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Fuhrparkmanagement

Schwarze Zahlen machen glücklich

Von Manfred Godek

Nutzfahrzeuge

Manfred Godek.

Monheim. – Ein paar Excel-Tabellen und Software aus dem Online-Shop – diese Zeiten sind endgültig vorbei. Das Fuhrparkmanagement muss sich in vielen Unternehmen um- oder sogar neu aufstellen. Es gibt keinen Richtwert – zu unterschiedlich sind die Spezialisierungen und Märkte in der Bauindustrie. Ein Anteil der Fuhrparkkosten von 3 bis 4 % an der Gesamtbauleistung ist laut der auf Betriebsvergleiche spezialisierten Unternehmensberatung Schott & Partner mit Sitz in Nürnberg allerdings eine oft anzutreffende Größenordnung. Und das ist noch nicht alles. "Bestimmte Bereiche, etwa Spezialfahrzeuge oder Verwaltungskosten, werden nicht selten an anderer Stelle verbucht, sodass kein vollständiger Überblick besteht und Ansätze für Kostenoptimierungen nicht identifiziert werden können", ergänzt Majk Strika, Geschäftsführer der ARI Fleet Germany GmbH, der deutschen Tochter eines weltweit tätigen Fuhrparkmanagement-Dienstleisters und Spezialisten für gemischte Flotten. Laut Expense Reduction Analysts, einer führenden Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement, steckt in der Unternehmensmobilität ein Sparpotenzial von bis zu 19 %. Aber schon Kostenreduzierungen von 10 % würden – ausgehend von einem Jahresergebnis von 5 % vor Steuern – die Rendite um knapp 10 % steigern. Kostenmanager wissen: Es lassen sich bei Werkstätten, Reifendiensten, Versicherungen etc. immer noch etwas bessere Konditionen herausholen. Vorausgesetzt, man kennt die Märkte und weiß seine Einkaufsmöglichkeiten professionell zu nutzen.

Das beginnt bereits bei der Vertragsgestaltung für Leasingfahrzeuge. Auch in der Bauindustrie hat der Anteil der Full-Service-Verträge, vor allem der Pkw für Bauleiter und Außendienstler, in den letzten Jahren stetig zugenommen. Finanzierungs- und Operating-Anteil sind in einer pauschalen Rate zusammengefasst, sodass gar nicht erkannt werden kann, ob Werkstätten womöglich zu teuer sind oder ob der Rate ein zu niedrig angesetzter Restwert zugrunde liegt. "Leasingraten sind höher als beim herkömmlichen Leasing. Markt- und Preiskenntnisse bei den einzelnen Dienstleistungs- und Servicebausteinen gehen verloren", heißt es vonseiten des BME Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. zum Modell Full-Service-Leasing. Unter TCO-Gesichtspunkten wäre es am besten, für jedes einzelne Fahrzeug die Kosten in Cent/km zu ermitteln. "Bei einer konsequenten Entbündelung von Finanzierung einerseits und Services andererseits sind die Total Costs of Ownership (TCO) im Schnitt um 10 bis 20 % reduzierbar", weiß Majk Strika von ARI Fleet.

Unternehmen, die ihren Jahresabschluss nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) erstellen – dazu gehören viele der größeren und grenzüberschreitend tätigen Baufirmen – werden durch eine Neuregelung für Leasingverhältnisse zum Umdenken gezwungen. Unter dem Gesichtspunkt von Transparenz und Kostenoptimierung ist eine Entkoppelung von Finanzierung und Services für HGB-Bilanzierer aber gleichermaßen von Interesse. Wenn bei der Finanzierung die Effektivzinsen und die angesetzten Restwerte bekannt sind, kann anhand von Benchmarks überprüft werden, ob sie realen Marktbedingungen entsprechen. Entsprechend besser ist die Position bei der Verhandlung von Verträgen. "Die Fahrzeugfinanzierung ist Teil des Fuhrparkmanagements – nicht umgekehrt", so Experte Strika.

Deshalb ist es wichtig, dass die eingesetzte Fuhrparkmanagement-Software die gesamte Prozesskette abgedeckt – beginnend bei der Fahrzeugauswahl und -beschaffung und endend bei der Wiederverwertung. Zudem sind die Anforderungen in Baubetrieben besonders hoch, denn es gibt gemischte Flotten aus Nutz-, Spezial- und Sonderfahrzeugen nebst dem Pkw für Verwaltungsmitarbeiter, Bauleiter und Objektmanager. Idealerweise ermöglicht die IT eine bereichsübergreifende Datenerfassung, -analyse und -steuerung – für ein Mobilitätsmanagement aus einem Guss. Sämtliche Fahrzeuge verbrauchen z. B. Betriebsstoffe, Reifen und müssen versichert werden. Für den Einkauf ergeben sich Bündelungsvorteile über die einzelnen Fahrzeugarten hinweg.

Eine gute Datenintegration ist aber nur ein Aspekt. "Entscheidend ist die Vielseitigkeit und die Qualität der Analysen", betont Strika. Was z. B. bedeutet, dass nicht nur Kostenbelege addiert, sondern laufend auch Fahrzeug- und mobilitätsbezogene Ereignisse wie Verbräuche, Verschleiße oder Stillstandszeiten ausgewertet werden können. Daraus lasse sich jederzeit ein Gesamtüberblick über Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks, gemessen etwa am Budget oder an Benchmarks, gewinnen. Vor allem aber erhalte man wertvolle Planungsdaten für Kostenentwicklungen, Zuverlässigkeit von Werkstätten, Langlebigkeit von Reifen, Bündelungsmöglichkeiten der Lieferanten von Betriebsstoffen bis hin Versicherungen.

Je mehr Daten im Hintergrund zur Verfügung stehen desto besser ist die Planungsgrundlage. Software von der Stange erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Nicht zuletzt aus diesem Grund spricht einiges für die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Fuhrparkmanagement-Dienstleister. "Es wird immer wieder unterschätzt, dass bei einem 100er-Fuhrpark durch ein professionelles Fuhrparkmanagement Einsparungen im sechsstelligen Bereich pro Jahr realisiert werden können", betont der BME.

"Da für viele Firmen die Eigenregie heutzutage einen zu hohen Aufwand bedeutet, geht der Trend in Richtung Ourtsourcing", heißt es vonseiten der Bauer AG in Schrobenhausen. Zudem müssten auch neue Systeme integriert werden. Die E-Mobilität, die sehr grundlegende Änderungen bedeute, sei dabei die größte Herausforderung. Jeder dieser Schritte verursacht zunächst einmal Kosten und erfordert ein hoch professionelles Management. Denn schwarze Zahlen sind für Unternehmen immer noch wichtiger als "grüne".

Der Autor ist freier Journalist für Wirtschafts- und Managementthemen.

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Dieser Artikel erschien in der Ausgabe Allgemeine Bauzeitung 39/2017.

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