Einführung digitaler Arbeitsmittel-Logistik
Zettelwirtschaft erfolgreich abgeschafft
Dortmund (ABZ). – Die Peter RundholzGmbH & Co. KG hat einen Schritt in Richtung des papierlosen Büros getan. Für die komplett digitale Arbeitsmittel-Logistik sowie die Zeitwirtschaft setzt das Unternehmen aus Dortmund auf virtic.Die Software ist auf den Smartphones der Mitarbeiter installiert und führt zu deutlich schlankeren Betriebsabläufen. Krane, Betonmischmaschinen, Radlader, Container u. v. m.: Wenn Geschäftsführer Stefan Rundholz von seinem Büro über den Bauhof in Dortmund Brackel blickt, bietet sich ihm ein abwechslungsreiches Bild. Der Arbeitsmittel-Bestand seiner Firma ist vielfältig und umfangreich – und in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Deshalb wurde die analoge Verwaltung der Werkzeuge, Maschinen und Geräte zunehmend zum Problem. Denn auch wenn seine Mitarbeiter darauf achteten, dass alle Arbeitsmittel vor und nach der Nutzung am richtigen Ort gelagert wurden, hatte Rundholz nie einen präzisen und tagesaktuellen Überblick. Heute ist das anders: Der Unternehmer weiß jederzeit, wo sich welches Arbeitsmittel gerade befindet. Das gilt nicht nur auf dem firmeneigenen Bauhof, sondern auch für die Werkzeuge, die sich aktuell auf den verschiedenen Baustellen im Einsatz befinden. Ein Blick auf den Bildschirm seines PCs, auf dem er via Browser die virtic Arbeitsmittel-Logistik verwaltet, reicht aus, um die Informationen in Sekundenschnelle zu erhalten. Mithilfe der mobilen Lösung lässt sich die gesamte Verwaltung von Arbeitsmitteln abbilden. Von der Bestellung über die Kommissionierung sowie die An- und Übernahme bis hin zur Rückkehr auf den Bauhof wird der Weg der Werkzeuge festgehalten. Diese sind mit einem NFC-Tag (Near Field Communication) ausgestattet, der mit der virtic-App der Mitarbeiter korrespondiert.
Rundholz baut schlüsselfertige Industriebauten, Hallen, Büros oder Kaufhäuser. Spezialisiert ist die Firma auf schlüsselfertige Umbauten bei laufendem Betrieb, bspw. von Krankenhäusern. Stefan Rundholz führt das 1945 gegründete Familienunternehmen in dritter Generation und treibt die Weiterentwicklung seines Betriebs entschlossen voran. "Die Digitalisierung hat mittlerweile auch in der Baubranche Einzug erhalten. Sie ist ein starker Hebel dabei, wiederkehrende Prozesse zu beschleunigen und transparent zu machen", erklärt der Geschäftsführer.
Letztlich war es das schnelle Wachstum des Unternehmens, das die Einführung von digitalen Lösungen erforderlich machte. In rd. 20 Jahren ist die Belegschaft von 35 auf heute 120 Mitarbeiter angewachsen. Die Auftragslage entwickelte sich konstant positiv: War man vor einigen Jahren noch auf max. 20 Baustellen gleichzeitig im Einsatz, sind es heute ca. 80. Doch die gute Entwicklung hat auch ihre Nachteile. So ist es schwerer geworden, den Überblick über die gestiegene Zahl an Baustellen, Mitarbeitern und deren Arbeitsmittel zu behalten. "Wir wollen einfach wissen, wo sich welches Werkzeug befindet, doch bei so vielen Einsatzorten ist das ohne technische Hilfsmittel praktisch nicht möglich", sagt Rundholz. Die Folgen: verlorene Zeit, die für das Auffinden von Arbeitsmitteln benötigt wird, oder gleich der oft unerklärliche Verlust von Werkzeugen. Um wieder die volle Kontrolle zu erlangen, hat die Rundholz Bauunternehmung 2018 die virtic Arbeitsmittel-Logistik eingeführt.
Rd. 80 Rundholz-Mitarbeiter sind in der Regel auf den verschiedenen Baustellen im Einsatz. Bei ihnen wird die virtic Arbeitsmittel-Logistik bereits in der Praxis angewendet. Nach anfänglicher Skepsis ist die Akzeptanz in der Belegschaft mittlerweile hoch. Neben der Einsicht, dass durch das Hilfsmittel tatsächlich Arbeitszeiten gespart und Abläufe vereinfacht werden können, hat dazu auch die einfache Handhabung der Lösung beigetragen. "Das System ist praktisch selbsterklärend, sodass meine Mitarbeiter schnell damit arbeiten konnten, ohne dafür lange geschult zu werden. Die Fehlerquote ist sehr gering", freut sich der Geschäftsführer.
