Mobile Lösungen
Workflow gewinnt an Fahrt
Dresden (ABZ). – Ob auf der Baustelle oder im Büro: Beim Dresdner Bauunternehmen Bauhof West ist das Management immer über den Status aller Projekte auf dem Laufenden, zudem erfassen die Monteure des Sanierungsspezialisten die Daten für ihre Serviceaufträge über Tablets. Ein handfester Wettbewerbsvorteil in einer Branche, die beim Thema IT noch Nachholbedarf hat. Früher regierte das Papier den Alltag der Monteure der Bauhof West GmbH. Hatten sie einen Auftrag erledigt, musste der Kunde ein Formular mit den geleisteten Stunden und den verbrauchten Materialien abzeichnen. Dann ging es zum nächsten Auftrag, wo sich das Prozedere wiederholte. Später kehrten die Mitarbeiter mit einem dicken Stapel Papiere zurück in die Zentrale, wo die Zettel am Folgetag abgetippt werden mussten.
Die Ineffizienz und Fehleranfälligkeit dieser Workflows war Tobias Oertel schon lange ein Dorn im Auge. Der Geschäftsführer der auf die Sanierung und Modernisierung von Wohnraum spezialisierten Bauhof West GmbH löste das Problem durch die Ergänzung des bereits im Unternehmen genutzten ERP-Systems um eine mobile Komponente: Oertel stattete seine Monteure hierfür mit Tablets aus, ihre Aufträge bekommen diese jetzt direkt von der Zentrale auf die Geräte geschickt. Sie können nun sofort zum Kunden fahren, ohne im Bauhof-Büro vorbeischauen zu müssen. Nach getaner Arbeit erfasst der Mitarbeiter Zeit- und Materialaufwand, der Kunde leistet seine Unterschrift und – der dann nicht mehr veränderbare – Arbeitszettel liegt in Sekundenschnelle online in der Zentrale vor. Dort kann sofort die Rechnung gestellt werden.
Möglich wird diese Beschleunigung und Vereinfachung der Prozesse durch die Lösung "Mobiler Service" von Moser Software, die auf dem Tablet aufgespielt wurde. Dabei handelt es sich aber nicht um eine Standalone-Lösung: Die über die Software erfassten Daten werden an die kaufmännische Software MOS'aik übergeben, die bereits seit über 15 Jahren beim Bauhof West zum Einsatz kommt.
Davor war das Bild ähnlich wie heute noch in vielen Unternehmen der Baubranche: Ursprünglich arbeitete Bauhof West in der Verwaltung mit unterschiedlichen Software-Bausteinen von Microsoft Office bis hin zu speziellen Anwendungen für die Finanz- und die Lohnbuchhaltung. "Wir hatten überall Insellösungen", erinnert sich Oertel. "Je größer der Betrieb wurde, desto deutlicher wurde, dass wir eine durchgängige Lösung für das gesamte Unternehmen brauchten."
ABZ-Stellenmarkt
Heute bildet MOS'aik sämtliche innerbetriebliche, kaufmännische Prozesse IT-seitig ab, wobei die Flexibilität des Systems angesichts der Vielzahl von unterschiedlichen Gewerken und Projekten essentiell ist. Das fach- und abteilungsübergreifende Arbeiten erfordert neben einem funktionierenden Einsatzplan auch die Erstellung von Angeboten, den Vergleich der Materialpreise von Zulieferern und die unterschiedliche Verbuchung verschiedener Lohnformen. Hinzu kommt das Rechnungswesen, das Elemente von der Eingangsrechnung, deren Bezahlung nach Fälligkeit, Splitbuchungen, den monatlichen buchhalterischen Auswertungen, Bilanzen mit Summen- und Saldenlisten bis zum Jahresabschluss umfasst.
Nicht minder wichtig ist das Thema Controlling. So ist jederzeit eine tagesaktuelle Kostenübersicht der einzelnen Baustellen und Projekte abrufbar. Oertel prüft regelmäßig die Auswertungen der einzelnen Baustellen, vergleicht Vor- mit Nachkalkulation und erkennt sofort, "wenn etwas aus dem Ruder laufen sollte." In diese Auswertungen werden nicht nur die Material-, sondern auch die bereits geleisteten Arbeitskosten eingespielt.
Doch der Teufel steckt bei solchen Reports im Detail: So benötigt die Bauhof West GmbH für ihre Projekte und Baustellen spezifische Auswertungen, denn für die jeweiligen Handwerks- und Dienstleistungen werden verschiedene Lohnformen wie Zeit-, Akkord- und Pauschallohn angesetzt. Nicht zuletzt werden die wöchentlich geschriebenen Stundenzettel projekt- oder auftragsbezogen abgerechnet. Andererseits wird das Material entweder direkt auf das Projekt gebucht, oder es kommt ins Lager und wird dann über einen Umlageschlüssel wieder auf die Baustelle gebucht. Dazu kommen noch Abrechnungen über Fremdleistungen oder mit Subunternehmen, deren Rechnungen ebenfalls den Projekten und Baustellen zugeordnet werden müssen. "Deshalb müssen überall direkte und anteilige Buchungen möglich sein. Außerdem benötigt unser Controlling die Details bis zur Nachkalkulation aller fertigen sowie die Einschätzung der angefangenen Baustellen hinsichtlich ihres Leistungsfortschritts", erläutert Oertel. "Das Programm gibt uns dazu alle Möglichkeiten und wird deshalb auch variabel genutzt."
