Rechtswirksam
Elektronische Signatur vereinfacht Anträge
Für seine Kunden wickelt er auch Energieeffizienzförderprogramme wie etwa der KfW, der IFB Hamburg (Hamburgische Investitions- und Förderbank) oder des BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) ab. Dafür muss er mehrere Zuschussanträge pro Auftrag unterschreiben und fristgerecht an die jeweilige Institution übermitteln. In seinem Geschäftsalltag hat er also mit vielen unterschriftspflichtigen Dokumenten zu tun. Der Einzelunternehmer verbringt täglich ein Fünftel seiner Zeit mit der händischen Bearbeitung, dem Unterschreiben und Versand von Unterlagen, wie etwa Zuschussanträgen. Doch seit einem halben Jahr nutzt er FP Sign, eine elektronische Signaturlösung FP Sign von Francotyp-Postalia, und signiert und übermittelt Dokumente digital. Dies sei schnell und rechtssicher, erläutert Francotyp-Postalia. Die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) habe dazu beigetragen, dass elektronische Dokumente online, einfach und rechtssicher unterschrieben werden können.
Die E-Signatur über einen sogenannten Vertrauensdienstanbieter unterscheide sich von der einfachen elektronischen Signatur, etwa der Signatur in einer E-Mail, indem der Signierprozess durch ein kryptografisches Verfahren verschlüsselt werde. So sei die Identität der Unterzeichner sowie die Authentizität der Signatur gesichert. Die E-Signatur habe mittlerweile dieselbe Rechtswirksamkeit wie die händische Unterschrift. "Für mein Geschäft ist es wichtig, dass die elektronische Signatur absolut fälschungssicher und genauso anerkannt wie die eigenhändige Unterschrift ist. Von den Institutionen, mit denen ich arbeite, gibt es derzeit keine Einschränkungen zum Einsatz elektronischer Signaturen. Die E-Signatur muss jedoch die Standards der eIDAS erfüllen", erklärt Koppermann.
Der Austausch von Dokumenten laufe heute in vielen Bereichen bevorzugt elektronisch ab, erklärt Koppermann. Die KfW habe bereits vor einigen Jahren ihr Zuschussportal auf elektronische Bestätigung umgestellt, die übrigen Zuschussanträge unterschreibe er mittels der cloudbasierten Lösung "FP Sign". Denn auch die IFB Hamburg arbeite verstärkt mit elektronischen Anträgen: "Hierfür ist die rechtsgültige E-Signatur mittlerweile unabdingbar und vereinfacht die digitale Antragsstellung. Der nächste Schritt für mich wäre die Umstellung auf das elektronische Unterzeichnen auch von Rechnungen."
Bedenken zur Datensicherheit sind unnötig, meint Koppermann: "Die Datensicherheit wird von 'FP Sign' geleistet, sodass ich mir beispielsweise keine zusätzliche Software für die Sicherung oder Speicherung der elektronischen Dokumente anschaffen musste." Wichtig sei für ihn, dass die elektronisch signierten Dokumente in der Plattform gespeichert würden sowie abrufbar seien und bei Bedarf auch an einen anderen Speicherort außerhalb von "FP Sign" gelegt werden könnten. "Ich kann damit jederzeit auf die Dokumente zugreifen."
Vor der Implementierung der elektronischen Signaturlösung hat Koppermann Dokumente eigenhändig unterzeichnet und auf dem Postweg oder als Scan per E-Mail verschickt. Mit der elektronischen Signatur gehören verspätet eingereichte Zuschussanträge der Vergangenheit an: "Der unterschriebene Zuschussantrag kann im Prinzip sofort an die Institution elektronisch übermittelt werden." Im dynamischen Geschäftsalltag sei eine praktikable Lösung besonders wichtig. "Besonders schätze ich die Möglichkeit, Dokumente zur Unterzeichnung an mehrere Empfänger zu versenden. Da Unterschrift und Versand eine Einheit bilden, schlage ich somit quasi 'zwei Fliegen mit einer Klappe'."
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