Produktiver arbeiten
Digitale Bauakte hält Unterlagen zentral vor
von:Jörg Eckhard
Rödermark (ABZ). – In den letzten zehn Jahren konnte die Bauindustrie ihre Produktivität um lediglich 4,1 % steigern (Quelle: Roland Berger Think Act). Dies liegt auch daran, dass die heute bereits vorhandenen Möglichkeiten der Digitalisierung noch nicht annähernd angewendet werden wie in anderen Branchen. Zwar glauben laut einer Studie des Deutschen Industrie- und Handelskammertags neun von zehn Unternehmen, dass die Digitalisierung die Gesamtheit ihrer Prozesse beeinflussen und sich damit unmittelbar auf ihre Geschäfte auswirken wird, die Umsetzung hinkt der allgemeinen Einsicht jedoch noch zumeist hinterher.
Die Unternehmensberatung Roland Berger identifiziert in einer aktuellen Management-Befragung unter Bau- und Bauzulieferunternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz vier Hebel der Digitalisierung: Digitale Daten (Elektronische Erhebung und Auswertung von Daten), Automation (sich selbst organisierende Systeme), Netzwerke (Synchronisation bislang voneinander getrennter Aktivitäten) und Digitaler Zugang (mobiler Zugriff auf das Internet). Jeder der Hebel könne auf jeder Stufe der Wertschöpfung angewendet werden.
Die Digitalisierung bietet der Baubranche damit inzwischen eine ganze Reihe von Ansätzen, wie sie ihre Produktivität verbessern können. Direkt auf der Baustelle z. B. Es wurde festgestellt, dass Projektmanager dort bis zu 90 % ihrer Arbeitszeit mit der Kommunikation verbringen. Oft verzögern sich Prozesse, weil die Beteiligten nicht auf dem gleichen Wissensstand sind und ihnen der Einblick in wichtige Unterlagen fehlt.
Den brauchen sie aber zumeist adhoc und nicht erst, wenn sie wieder am Schreibtisch sitzen und ihre Projektmanagement-Software am PC öffnen. Benötigt werden deshalb mobile Bauaktenlösungen, mit denen Architekten, Bauingenieure und Bauleiter zu jeder Zeit schnellen Zugriff auf benötigte Unterlagen haben – unabhängig vom jeweiligen Arbeitsplatz. Voraussetzung dafür ist ein flächendeckender Einsatz mobiler Geräte auf Baustellen. Leider ist es auch damit noch nicht weit her. Wie es bei Roland Berger heißt, besitzen nur höchstens 20 % der Beschäftigten in den befragten Firmen Zugang zum Tablet. Und auch Zugang zu PC und Internet haben in vielen Bauunternehmen nur 20 bis 40 %. Das Bild eines Bauarbeiters, der seine Arbeit mithilfe des Tablets organisiert, entspricht demnach bei Weitem noch nicht der Realität auf den Baustellen.
Dabei versprechen diese Devices mit ihren Apps große Vorteile. Die digitale Bauakte ist so eine Anwendung: Sie fasst alle kaufmännischen und technischen Informationen zu einem Bauvorhaben projektspezifisch zusammen, verknüpft sie mit dem dazugehörigen Vorgang und archiviert sie rechtssicher.
Eine digitale Bauakte hält die komplette Baustellendokumentation mit allen dazugehörenden Unterlagen an zentraler Stelle vor: Angebote, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Nachunternehmern, Schrift- verkehr oder das Bautagebuch. Die Aktendarstellung ermöglicht es dem Anwender darüber hinaus, Unterlagen individualisiert nach einzelnen Projekten und Gewerken zu gliedern. Flexible Darstellungsformen gestatten einen Zugriff gleichermaßen vom PC wie mobil vom Smartphone oder Tablet aus, optisch angepasst auf das jeweilige Endgerät. Durch die Vernetzung der einzelnen Niederlassungen, Baustellen und Geschäftspartner greifen damit alle berechtigten Personen an unterschiedlichen Standorten auf einen identischen Datenbestand zu und können ihn gemeinsam bearbeiten. Dabei sieht jede Person nur die Dokumente, für die sie auch berechtigt ist.
Eine Dokumentation der aktuellen Situation ist mit der digitalen Bauakte damit von jedem Ort der Baustelle aus möglich. Das können Daten und Informationen sein, die auf der Baustelle per Tablet oder Smartphone dokumentiert und zur weiteren Verarbeitung mobil an das dahinter stehende ECM-System übertragen werden. Mängel fotografiert der Bauleiter mit seinem Smartphone; Bild und Anmerkungen gehen automatisch an die Zentrale. Dies ermöglicht eine zeitnahe Bearbeitung zur Sicherstellung von Ansprüchen. Oder es sind E-Mails, Rechnungen und Verträge, die im Büro aus Drittsystemen (FiBu, CRM, ERP) übernommen bzw. von der Papiervorlage gescannt und in die Akte aufgenommen werden.
Was sollte wann erledigt sein und wie ist der tatsächliche Stand? Die lückenlose Erfassung des Fortschritts auf der Baustelle und wichtige Informationen wie z. B. zu Objekt, Wetterverhältnissen, eingesetzten Firmen oder Anzahl der Arbeiter werden auf der Baustelle mit dem Smartphone oder Tablett erfasst und im Bautagebuch der digitalen Bauakte abgelegt. Moderne Bauaktenlösungen enthalten zudem ein standardisiertes Vorlagenmanagement mit E-Mail-Integration. Der direkte Bezug von Adressen und Informationen aus dem Projekt und das automatische Einfügen in die Vorlagen sparen dann wertvolle Zeit bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten.
Auch in Zeiten der Digitalisierung geht es auf Baustellen oft hektisch zu. Eine elektronische, mobil verfügbare Bauakte sorgt aber dafür, dass Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Informationen nicht mehr aufkommen. Das nimmt Zeit- und damit Kostendruck. Resultat: Ihr Unternehmen arbeitet produktiver.
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