Modern Workplace im Baubetrieb richtig organisieren
Ansatzpunkte der digitalen Zusammenarbeit
Bei jedem Bauprojekt gilt es, eine Flut von Informationen zu bewältigen, seien es Pläne, Berechnungen, Terminvorgaben oder Protokolle. Im Zentrum des Modern Workplace mit Microsoft 365 steht MS Teams als zentrale Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Hier trifft und informiert man sich, chattet, diskutiert und arbeitet gemeinsam an Dokumenten. Zusätzlich können wichtige Anwendungen und Dokumente integriert werden, sodass sie direkt verfügbar sind, ohne Wechsel zwischen Fenstern, Log-ins und Ansichten.
Mit MS Teams kann die Projektkommunikation effizienter gestaltet und können alle Beteiligten auf einem einheitlichen Wissensstand gehalten werden. Der komplette Gesprächsverlauf ist für alle ersichtlich und nachvollziehbar, auch für Projektmitglieder, die erst später zu dem Team stoßen. Alle Informationen zu einem Projekt werden im jeweiligen Kanal abgelegt und können im Team gemeinsam bearbeitet werden. "Damit ist auch das Hin- und Herschicken per E-Mail passé, denn gearbeitet wird immer nur an einer zentralen Datei", heißt es in dem Whitepaper. So haben alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit Zugriff auf das jeweils aktuellste Dokument.
Mit MS Teams können Besprechungen als Audioanruf oder als Videokonferenz organisiert werden. Die Teilnahme ist unabhängig vom eingesetzten Gerät, also auch via Tablet oder Smartphone, möglich. Durch die Option, den eigenen Bildschirm zu teilen, sieht jeder das Dokument, den Plan oder das Baustellenfoto, das besprochen werden soll.
Mit der Einführung von Microsoft 365 werden nicht nur neue Tools eingesetzt, es ändern sich auch Arbeitsabläufe. Gewohnte Vorgehensweisen müssen umgestellt werden. Die Einführung eines modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 sei mehr als ein IT-Projekt, es sei ein Veränderungsprozess. Um Mitarbeiter dabei dauerhaft zu begleiten, habe es sich bewährt, ein "Verfechter-Programm" aufzubauen, empfiehlt BRZ. Diese "Verfechter" sind Mitarbeiter des Unternehmens, die die Einführung des Modern Workplace aktiv mitgestalten wollen und bereit sind, entsprechendes Wissen in Schulungen zu erlernen und zu teilen.
Das Whitepaper können Interessierte kostenlos bei BRZ angefordern unter www.brz.eu/de/modern-workplace.
ABZ-Stellenmarkt
