Öffentliche Aufträge: Der direkte Draht zum Staat

Die öffentliche Hand ist für viele Unternehmen aus dem Baugewerbe ein wichtiger Auftraggeber. Seit 27. November 2020 dürfen die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden allerdings nur noch in elektronischer Form eingebracht werden. Das etablierte Format nennt sich XRechnung. Als Übertragungskanäle an die Rechnungseingangsplattform des Bundes stehen verschiedene Möglichkeiten zur Wahl, die je nach Geschäftsvolumen eines Unternehmens die individuell beste Lösung darstellen können.

Übergangslösungen bei nur sporadischen Aufträgen

Bei sehr geringem Transaktionsvolumen reicht es in der Regel aus, die vorab erzeugten elektronischen Dokumente auf die Rechnungseingangsplattform hochzuladen oder sogar direkt über die Weberfassung manuell einzugeben. Das klingt zwar ein wenig mühsam, aber bei nur sporadischen Bauaufträgen ist der Aufwand dennoch überschaubar. Allerdings ist hier eine besonders sorgfältige Dateneingabe notwendig, um die erhöhte Fehleranfälligkeit durch den sogenannten Medienbruch zu minimieren. Bei mangelhaften oder unvollständigen Rechnungen wäre die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die offenen Forderungen von den Behörden wegen der Formalfehler nicht beglichen werden.

Als weitere Übertragungskanäle stehen die manuelle Übermittlung mittels E-Mail oder De-Mail zur Verfügung, wobei diese Methoden ebenfalls nur bei eher geringerem Belegaufkommen empfehlenswert sind. Zudem hat die Deutsche Telekom Ende August bekanntgegeben, dass De-Mail eingestellt wird.

Wenn das Belegvolumen steigt, gibt es bessere Lösungen

Laufen die Geschäfte mit dem Bund gut, kommen Auftragnehmer früher oder später in die Situation, dass parallel dazu auch das Rechnungsaufkommen steigt. Manuelles Handling wird dann zu aufwendig und die Fehleranfälligkeit nimmt ebenfalls weiter zu. Die Optimierung der Prozesse ist dann oft unumgänglich. Und zwar auch deshalb, um sich gegenüber den Bundesbehörden als verlässlicher und professioneller Geschäftspartner zu erweisen.

„Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus der vorhandenen Bausoftware bzw. dem Rechnungserstellungsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung als XRechnung über das PEPPOL-Netzwerk an die Bundesbehörden“, erklärt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits. PEPPOL ist ein internationales Projekt mit dem Ziel, die Standardisierung elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren in der EU voranzutreiben.

EDITEL ist ein internationaler Dienstleister für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) und ermöglicht seinen Kunden nicht nur den technischen Zugang zu PEPPOL, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnungen, die Konvertierung in das erforderliche Format XRechnung sowie deren automatische Übermittlung.

An EDITELs Datendrehscheibe eXite sind derzeit bereits mehr als 20.000 Unternehmen angebunden, um untereinander Geschäftsdokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen…) auszutauschen.

Die Vorteile der XRechnung, die bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zur Anwendung kommt, liegen jedenfalls klar auf der Hand.

• Rechtskonforme Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
• Rasche Bezahlung aufgrund des Einsatzes von strukturierten digitalen Daten
• Automatisierte Weiterverarbeitungsmöglichkeit durch die Rechnungsempfänger
• Kostensenkung durch Automatisierung der Prozesse
• Minimierung der Fehleranfälligkeit
• Schonung der Umwelt durch papierlosen Rechnungsaustausch

Über EDITEL:
Das internationale Unternehmen EDITEL ist in Zentral- und Osteuropa ein führender Anbieter im Bereich Elektronischer Datenaustausch (EDI). Der EDI-Dienstleister ermöglicht seinen Kunden nicht nur den Austausch von Geschäftsdokumenten untereinander, sondern auch mit öffentlichen Auftraggebern aus dem In- und Ausland.

Weitere Informationen: www.editel.at/xrechnung