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Die Materialbestellung für die Baustellen erfolgt generell über den Bauleiter oder den Polier. Dieser scannt das benötigte Arbeitsmittel mit seinem Smartphone oder Tablet. Alle Arbeitsmittel sind mit einem NFC-Chip ausgestattet, der die Übertragung von Daten über kurze Distanzen ermöglicht. Bekannt ist dieses System z. B. vom bargeldlosen Bezahlen via Smartphone an Supermarktkassen. Einmal gescannt, wird das Arbeitsmittel auf dem digitalen Bestellschein der virtic-Lösung eingetragen. Sind alle Werkzeuge oder weitere Arbeitsmittel, wie z. B. Bauzäune oder Zementsäcke, auf dem Bestellschein aufgeführt, wird die Bestellung per Klick ausgelöst.
Der Lagermeister erkennt eingehende Bestellungen auf seinem PC: Er kommissioniert die Lieferung anhand des Bestellscheins und stellt sie als abholbereit ins System. Die Fahrer werden über die bereitstehende Lieferung informiert und transportieren die Arbeitsmittel daraufhin zur entsprechenden Baustelle. Dort angekommen wird sie, ebenfalls per Smartphone, vom Bauleiter oder Polier vor Ort quittiert und ist ab diesem Zeitpunkt auf die Baustelle gebucht. "Das hat den großen Vorteil, dass man immer weiß, wo sich ein bestimmtes Arbeitsmittel befindet und wer verantwortlich dafür ist", erklärt Rundholz. Nach Fertigstellung der Baustelle läuft der Prozess in entgegengesetzter Richtung ab: Der für die Baustelle zuständige Bauleiter fordert zur Baustellenräumung die Abholung der Arbeitsmittel an. Zu diesem Zweck gibt es die Funktion "Baustelle räumen": Nachdem der Bauleiter die zu räumende Baustelle ausgewählt hat, werden alle sich auf der Baustelle befindlichen Arbeitsmittel aufgeführt. Der Bauleiter markiert die zu räumenden Arbeitsmittel und legt fest, wohin sie geliefert werden sollen – i.d.R. zurück zum Bauhof, in manchen Fällen aber auch gleich zur nächsten Baustelle. Ein weiterer Klick sorgt dafür, dass der Bauhof informiert wird und die Abholung einplanen kann.
Um die eigene Digitalisierung konsequent voranzutreiben, hat die Firma Rundholz neben der Arbeitsmittel-Logistik auch die virtic Arbeitszeiterfassung eingeführt. "Sie dient als Basisprogramm und ergänzt die Arbeitsmittel-Logistik ideal", sagt Rundholz. Früher wurden am Ende der Woche aufwendig mit Stift und Papier erstellte Stundenzettel in der Buchhaltung eingereicht. Diese auszuwerten, auf Fehler zu prüfen und für die Lohnabrechnung nutzbar zu machen, bedeutete einen enormen Aufwand. Heute geschieht dies in Echtzeit und sekundengenau. Gerade weil die Lohnabrechnung im Bauwesen ihre Eigenheiten habe, müsse auf die exakte Zeiterfassung besonders geachtet werden, so Rundholz. Die Arbeitszeiterfassung automatisiert die zuvor aufwendige Prüfung der gebuchten Zeiten. "Die Kombination aus beiden Lösungen führt für uns zu einem optimalen Ergebnis."
Um die virtic-Systeme nutzen zu können, benötigt der Bauunternehmer keine eigene Serverinfrastruktur, betont virtic. Denn virtic vertreibe ihre Lösungen als Software as a Service (SaaS). So werde die Nutzung auch für Mittelständler und kleinere Unternehmen ermöglicht, die nicht über die finanziellen Mittel für den Aufbau und Betrieb der benötigten IT-Infrastruktur verfügen würden. Darüber hinaus biete das Verfahren nach Angaben von virtic viele weitere Vorteile, etwa die nutzungsbedingte Abrechnung des Services, die hohe Skalierbarkeit oder die Wartungsfreiheit der Software.
Die wichtigsten Verbesserungen für sein Unternehmen durch virtic kann Stefan Rundholz aufzählen, ohne lange nachzudenken: "Wir gewinnen den Überblick über unsere Arbeitsmittel zurück und können nebenbei durch die Auswertung der Einsätze jedes einzelnen Werkzeuges erkennen, wie häufig welches Gerät benötigt wird, wie lange es hält oder wie oft es kaputt ist", erklärt er. Ein weiterer positiver Nebeneffekt sei, dass der Mitarbeiter, der eine Bestellung ausgelöst hat, eine größere Verantwortung für die entsprechenden Arbeitsmittel spüre. Verluste würden dadurch minimiert. Die ebenfalls eingeführte Zeiterfassungslösung ist laut Rundholz ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro. "Das Ziel, das wir mit der Einführung der virtic-Lösungen verfolgt haben, war neben schlankeren Prozessen und mehr Transparenz auch die Abschaffung dieser Zettelwirtschaft", so Rundholz. "Diese Ziele werden erreicht, worüber wir sehr froh sind".
