Positiver Effekt
Corona-Pandemie ist Katalysator für mobile Arbeit und Digitalisierung
Auf dem Vormarsch
Mobil Arbeiten? Auch dauerhaft? Vor einigen Jahren in Deutschland noch undenkbar für die meisten Unternehmen. Doch dann kam 2020 die Corona-Pandemie und stellte so manches auf den Kopf. Plötzlich war viel mehr möglich, als die Firmen zuvor geglaubt hatten. Allein die große Anzahl der mobilen Arbeitsplätze – Tendenz steigend – statuiert ein Exempel. Innerhalb der Bundesrepublik haben im vergangenen Jahr rund 13 % von zu Hause aus gearbeitet. In den Niederlanden waren es sage und schreibe rund 40 %.
Und auch Großbritannien konnte mit 20 % eine hohe Quote aufweisen. Der Trend geht ganz klar hin zum mobilen Arbeiten und weg vom stationären Büroarbeitsplatz. Glaubt man aktuellen Prognosen, so lassen sich nahezu 60 % aller Arbeiten mobil oder zumindest weitestgehend mobil erledigen. Auch die Politik unterstützt tatkräftig dabei, das Thema mobiles Arbeiten zu stärken und zu fördern.
So kündigte Andreas Scheuer, Bundesminister für Verkehr und digitale Infrastruktur, unlängst an, bis 2025 flächendeckend Gigabit-Anschlüsse zur Verfügung zu stellen. "Wir sind auf einem sehr guten Weg", erklärt Dr. Peter Ramsauer, Bundesminister für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung a. D. und heutiger Vorsitzender des Ausschusses für Wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung im Deutschen Bundestag, der im Jahr 2015 die Schirmherrschaft der Initiative Deutschland baut! e. V. übernommen hat.
Lockdown gibt Startschuss
Vor Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 hatten die allerwenigsten Unternehmen eine konkrete Homeoffice-Regelung. In einigen Betrieben war es schlichtweg nicht möglich, eine solche einzuführen. So fehlte beispielweise auch bei Peri, führender Hersteller von Schalungs- und Gerüstsystemen, eine konkrete Vereinbarung für das mobile Arbeiten, die auch globale Akzeptanz erfährt. Daran mangelte es auch bei dem Immobilienunternehmen RVI GmbH, wie Geschäftsführer Carsten Buschmann verrät. "Die Hardware und Software für unsere Mitarbeiter stand zur Verfügung. Den Startschuss gab letzten Endes der erste Lockdown im Jahr 2020", erklärt er. Für Buschmann und viele weitere Führungskräfte ist die Pandemie ein Katalysator für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Konzepte und von mobilen Arbeitsplätzen.
Eine Ausnahme bildet die Wolff & Müller Holding GmbH & Co. KG. Hier existierte schon vor der Corona-Pandemie eine Vereinbarung, die es Mitarbeitern beispielsweise bei Geschäftsreisen oder Brückentagen möglich machte, mobil zu arbeiten. Diese Vereinbarung wurde während der Pandemie auf Basis der gewonnenen Erfahrungen mit dem mobilen Arbeiten an die neuen Anforderungen angepasst und weiterentwickelt. So erhielt jeder Mitarbeiter mit Bürotätigkeit die technischen Mittel für einen mobilen Arbeitsplatz. Darüber hinaus wurde die Option geschaffen, weiteres Equipment für den Arbeitsplatz im Notfall auch auszuleihen. "Der Übergang zum durchgängig mobilen Arbeiten ist uns nahezu nahtlos geglückt", freut sich Inge Wedel, Leiterin des Geschäftsführungsbüros. Ein ähnliches Konzept verfolgt die DB Bahnbau Gruppe GmbH. Auch dort wurden die technischen Voraussetzungen für ein mobiles Arbeiten von zu Hause aus bereits vor der Pandemie für die Belegschaft bereitgestellt, sodass auch hier einem unmittelbaren Start nichts im Wege stand.
