GoBD
Jeder Betrieb muss sich kümmern
Goch (ABZ). – Ein unscheinbarer, mehrseitiger Erlass des Bundesfinanzministeriums mausert sich zu einer großen Hürde für Handwerksbetriebe. Der Einsatz der richtigen Bürosoftware kann schon ein entscheidender Schritt sein, der größeres Ungemach bei Steuerprüfungen vermeidet. Mit seinem Schreiben zu den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vom November 2014 hat das Bundesfinanzministerium deutschen Handwerksbetrieben einen ziemlichen Brocken vor die Füße geworfen. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" beziehen sich sehr umfassend auf verschiedenste Bereiche der elektronischen Dokumentenerstellung und -aufbewahrung in Betrieben.
Außerdem müssen alle Unternehmen eine Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) vorweisen können. Die Regelungen gelten uneingeschränkt seit dem 1. Januar 2017. Wenn sie nicht eingehalten werden, kann es bei Steuerprüfungen zu erheblichen Problemen kommen, bis hin zu Steuerschätzungen. "Das Thema GoBD kann einem schon Angst einjagen, weil es noch sehr undurchsichtig ist, wie im Fall einer Prüfung genau verfahren wird und ob man wirklich auch alle Anforderungen erfüllt. Da kommt noch einiges auf die Unternehmen zu – aber es wird sich allgemein darum zu wenig gesorgt", stellt Stefanie Radtke vom Familienbetrieb Baudekoration Erik Radtke fest.
Die Radtkes haben sich bereits gekümmert und sich u.a. für den GoBD-Maßnahmenkatalog der WinWorker Software entschieden. Er beinhaltet ein spezielles GoBD-Archiv und bildet einen wichtigen Baustein für das Arbeiten nach den Vorgaben.
Im GoBD-Archiv werden alle steuerrelevanten Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Gutschriften etc. nach den Kriterien der Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit automatisch abgelegt. Elektronische Rechnungen und Gutschriften erhalten den ZUGFeRD Standard, alle anderen steuerlich relevanten Dokumente ein entsprechendes Inhouse-Format. Dadurch sind diese Dokumente maschinell auswertbar – eine der zentralen Forderungen der GoBD. Für den Anwender bedeutet das nahezu keinen Mehraufwand gegenüber dem bisherigen Vorgehen, die meisten Prozesse laufen im Hintergrund ab.
Für Belege wie Stundendaten, Kassenabschluss und Co. haben die Entwickler bei WinWorker eine Besonderheit erarbeitet, die über die WinWorker-App funktioniert: Mit einem Foto via Smartphone wird das gesamte elektronische Dokument samt Unterschrift an das GoBD-Archiv geschickt. So können auch diese Dokumente wie gefordert sicher fest-geschrieben werden. Der GoBD-Maßnahmenkatalog der WinWorker-Software ist von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft intensiv unter die Lupe genommen worden und hat im Frühling das Zertifikat "GoBD-konform" erhalten. Das Zertifikat ist ein wichtiges Entscheidungskriterium für Anwender, zumal es von einer unabhängigen Stelle ausgestellt wurde. Letztlich sind allerdings die Betriebe selbst in der Pflicht, sich auf alle Anforderungen aus dem Erlass umfassend vorzubereiten, die Software kann nur unterstützend zur Seite stehen.
Steuerberater Ralf Thielen beobachtet die Entwicklung ebenfalls intensiv und rät: "Das Ziel der Behörden ist ganz klar eine möglichst vollständige Digitalisierung der Finanzverwaltung. Das stellt jeden Handwerksbetrieb vor Herausforderungen. Um für künftige Betriebsprüfungen gerüstet zu sein, sollte man die Vorgaben der GoBD kennen und entsprechende Maßnahmen im Betrieb umsetzen – von der Software bis hin zur Verfahrensdokumentation."
Auf der Seite www.winworker.de/gobd/ bietet die WinWorker-Software viele Informationen rund um das Thema GoBD und das Testat zur GoBD-Konformität, kostenlose Prospekte zum Download und Kontaktmöglichkeiten via Telefon undE-Mail.
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