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Hilfe per Mausklick

Aufgaben und Termine digital managen

Königs Wusterhausen (ABZ). – Kunden wie Geschäftspartner sind es gewohnt, Informationen schnell zu erhalten. Bei Anruf erwarten sie prompte Auskünfte zu Preisen oder Produkten, zu aktuellen Bearbeitungsständen oder offenen Forderungen. Wer dann anfängt, zwischen E-Mails, Festplatte, File Server und Akten herum zu suchen, gerät schnell unter Druck: Ist nur ein Wettbewerber schneller, ist der Kunde womöglich weg.

Dabei genügt es schon, einmal versehentlich eine Datei mit der Maus markiert und unkontrolliert losgelassen zu haben. Die ist dann erst einmal irgendwo in einem Verzeichnis verschwunden, in dem sie niemand vermuten würde. "Manchmal werden Dateien ja auch schnell irgendwo auf dem File Server abgelegt, ohne sie richtig zu archivieren – ganz nach dem Motto: `das mache ich dann morgen´. Es ist dann wie mit dem Zettel, auf dem man sich gestern noch die To Do´s für die kommende Woche oder die Gesprächsnotiz vom letzten Telefonat vermerkt hat: Nach der Mittagspause sind sie offenbar spurlos verschwunden und ein Termin, Name oder eine Aufgabe vergessen", schildert Harald Krekeler, Entwickler der Office Manager DMS, typische Alltagsprobleme in vielen Büros.

Archivansicht unter Windows 10.

Eine solche Sucherei nach einem ganz bestimmten Beleg oder einer bestimmten E-Mail habe mit einem Dokumentenmanagementsystem wie Office Manager ein Ende. Denn sämtliche Kundeninformationen, einschließlich Korrespondenzen, würden in digitalen Projekt- oder digitalen Kundenakten zentral verwaltet und stünden auf Knopfdruck zur Verfügung. Grund ist die Volltextsuche: Die in Office Manager gespeicherten Dokumente, Dateien und E-Mails werden vom System automatisch indexiert. "Textinhalte, die in den Dateien enthalten sind, werden durchsuchbar gemacht. Es genügt, später einen oder mehrere Suchbegriffe in die Suchmaske einzugeben und die Software gibt die Ergebnisse aus. Dabei können Anwender auch nach Metadaten suchen, bspw., wenn sie sich alle Bestellungen eines Kunden in einem bestimmten Monat anzeigen lassen wollen", erklärt Krekeler. Dank Texterkennung sind auf diese Weise auch gescannte Dokumente durchsuchbar und binnen Sekunden über PC oder Smartphone verfügbar. "Mit der Office Manager App geht das nämlich auch von unterwegs. Gerade für Freelancer und Kleinstunternehmen ist es ein unschätzbarer Vorteil, wenn sie auch unterwegs Dokumente einsehen und dadurch schnell auf Kundenanfragen reagieren können", bemerkt Harald Krekeler.

Termine und Aufgaben zu Dokumenten können Anwender in einer Aufgabenliste mit ein paar Klicks im Dokumentenmanagement erstellen. Office Manager erinnert auf Wunsch mit einem Hinweis und einem Tonsignal an fällige Aufgaben. "Ruft bspw. ein Kunde an und bittet um das Angebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung, wird zunächst die Anfrage als Telefonnotiz im Office Manager erfasst und für die zuständige Sachbearbeiterin eine Tätigkeit zur Notiz geplant. In dessen Aufgabenliste ist die Tätigkeit dann automatisch vorhanden", gibt Harald Krekeler ein einfaches Praxisbeispiel und spinnt den Faden weiter: "Mit Hilfe der Dokumentvorlage "Produkt-Angebot" erstellt die Sachbearbeiterin das Angebot und versendet es direkt aus Office Manager heraus per E-Mail. Einige Tage später scannt sie die vom Kunden unterzeichnete schriftliche Bestellung mit Office Manager ein, plant für den Kollegen aus der Logistik eine Versand-Tätigkeit und die Kollegin aus der Buchführung die Aufgabe "Rechnungsstellung". Da die Bestellung im DMS ebenfalls vorliegt, können beide Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen unabhängig voneinander auf dieses Dokument zugreifen, um ihre Aufgaben zu erledigen."

Eine Zugriffsrechtevergabe stellt dabei sicher, dass Benutzer nur auf die Daten und Dokumente zugreifen oder diese verändern können, die sie für die Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Ein weiterer Pluspunkt: Ist ein Mitarbeiter urlaubs- oder krankheitsbedingt abwesend, ist sichergestellt, dass auch die Kollegen gezielt und schnell auf Kunden reagieren können.

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