Das Team zählt
Bei der RVI GmbH rotieren die Mitarbeiter seit Beginn der Corona-Pandemie. Einen minimierten Präsenzbetrieb gewährleistet das Unternehmen, wobei die Mitarbeiter stets im Wechsel und nur noch stark ausgedünnt vor Ort sind. Der Rest arbeitet im Homeoffice. Ein absolutes Novum natürlich auch für die Führungskräfte, die erkennen und lernen müssen, dass Präsenz kein Indikator für gute Arbeit ist. Denn neben der Bereitstellung der Technik – das beginnt bei geteilten Arbeitsplätzen in den Firmen vor Ort bis hin zu Endgeräten für das Home Office – war es wichtig, die Chefs innerhalb der Firmen für das Führen auf Distanz beziehungsweise von hybriden Teams, zu sensibilisieren. So geschehen unter anderem bei Peri, wie Vera Müller, Personalverantwortliche bei der Peri Vertrieb Deutschland GmbH & Co. KG, berichtet.
Eine Möglichkeit dafür sind freilich auch Videokonferenzen, die bei der Sülzle Gruppe wie auch bei der RVI GmbH seither die meisten Telefonkonferenzen ersetzen. Bei der Creaton GmbH wurden fortan sämtliche Meetings über Teams von Microsoft abgehalten. Peri verlegte nicht nur Trainings, Vertriebstagungen und viele andere Termine via Microsoft Teams ins Internet, sondern organisierte 2020 für den Mitarbeiterstamm sogar eine digitale Weihnachtsfeier, bei der die Kolleginnen und Kollegen sich zumindest virtuell im sozialen Rahmen treffen konnten. Auch bei der Wolff & Müller Holding GmbH & Co. KG kamen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Adventszeit in vielen Bereichen online zu Weihnachtsfeiern zusammen. Die DB Bahnbau Gruppe GmbH hat ihre Jahresauftaktveranstaltung mit Führungskräften und Bauleitern über eine virtuelle Plattform mit anschließender, digitaler Abendveranstaltung für alle rund 3200 Mitarbeitenden durchgeführt. "Den persönlichen Kontakt können wir damit natürlich nicht ersetzen, dennoch ist das innovative und interaktive Format sehr gut angekommen", so Markus Egerer, Vorsitzender der Geschäftsführung.
Unternehmensweite Strategien
Grundsätzlich erfolgt bei dem familiengeführten Bauunternehmen mit Stammsitz in Stuttgart-Zuffenhausen stets eine Priorisierung, welche Termine wirklich so wichtig sind, dass sie tatsächlich Präsenz erfordern. Ist dies der Fall, folgt die Belegschaft klaren Regelungen, die definieren, wie viele Personen im Büro oder in den Besprechungsräumen zulässig sind, und in welchen Situationen Maskenpflicht gilt. Dazu greifen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen, angefangen mit Temperaturmessungen am Eingang, dem Desinfizieren der Räumlichkeiten, dem regelmäßigen Luftaustausch etc.
"Wir waren in der Lage, sehr viele Projekte und Tagungen in relativ kurzer Zeit online zu realisieren", berichtet Inge Wedel. "Nach Corona wird man sicherlich gezielt abwägen, wann Geschäftsreisen und weite Wege tatsächlich notwendig sind und welche Tätigkeiten auch weiterhin vom mobilen Arbeitsplatz aus erledigt werden können."
Um die Mitarbeiter bestmöglich beim mobilen Arbeiten und der Nutzung der technischen Möglichkeiten zu unterstützen, gibt es ein vielfältiges Angebot von Erklärvideos über News im Intranet bis hin zur individuellen Hilfe über den IT-Support. "Sogar die hauseigene Akademie mit rund 300 Schulungen im Jahr hat durch Corona einen weiteren Digitalisierungsschub erhalten", resümiert Amelie Heidewag aus dem Team HR. Und nicht nur Mitarbeiter des Bauunternehmens, sondern auch externe Dritte haben die Möglichkeit, diese zu besuchen. Was Service, Support und Schulungsmaßnahmen und Qualifizierungen der mobil arbeitenden Mitarbeiter angeht, kann die DB Bahnbau Gruppe GmbH mit einem ähnlichen, sehr gut durchdachten Konzept aufwarten: "Auf diese Weise können wir Reiseaufwände und Kontakte signifikant reduzieren. Das sind wesentliche Schlüsselfaktoren in einer Pandemie", weiß Adrian Bernhardt, Leiter Geschäftsentwicklung/CDO. Regina Zwatschek, HR Business Partner bei der Creaton GmbH, betont, dass der Schutz der Mitarbeiter während der aktuellen Pandemiesituation an erster Stelle steht. Durch die mobile Arbeit wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter möglichst wenig physischen Kontakt miteinander haben und die Gefahr einer Ansteckung um ein Vielfaches reduziert wird.
