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E-Mail-Ablage

Informationen können sicher ausgetauscht werden

Zu den Projekten des Generalplaners Scherr+Klimke gehörten auch Modernisierungsmaßnahmen im Werk Lengfurt der HeidelbergCement AG.

Ulm (ABZ). – Kernbereich von Scherr+Klimke sind die Generalplanung mit Architektur, Tragwerksplanung, Planung der technischen Gebäudesysteme sowie Fabrik- und Anlagenplanung. Dabei werden die Aufgaben von Gutachtern und Engineering-Partnern, Projektmanagement und -steuerung sowie Logistik-Engineering durchgängig in das Leistungsportfolio von Scherr+Klimke integriert.

Der Umstieg von IBM Notes auf Microsoft Office 365 im vergangenen Jahr stellte die Planer von Scherr+Klimke zunächst vor einige Herausforderungen. Ihre Aufgabe war es, eine Lösung zu finden, die die zuvor in Notes etablierte, projektbezogene Ablage von E-Mails in die neue Microsoft-Welt und damit nach Microsoft Outlook unmittelbar transferiert. Das in der Vergangenheit eingesetzte Ablagesystem war einfach in der Anwendung, durchdacht und teilweise automatisiert. Es galt daher, einen nahtlosen Übergang zu schaffen, sodass die Ablage von E-Mails auch im neuen E-Mail-Programm sicher funktioniert und ohne hohen Schulungsaufwand für alle Mitarbeiter realisiert werden kann.

"Mit dem Projektinformationsmanagement-System (EPIMS) von Newforma ließ sich dieser Umstieg sehr leicht bewerkstelligen", erklärt Dennis Pfaff, BIM-Manager und Projektverantwortlicher für die Umstellung im Unternehmen auf das neue Microsoft Office 365. "Das Ablagesystem in Newforma ist intuitiv in der Bedienung und lässt sich in relativ kurzer Zeit erlernen. Mir ist aktuell keine weitere, bauspezifische Softwarelösung am Markt bekannt, die dazu in der Lage ist", führt er weiter aus. Die Aufgabe, mit der Pfaff im Zuge des Umstiegs von Notes auf Office 365 betraut war, war keine leichte: Ziel war es, 120 Mitarbeiter in möglichst kurzer Zeit in eine komplett neue IT-Lösung einzuarbeiten. Mit den Microsoft-Programmen und Newforma war für alle das Handling zweier neuer Softwaresysteme zu erlernen. "Innerhalb eines Jahres haben wir dennoch einen sehr großen Schritt nach vorn gemacht", so der Projektleiter und Key-User für die neuen IT-Systeme.

Die Vorteile der E-Mail-Ablage mit Newforma liegen auf der Hand, beschreibt Newforma sein Produkt. Jeder im Unternehmen könne auf alle für Bauprojekte relevante Informationen zugreifen. Selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen bleiben alle E-Mails, die im Zuge von Bauprojekten verfasst wurden, nach wie vor für den gesamten Mitarbeiterstamm zugänglich.

Dennis Pfaff schätzt insbesondere die Suche, die auch von der Belegschaft immer besser angenommen wird: "Durch die Vernetzung der Informationen in Newforma ist es ein Leichtes, zu finden, was man sucht. Die Suche ist mächtig und sehr viel komfortabler und schneller als das Suchen mit dem Windows Explorer oder Outlook", betont er.

Bereits seit 2016 ist das EPIMS-System von Newforma bei Scherr+Klimke im Einsatz. Im Rahmen einer Baumaßnahme war das Unternehmen auf der Suche nach einer simplen und qualitativ hochwertigen Lösung für den Planversand. "Bei dieser Bauaufgabe gab es keine vom Auftraggeber vorgegebene Projektplattform, die wir zum Austausch der Pläne untereinander verwenden sollten. Häufig schreiben unsere Auftraggeber vor, welche Projektraum-Software wir im Rahmen der Zusammenarbeit nutzen müssen. Hier gab es keine entsprechende Vorgabe, und da wir selbst eine sehr einfache, funktionale Lösung für diese Zwecke suchten, haben wir uns für die Software von Newforma entschieden", erklärt Pfaff.

Das Feature Info Exchange von Newforma erlaubt es, Projektinformationen, beispielsweise Plandaten, auf einfache Weise mit Projektpartnern auszutauschen. Dafür benötigen die Partnerunternehmen keine eigenen Softwarelizenzen. In einem von Scherr+Klimke erstellten Projektordner werden sämtliche, für die Zusammenarbeit relevanten Informationen abgelegt. Ein Unterschied zu vielen gängigen Tools für den Informationsaustausch sei, dass die Daten stets innerhalb der eigenen Peripherie blieben und der Austausch daher sicher sei. Beide Seiten werden informiert, sobald neue Dateien vorliegen. Einmal pro Tag findet eine Synchronisation statt. Dabei ist auch stets nachvollziehbar dokumentiert, wann welche Projektdaten von welchen Partnern heruntergeladen wurden. Eine spezifische Cloud-Lösung ist nicht erforderlich. Der Download via Newforma erfolgt direkt über die Internetseite des Planungsbüros Scherr+Klimke. Mit der Newforma-Lösung können große Dateien auch unabhängig von speziellen Projektordnern zwischen Partnern geteilt werden.

"Eine eigene Projektraum-Lösung war uns für diese Zwecke zu umständlich", berichtet Pfaff. "Diese funktionieren nur immer dann, wie sie sollen, wenn immerzu sämtliche Konventionen überprüft und Parameter erfüllt sind. Das bedeutet einen erheblichen Aufwand für alle Beteiligten. Nicht so mit Newforma. Hier gelingt der Informationsaustausch nicht nur schnell, sondern auch prozesssicher."

Neben der E-Mail-Ablage und dem Info-Exchange-Tool nutzen die Planer bei Scherr+Klimke außerdem den Newforma-Viewer, den PDF-Vergleich sowie das Mängelmanagement mit dem EPIMS-System. Im nächsten Schritt soll das Planmanagement mit der Software im Unternehmen eingeführt werden. "Die Software von Newforma hat uns bislang in allen Belangen voll und ganz überzeugt", so Dennis Pfaff abschließend.

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