Familienhotel Dachsteinkönig
Zentrale Verknüpfung von Kommunikation mit Dokumenten
Gosau/Österreich (ABZ). – Jedes Bauprojekt birgt seine Herausforderungen. Im Fall des Ende 2016 fertiggestellten Luxusfamilienhotels Dachsteinkönig in Gosau, Oberösterreich, musste die Planung aufgrund der exponierten Lage in der UNESCO-Weltkulturerbe-Region Vorgaben des Internationalen Rats für Denkmalpflege (ICOMOS) und Umweltanwaltschaft berücksichtigen. Zudem waren Bodenverbesserungsmaßnahmen notwendig, um die Fundierung auf sehr sandigem Untergrund zu meistern.
Bei der Realisierung des Hotels im Salzkammergut mit einem Projektbudget von 40 Mio. Euro übernahm pm1 die Funktionen Projektmanagement sowie örtliche Bauaufsicht und konnte dafür sorgen, dass das Hotel termingerecht und innerhalb des Kostenplans fertiggestellt wurde.
Seit 2011 nutzen die unabhängigen Bauprojektmanager pm1 Conjects Plattform für das Bauprojektmanagement, mit der sich der Softwarehersteller gegenüber Wettbewerbs-Angeboten durchsetzen konnte. An die 100 Projekte wurden unter Nutzung der Projektplattform bereits realisiert. Dazu gehört das Ende 2016 fertiggestellte Luxusfamilienhotel Dachsteinkönig.
"In der Funktion der Bauaufsicht und Projektmanagement ist die reibungslose Kommunikation mit den ausführenden Firmen sehr wichtig. Die gesamte Dokumentation musste gut und sauber dokumentiert werden, weshalb die Nutzung einer Projektplattform für uns unerlässlich war", erklärt Sebastian Billik, Projektmanager bei pm1. Im Bauprojekt Dachsteinkönig waren gleich drei Bauherren involviert. Ohne zentrale Dokumentation wäre es schwierig geworden zu garantieren, dass alle drei Parteien zu jedem Zeitpunkt den selben Informationsstand haben. Die lückenlose Dokumentation ist ein primärer Nutzen der Projektplattform. Zudem können beliebig viele externe ausführende Firmen integriert werden. Innerhalb der Projektplattform wird an einer zentralen Stelle erfasst wer, was, wann freigegeben hat. Ein manuell nicht zu bewältigender Mehraufwand.
"Man stelle sich das einmal vor: Man müsste alle E-Mails in einem Ordner ablegen und würde letztlich die zusammenhängenden Dateien nicht mehr finden. Dass innerhalb der Projektplattform die E-Mails mit den entsprechenden Dateien und Prozessen verknüpft sind, ist ein Fortschritt, auf den wir nicht mehr verzichten können", so Sebastian Billik.
Selbst ein Projektleiterwechsel im laufenden Familienhotelprojekt bedeutete keinen größeren Aufwand. Der neue Mitarbeiter wurde im Projektraum als Teilnehmer angelegt, der entsprechenden Gruppe zugeordnet und die Rechte des vorherigen Projektleiters wurden weitervererbt. So hatte er direkt Zugriff auf die gesamte Historie und konnte alles, was im Projekt passiert war, nachvollziehen.
Andreas Hofherr, General Manager Central Europe bei Conject, erklärt: "Wir freuen uns sehr mit unserer Plattform, über den Nutzen im gesamten Projekt hinaus, auch Lösungen für projektspezifische Herausforderungen zu bieten." So war der Informationsstand des Vorgängers rasch erreicht und es gingen keine Informationen verloren. Selbst wenn man nicht alle E-Mails liest, konnte durch die Suchfunktion alles gezielt nachvollzogen werden.
Gleiches gilt auch in Bezug auf die Rechtssicherheit. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt einmal Klärungsbedarf geben, verfügt man über einen Dokumentationsgrad, der Sicherheit bietet. Nicht nur für die Bauprojektmanager pm1, sondern auch für deren Gegenüber. Innerhalb des Projekts ergab die zentrale Dokumentation zudem einen positiven Einfluss auf die Leistungsqualität. Jeder, der Freigaben erteilte oder Änderungen einarbeitete, war sich bewusst, dass alles unabänderlich dokumentiert wird und achtete doppelt darauf, Fehler zu vermeiden.
Die nicht-manipulierbare Projektablage hatte ebenso einen Einfluss auf die Entscheidung von pm1 mit Conject zusammenzuarbeiten wie der hohe Wiederholungsgrad und die einfach verständliche Ordnerstruktur der Projektplattform. Für die Anwender war die Umgebung leicht zu verstehen und schon nach kurzer Zeit gut zu bedienen, weshalb sich Conject gegenüber den Wettbewerbsplattformen durchsetzen konnte.
Auch für das Mängelmanagement im Hotelprojekt nutzte pm1 die Lösung von Conject. Sebastian Billik erklärt: "Durch das Eingabegerüst, in dem man wenig falsch machen kann, war eine Projektvorkenntnis nicht notwendig, um auch für andere Projektteilnehmer weiterverwertbare Daten eingeben zu können." Gegen Ende des Projekts, als es darum ging, den Zeitplan einzuhalten, unterstützen weitere pm1-Mitarbeiter das Team vor Ort bei der Mängelaufnahme – z. T. ohne die Baustelle vorher gesehen zu haben. Mit Hilfe von Conjects Mängelmanagement-Software konnten sie sich leicht zurechtfinden und auch die Mängel bedarfsgerecht erfassen. Der Projektleiter erhielt eine Mängelliste, die dieser unkompliziert nachvollziehen konnte, um die Behebung der Mängel direkt zu veranlassen.
"Bei einem Projekt mit über 300 Räumen ist der Versuch, das auf "altbackene" Weise mit Excel zu lösen, zum Scheitern verurteilt," fügt Sebastian Billik hinzu. SaaS entlastet eigenen Webserver und senkt Papierverbrauch "Vor Beginn der Zusammenarbeit mit Conject vor sechs Jahren hatte jeder unserer Mitarbeiter IBMs Lotus Notes auf seinem Laptop installiert. Wenn man ins Büro kam, wurden die Daten synchronisiert. Aber das war zu langsam und träge und irgendwann nicht mehr tragbar."
Die Datenmengen in Bauprojekten nehmen stetig zu und lassen Datenbanken, die darauf nicht ausgerichtet sind, regelrecht explodieren. Durch die Nutzung von Conjects Software-as-a-Service konnte pm1 dieses Problem lösen. Alle Daten sind jederzeit von überall für alle verfügbar und der eigene Webserver wird entlastet. Auch bzgl. des Papierverbrauchs der unabhängigen Bauprojektmanager zeigt sich ein positiver Effekt.
Die Firmen erhalten statt einer Papierrechnung einen Scan via Projektplattform per E-Mail. Da diese E-Mail nicht verändert werden kann, ist auch der Inhalt manipulationssicher. Man muss kein Original in Papierform mehr ablegen. Es wird einfach gescannt, digitalisiert und versendet. Und teilweise sogar schon digitalisiert freigegeben.
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