und der Service hätten inzwischen auch in Gersthofen überzeugt. Sechs Fachbereiche in Gersthofen, darunter Hoch- und Tiefbauamt, die Stadtwerke, die zentrale Beschaffung, die Kindergartenverwaltung und die IT-Abteilung führen zwischenzeitlich selbständig Vergaben auf der Plattform durch. Die Submissionen erfolgen über die zentrale Vergabestelle Gersthofen, die gewöhnlich von zwei Mitarbeitern vorgenommen werden. "Wir trennen Vergaben und Öffnungen konsequent", erklärt Dr. Britta Vogt, Administratorin der e-Vergabe-Plattform, Leiterin der Vergabestelle und Expertin für Rechtsfragen in Gersthofen. "In unserer Kommune sind Mitarbeiter mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen betraut. So müssen im Vertretungsfall bei der zentralen Vergabestelle auch immer wieder Kollegen aus unseren Fachbereichen aushelfen", ergänzt sie. "In Gersthofen füllen wir alle, so wie auch ich, verschiedene Funktionen aus."

Gemeinsamen mit ihrem Kollegen Mirko Liebert und einem weiteren Administrator betreut Dr. Vogt die RIB-Vergabeplattform. In ihrem Verantwortungsbereich liegen vor allem die Einführung von Kolleginnen und Kollegen der Stadt in die elektronische Vergabe, monatliche Arbeitskreise zum Thema digitale Verfahren und Informationen zu Vergaberechtsthemen. Liebert ist als IT-Leiter der Stadt vordergründig mit Schulungen zu technischen Themen betraut. Sämtliche nationale Vergabeverfahren die einen Auftragswert von 25 000 Euro überschreiten werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform abgewickelt. Mit der Ausnahme von EU-weiten Verfahren, die seit dem 18. Oktober 2018 ausschließlich auf elektronischem Wege erfolgen dürfen, erhält die Stadt derzeit sowohl digitale als auch Papierangebote von Bieterfirmen. Dabei ist die Quote der elektronisch abgegebenen Angebote bereits relativ hoch. Bei VOB-Ausschreibungen gehen gewöhnlich rd. 80–90 % der Angebote digital ein. Insbesondere größere Unternehmen aus dem Tiefbaubereich schätzen die digitale Angebotsabgabe mit iTWO tender. Bei Ausschreibungen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich, bspw. bei Autohändlern, wird übergreifend noch Papier eingesetzt. "V. a. kleinere Unternehmen tun sich mit der digitalen Angebotsabgabe noch etwas schwer", berichtet Dr. Vogt. "In diesem Sektor liegt die Quote derzeit bei rd. 50 %, Tendenz ebenfalls steigend", ergänzt sie. Aus diesem Grund bietet die Administratorin gemeinsam mit ihrem Team auch sehr viel Unterstützung, um die Firmen Schritt für Schritt mit dem digitalen Verfahren vertraut zu machen.

Dr. Britta Vogt, Mirko Liebert und die Mitarbeiter der Fachbereiche in Gersthofen schätzen bei der RIB-Lösung insbesondere das klar strukturierte System sowie die Qualität des Kundenservices, sowohl am Telefon als auch per Mail. Weiter überzeugt die RIB-Plattform mit dem gut gepflegten Anwenderhandbuch, dem intelligenten Berechtigungs- und Rollenkonzept sowie der Möglichkeit, beteiligte Planungsbüros komfortabel in die Verfahren mit einzubinden. "Dass wir die Lösung außerdem an unsere eigenen Prozesse intelligent anpassen konnten, hat uns von Anfang an überzeugt", fasst Dr. Vogt zusammen.

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