Neue IT-Lösungen entstehen
Branchenweit löste die aktuelle Situation einen immensen Innovations-Push aus. So entwickeln VHV Versicherungen und R+V Versicherungen im Rahmen eines Joint Ventures aktuell gemeinsam eine moderne Branchenlösung für Kautionsversicherer und Banken, mit dem Ziel, einen Marktstandard für digitale Bürgschaften zu realisieren. Im Dezember 2020 startete diese neue Plattform, die das extrem aufwändige, manuelle und kostenintensive Verwalten, Lagern und Versenden von Papierbürgschaften mittel- bis langfristig abschaffen soll, in den Pilotbetrieb.
So gibt es auch auf der Baustelle ein Gros an Technologien, die den Verantwortlichen Möglichkeiten schaffen, mobil zu arbeiten beziehungsweise den Kontakt zu Kollegen und Baupartnern möglichst gering zu halten. Bei Wolff & Müller werden zahlreiche Präsenz-Meetings durch Telefon- und Videokonferenzen ersetzt.
Bei Baubesprechungen hilft dabei, dass es von vielen Bauwerken ein mit der Plan- und Baumethode Building Information Management (BIM) erstelltes virtuelles Datenmodell gibt, sodass die besprochenen Punkte am Bildschirm für alle nachvollziehbar visualisiert werden können. Durch die Digitalisierung von Liefer- und Logistikprozessen lässt sich zudem der Kontakt der Baustellenteams zu Lieferanten reduzieren.
Die DB Bahnbau Gruppe GmbH hat im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie auf mobile, digitale Zeitwirtschaft umgestellt. Das Unternehmen, das in Deutschland und Europa Bauleistungen an der Eisenbahninfrastruktur verantwortet, führte dafür inmitten der Corona Pandemie und dank virtueller Schulungen eine neue IT-Lösung ein, die einen mehrstufigen Prozess in Papierform zur Arbeitszeiterfassung ablöst und gleichzeitig Flexibilität für die Angestellten schafft.
Rückkehr zur Präsenz?
Trotz oftmals nicht vorhandener und abgestimmter Planungen ist das Resümee nach elf Monaten mit mobilen Arbeitsplätzen bei nahezu allen Unternehmen sehr positiv. "Die Eigeninitiative der Mitarbeiter und die immense Selbstorganisation hat mich begeistert", berichtet Carsten Buschmann, RVI GmbH. Neben einem wie eh und je funktionierenden Wissensaustausch verzeichnen fast alle Firmen umfassende Einsparungen bei Reisekosten sowie Arbeitsräumen und schätzen die gemachten Erfahrungen. Nicht zuletzt hatte das verstärkt mobile Arbeiten positive Auswirkungen auf die Verkehrslage in vielen deutschen Städten sowie auf den Autobahnen und kam somit auch dem Klimaschutz zugute. Dennoch, und da ist Carsten Buschmann überzeugt, braucht es auch den persönlichen Austausch für eine durchweg erfolgreiche Unternehmenskultur. Das darf bei all den Vorteilen des mobilen Arbeitens nicht außer Acht gelassen werden. Dem stimmen auch Regina Zwatschek, Creaton, und Rüdiger Haasis, Sülzle Holding GmbH & Co. KG, zu. "Nach Corona wird es selbstverständlich auch wieder Präsenzmeetings geben müssen."
ABZ-Stellenmarkt
