Projektinformations-Management-Software

Verbesserte Datenübertragung sorgt für erhöhte Zufriedenheit

Newforma Bau digital
Thomas Müller, Geschäftsführer Metron. Foto: Metron

Weißenfels (ABZ). – Arbeitgeber in der Baubranche brauchen für die täglichen Abläufe die passende Software. Thomas Müller, Geschäftsführer der familiengeführten Planungsgesellschaft Metron Ingenieure und Architekten in Weißenfels, Sachsen-Anhalt nutzt mit seinem Team seit drei Jahren die Projektinformations-Management-Software (PIM) von Newforma. Die Software vereinfacht nach Herstellerangaben die Datenübertragung und die Zusammenstellung von Datensätzen. In nur einem halben Jahr hat sich Newforma laut Müller vollständig im Unternehmen amortisiert und es ist gelungen, unternehmens- und projektspezifische Prozesse zu optimieren.

Bereits von Beginn an schätzten alle im Unternehmen, dass Newforma keine aufwändigen Umstrukturierungen erforderlich mache und die pro Projekt durchschnittlich zehn bis 15 Partnerunternehmen ihre eigenen Daten zum Zweck der Projektkommunikation nicht in ein fremdes System transferieren müssen. Dies mache Newforma zu einer sicheren Lösung, die gleichzeitig die Abläufe eines Ingenieur- und Architekturbüros exakt widerspiegele. "Ob Dokumentenablage, interne Kommunikation in unserem Büro oder Kommunikation mit Auftraggebern und Projektpartnern: Alles wird zu unserer vollsten Zufriedenheit von der IT-Lösung erfüllt. Und gibt es einmal ein Problem, so ist dieses über den Support von Newforma gewöhnlich in wenigen Stunden gelöst", so Müller. Lobend äußert er sich auch zur Stabilität der IT-Lösung bei der Arbeit mit sehr großen Datenmengen.

Das Resümée nach drei Jahren: Newforma hat die Erwartungen in unterschiedlichen Bereichen laut Thomas Müller sogar übertroffen. Erwartet hat das Unternehmen eine Zeitersparnis pro Teammitglied von rund einer halben Stunde im Monat. Tatsächlich spart das Büro zwischenzeitlich eine ganze Stunde im Monat für jeden Mitarbeiter. Dabei dauere es nur rund einen Monat, bis neue Mitarbeiter bei Metron die Software in vollem Umfang verstanden haben und nutzen.

"Alle Projektbeteiligten haben stets zu jeder Zeit die für sie relevanten Informationen zur Verfügung und der gesamte Datenfluss wird durchgängig dokumentiert", erklärt Müller. Geschätzt werde die Digitalisierung bei Metron ebenso von Kunden des Unternehmens. So erhielt ein wichtiger Auftraggeber für eine spätere Bestandserweiterung von Metron sehr schnell wichtige, für sein Folgeprojekt relevante Daten der ursprünglichen Baumaßnahme. "Durch Newforma hatten wir unmittelbar Zugriff auf jede Statik oder auch jede E-Mail des Projekts", berichtet Müller. "Seither sind wir für dieses renommierte Unternehmen ganz klar die Nummer Eins", fügt er stolz hinzu.

Newforma hilft den Mitarbeitern außerdem, bei Online-Meetings souveräner aufzutreten: Die IT-Lösung, die sich wie ein Schirm über die IT-Infrastruktur des gesamten Unternehmens legt, findet in Kürze und auf Knopfdruck sämtliche Daten, die für eine Besprechung relevant sein können. "Vorher ist nicht immer planbar, was wir am Ende alles zeigen müssen, wenn wir Projekte oder unser Unternehmen präsentieren möchten", erklärt Müller.

Metron nutzt Newforma auch zum Gewinnen neuer Mitarbeiter. "Wir können unmittelbar im Bewerbungsgespräch die für Absolventinnen und Absolventen interessantesten Projekte mit allen Details aufzeigen und sie so überzeugen, dass die Arbeit in unserem Hause sehr spannend ist", berichtet der Geschäftsführer. "Studierende der Architektur oder des Bauingenieurwesens der heutigen Generation Z können sich nach Abschluss des Studiums ihren Arbeitgeber aussuchen. Sind wir als mittelständisches Unternehmen nicht in der Lage, junge Menschen im Vorstellungsgespräch zu überzeugen, dass wir hier hochinteressante Projekte abwickeln, haben wir schlichtweg keine Chance gegen die großen Player", erklärt Thomas Müller. Und damit nicht genug: Sind Absolventinnen und Absolventen von einem Unternehmen überzeugt, müssen er und sein Team sich unmittelbar der nächsten Herausforderung stellen. Denn Mitarbeiter bleiben, so die Erfahrungen des Geschäftsführers, nur dann auch langfristig, wenn sie sich in ihrem Job stets voll und ganz auf ihren Beruf der Architektin oder des Architekten, bzw. der Ingenieurin oder des Ingenieurs, konzentrieren können und nicht durch unproduktive, administrative Tätigkeiten belastet werden.

Das ursprünglich durch die Softwareimplementierung avisierte Ziel von Metron ist das papierlose Büro. Zwischenzeitlich benötigt das Team nur noch etwa ein Drittel der ursprünglichen Menge an Tonerflüssigkeit und der Papieranteil hat sich um 80 % im gesamten Unternehmen reduziert. Ein voller Erfolg, findet Geschäftsführer Müller. Denn das sei nicht nur eine messbare Bestätigung für die Effizienz der Software, sondern genauso ein Beleg, dass die Digitalisierung bei Metron rundum gelungen ist. Dabei hat das Team bei Metron heute noch nicht einmal alle Funktionalitäten von Newforma im Einsatz. Müller abschließend: "Wir sind gespannt, was wir in Zukunft noch alles entdecken und optimieren werden."

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