Neue Warenwirtschaft für Mischanlagen
Wilhelm Schütz setzt auf Digitalisierung
Weilburg (ABZ). – Firma Wilhelm Schütz GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Traditionsunternehmen mit einer fast 100-jährigen Geschichte im Straßen- und Tiefbau aus Hessen. Mit der eigenen Mischanlage und einem schlagkräftigen Baubetrieb deckt man mit über 200 Mitarbeitern sämtliche Projektoren ab. Gerade wegen der langen Tradition und Expertise ist die Wandlungsfähigkeit von Prozessen und Strukturen besonders wichtig. Besonders in der heutigen Zeit, wenn es um die Digitalisierung bestehender Prozesse und Abläufe geht. So leistete bspw. das eingesetzte Wiegesystem über 15 Jahre lang gute Dienste, jedoch war abzusehen, dass die steigenden Anforderungen nicht mehr erfüllt werden konnten. Aus diesem Grund entschied man sich deshalb, einen geeigneten Nachfolger zu suchen, der sowohl Zukunftssicherheit als auch Flexibilität verspricht. Bereits einige Monate zuvor entschied man sich, den Baubetrieb auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und führte die Prozessoptimierungslösung BPO Asphalt der Firma Volz Consulting für den Asphaltstraßenbau ein. Durch die guten Erfahrungen mit dem neuen Softwaresystem und dem unkomplizierten Umgang mit dem Lieferanten lag es auf der Hand, das dazugehörige Softwaresystem für Rohstoffproduktions- und Baustoffproduktionsbetriebe einzuführen, um unnötige Schnittstellen zu vermeiden und ein Gesamtsystem von einem Hersteller einzusetzen.
Mit BPO Baustoff wird die gesamte Wertschöpfungskette abgedeckt – von der Betriebs- und Ressourcenverwaltung über die Warenwirtschaft wie Einkauf, Vertrieb, Fakturierung, Frachtabrechnung, Lagerverwaltung, WPK, die Betriebsdatenerfassung, Produktion, Massenflüsse, Betriebsmittel und Energieverbräuche und auch die gesamte Logistik und Dis-position. Es können Angebote verwaltet, Aufträge angelegt, Lieferscheine mit QR-Code erstellt, die werkseigene Produktionskontrolle durchgeführt, Betriebsdaten erfasst und die komplette Faktura und Disposition von Zuschlagstoffen durchgeführt werden. Anwender der Lösung sind daher auch in Rohstoff- und Baustoffproduktionsbetrieben wie Steinbrüchen und Kiesgruben oder auch Betonmischanla-gen oder Dienstleistungsbetrieben des Verkehrswegebaus wie bspw. bei Straßenfräsen als auch in Abfallwirtschaftsbetrieben im Einsatz.
Aufgrund der Echtzeitvernetzung aller beteiligten Betriebe können Daten wie Lieferscheine, Rechnungen, Materialbestellungen oder Angebote untereinander sehr einfach ausgetauscht werden. Somit werden Mineralstofflieferungen bei einer Asphaltmischanlage vom angebundenen Steinbruch automatisch übernommen und müssen nur noch bestätigt werden. Eine erneute Erfassung der Belege entfällt dadurch komplett. Auch Rohstoffbestellungen können elektronisch übermittelt werden und verkürzen dadurch den Bestellaufwand drastisch. Ein wichtiger Grund bei der Auswahl war für Wilhelm Schütz die direkte Vernetzung zu BPO Asphalt, um Lieferscheindaten sowie Taktplandaten automatisch zwischen beiden Systemen ohne manuelle Eingaben vollautomatisch austauschen zu können.
Ende Januar 2017 startete die Firma Wilhelm Schütz mit der Softwareumstellung die neue Systemgeneration. Durch den Einsatz aller Beteiligten konnte diese auch innerhalb kürzester Zeit erfolgreich abgeschlossen werden. Sämtliche Stammdaten sowie die historischen Fakturadaten wurden aus dem Altsystem übernommen und in einer neuen leistungsfähigeren Datenbank gebündelt. Sämtliche Druckvorlagen wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen wurden entsprechend adaptiert und an das Wunschdesign der Firma Wilhelm Schütz flexibel angepasst. Bereits nach zwei Schulungstagen konnte BPO Baustoff zur selbstständigen Benutzung an die Anwender übergeben werden. Dies ist einerseits dem sehr engagierten Team der Firma Wilhelm Schütz, aber auch den logischen Programmstrukturen zu verdanken, die das gesamte Warenwirtschaftssystem intuitiv gestaltet.
Mit BPO Baustoff wurde nicht nur die Lieferscheinerstellung und Fakturierung erneuert, sondern auch im Vertrieb ergeben sich neue Möglichkeiten. Bisher wurden Angebote in Word und/oder Excel erstellt, abgelegt und nach einer Beauftragung noch einmal in das alte Wiegesystem eingetragen. Diese doppelte Arbeit ist nun nicht mehr notwendig – einmal erfasste Angebote inkl. Artikel und Preise können mit einem Klick in einen Auftrag übertragen werden und stehen somit sowohl gleich an der Waage als auch zur Fakturierung zur Verfügung – eine enor-me Zeitersparnis für die gesamten innerbetrieblichen Abläufe.
Auch das zeitraubende Suchen von Angeboten in diversen Ablagen ist nicht mehr notwendig, da alle Daten komfortabel über Filter- und Suchmöglichkeiten einfach und zentral wiederzufinden sind. Dadurch entsteht für alle Beteiligten ein besserer Informationsfluss mit weniger suchen, weniger nachfragen, bei gleichzeitig schlankeren Strukturen und geringeren Verwaltungskosten.
Die vielfältigen Erstellungs- und Marktbearbeitungsmöglichkeiten von Angeboten begeistern Steffen Richter, Betriebsleiter der Mischanlage. Vor allem die anschließende Weiterverwendung der eingegebenen Angebotsdaten in den nachfolgenden Prozessen wurde sehr gelobt – Daten müssen so nur einmal eingegeben werden und können bis zur Fakturierung weiterverwendet werden.
Dem Wiegemeister werden alle für den jeweiligen Tag geplanten Materiallieferungen übersichtlich dargestellt. Aufgrund der vorhandenen Such- und Kopiermöglichkeiten im gesamten System können Belege sehr effizient erstellt und Fehleingaben vermieden werden.
Da alle Lieferscheine elektronisch auf einem Unterschriften-Pad unterschrieben und gleichzeitig als PDF in einem Archiv abgelegt werden, wird Herr Jörg Schäfer zeitlich entlastet und kann sich an der Waage nun wichtigeren Aufgaben widmen. Die bisherige Papierflut wurde erheblich reduziert. Auch die Artikel der geltenden Bauproduktenverordnung zuzuordnen ist möglich – alle vorgeschriebenen Inhalte werden auf dem Lieferschein übersichtlich dargestellt.
Alle Preisvarianten können in der Software hinterlegt werden. Die Zuordnung erfolgt nun automatisch. Bisher mussten Preise manuell eingetragen, erneut geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Auch die Anbindung zu Finanzbuchhaltungsprogrammen stellt kein Problem dar. Zu gängigen Programmen (Mesonic, AS4U, ...) sind Schnittstellen vorhanden und die Software kann problemlos um zusätzliche Schnittstellen erweitert werden. So auch bei Firma Wilhelm Schütz geschehen.
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