Schreibaufwand nicht mehr erforderlich
Maßgeschneiderte digitale Prozesse legen Grundsteine für zunehmende Digitalisierung
Gestartet mit drei Mann im Jahr 1978, beschäftigt das Unternehmen heute fast 100 Mitarbeiter und ist anerkannter Ausbildungsbetrieb der Industrie- und Handelskammer sowie der Handwerkskammer. Auf zwei eigenen Deponien stellt das Unternehmen das Recycling von Materialien eigener Baustellen sowie Fremdbaustellen sicher und leistet auf diese Weise seinen Beitrag zum aktiven Umweltschutz. Dazu zählt auch der 2004 gegründete, als eigenständiges Unternehmen agierende Entsorgungsfachbetrieb Containerdienst Sauerland.
Digitalisierung ist auch für ein mittelständisches Unternehmen wie die Sauer & Sommer GmbH ein wichtiger Faktor. Doch müssen die neuen, digitalen Prozesse auch zur Größenordnung eines Unternehmens passen, findet Alexander Jürgens, der die Bereiche Disposition und Personal verantwortet. Ein voller Erfolg war die Einführung der Softwarelösung bau-mobil von Connect2Mobile aus Stadtlohn, die seit Mai 2020 in dem Unternehmen im Einsatz ist und unmittelbar von den Schachtmeistern, Bauleitern und Lkw- und Maschinenführern angenommen wurde.
"Das war nicht immer so", erinnert sich Alexander Jürgens. Schon seit ein paar Jahren beschäftigt sich das Unternehmen mit digitalen Systemen für die Zeiterfassung. Es gab auch schon einen früheren Versuch der Einführung einer Software, die sich allerdings als nicht besonders praxistauglich herauskristallisierte. "Wir benötigten dringend eine Lösung, die die klassischen, per Hand ausgefüllten Wochenstunden- und Tagesstundenberichte ersetzen sollte", berichtet Jürgens. Vor allem deshalb, damit Jürgens am Monatsende pünktlich zum 1. des neuen Monats in der Lage ist, den Lohn zu überweisen. Denn die Zeit, die er bis dato benötigte, um den noch fehlenden Stundenzetteln hinterherzulaufen, lässt sich um ein Vielfaches sinnvoller nutzen.
Als die Schachtmeister, Bauleiter und Maschinenführer im Mai 2020 mit bau-mobil starteten, stand zunächst ein Parallelbetrieb – digitale plus manuelle Zeiterfassung – auf dem Plan. Eine Planung, die sehr schnell wieder verworfen wurde, denn die neue IT-Lösung wusste von Beginn an im gesamten Team zu überzeugen. Eine parallele, manuelle Erfassung war schlichtweg nicht mehr erforderlich. Im Unternehmen waren alle gefordert, die neuen Prozesse zu verinnerlichen, die die IT-Lösung mit sich brachte. Was zunächst einen Mehraufwand bedeutete, entwickelte sich nach und nach zu einer im Unternehmen überall geschätzten Arbeitsweise.
Geschäftsführerin Silke Sauer, die selbst als Bauleiterin die Bauleiter-App für ihre tägliche Arbeit nutzt, betont: "Wer sich mit der App etwas intensiver beschäftigt, profitiert auch sehr schnell davon. Sie ist bedienerfreundlich und nimmt dem Baustellenpersonal sehr viel Schreibaufwand ab. Neben der durchdachten Stundenerfassung erstellt die Lösung vollkommen automatisch im Hintergrund den Tagesbericht. Und auch die Planung ist durchgängig integriert, sodass die Mitarbeiter nicht nur täglich die Informationen für den Folgetag abholen, sondern diese auch als Basis für ihre Zeiterfassung nutzen können. "In der Vergangenheit habe ich die Planung stets tagesaktuell mit einer großen Magnettafel visualisiert", erinnert sich Jürgens. "Jeder Lkw, jedes Gerät war ein kleiner Magnet. Heute steht dort dank bau-mobil ein großer Monitor, der aufzeigt, an welchen Baustellen sich unsere Mitarbeiter, Maschinen und Geräte wann genau befinden", führt er weiter aus.
Die Bautagesberichte, die die Lösung anhand der von den Schachtmeistern erfassten Informationen im Hintergrund automatisch erstellt, sind eine große Hilfe für die Bauleiter im Unternehmen. Sie können diese Berichte ganz einfach per Knopfdruck aus dem System holen, ausdrucken oder per E-Mail versenden. Auch die Bauleiter-App zum Prüfen und Freigeben von Stunden der Kolonne via Mobiltelefon oder PC wird von sämtlichen Bauleitern im Unternehmen sehr geschätzt.
Zum Monatsende erfolgt dann die Übergabe der Mitarbeiterstunden und der Gerätebelastung in das Abrechnungsprogramm von Bau-SU, was sich durch eine Schnittstelle auch ganz einfach per Klick bewerkstelligen lässt. "Insbesondere die Dokumentation der Gerätebelastung war in der Vergangenheit recht aufwändig", erinnert sich Jürgens. Die Informationen wurden in Excel-Listen eingepflegt und mussten entsprechend händisch in die Abrechnung übertragen werden. "Ich gehe davon aus, dass ich gerade am Ende eines Monats dank bau-mobil heute rund zwei volle Tage Zeit einspare", freut sich der Disponent. "Und Zeit ist am Bau bekanntlich Geld!"
Die hohe Zeitersparnis mit bau-mobil bestätigt auch Schachtmeister Christian Krömpel, der insbesondere die Flexibilität schätzt, die das Baustellenpersonal durch die neue Software von Connect2Mobile gewonnen hat. "Mit bau-mobil sind wir in der Lage, sämtliche Aufgaben mit nur einer Lösung zu erledigen. Egal ob Lohnerfassung, Gerätedatenerfassung oder das Erstellen von Bautagesberichten. Die einfach strukturierte Oberfläche ermöglichte es mir und meinem Team, uns besonders schnell in die Software einzuarbeiten", fasst er zusammen. Nach der erfolgreichen Einführung von bau-mobil schreitet die Digitalisierung im Unternehmen weiter voran.
Aktuell plant das Unternehmen, die eigene Werkstatt mit sämtlichen Stammdaten und Terminen komplett in das System zu integrieren. Die Geräteverwaltung mit bau-mobil soll in Kürze einsatzfähig sein. Parallel wird eine weitere IT-Lösung zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen bei Sauer & Sommer eingeführt. Damit diese Prozesse auch langfristig erfolgreich sind und außerdem weitere neue Methoden hinzukommen, sind Auszubildende und Fachkräfte für das Unternehmen besonders wichtig. Auch hier ist die Sauer & Sommer Straßen- und Tiefbau GmbH sehr engagiert. So zeigen Jürgens und seine Kollegen etwa bei Berufsbildungstagen auf, wie "hip" der Bau mit neuen Technologien, wie GPS-gesteuerten Maschinen oder Tablet-PCs, heutzutage ist. "Hier muss unsere Branche sehr viel Überzeugungsarbeit leisten", erklärt der Experte. "Viele Eltern und auch Lehrer haben ein vollkommen veraltetes Bild von der Wertschöpfungskette Bau. Digitale Systeme wie bau-mobil sind auch hier eine große Hilfe, um zu demonstrieren, dass das heute ganz anders ist", so Jürgens.
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