Spezialisierte Programme

Beim Lohn auf die richtige Software bauen

Reisbach (ABZ). – –5 °C. Ein eisiger Wind fegt über die Dächer und begräbt die Stadt unter einer dicken Schicht aus Eis und Schnee. Auf Baustellen herrscht in strengen Wintermonaten deshalb Stillstand. Die Witterung sorgt dafür, dassdie Beschäftigungszeiten in Baubetrieben stark schwanken. Hinzu kommen tarifliche und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten der Branche. Wer seine Mitarbeiter im Bau korrekt abrechnen möchte, muss so einige spezielle Faktoren berücksichtigen. Viele Unternehmen vereinfachen deshalb ihre monatliche Abrechnung mit spezialisierter Software – wie auch die Holzner Bau OHG im niederbayerischen Reisbach.

Die kaufmännische Geschäftsführerin Ingrid Holzner erinnert sich genau an die Zeit, als sie für die Baulohn-Abrechnung noch mit einem externen Dienstleister zusammenarbeitete. "Das war eine Katastrophe", sagt sie. Bei der Abrechnung ihrer zehn Mitarbeiter passierten immer wieder lästige Fehler. Diese kosteten Zeit und Nerven. "Der Service entsprach einfach nicht unseren Ansprüchen. Der Dienstleister erstellte keine Sofortmeldungen. Faxe gingen verloren. Urlaubsberechnungen waren oft nicht korrekt", so Ingrid Holzner.

Der Baubetrieb entschied sich daher, seine Lohnabrechnung selbst zu erledigen. Die passende technologische Unterstützung fand die Holzner Bau OHG im März 2016 in der Software "Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung". Da das Programm die tariflichen und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten der Branche umfassend berücksichtigt, ist die Abrechnung für Ingrid Holzner keine Belastung mehr. "2 Std. im Monat dauert das nun max.", berichtet sie erleichtert.

Tarifvertragliche Vorgaben berechnet die Software automatisch. Hierzu zählen bspw. Zuschüsse zu den vermögenswirksamen Leistungen, Sozialkassenbeiträge und -erstattungen sowie die Verwaltung freigenommener Tage über das Urlaubskonto. Eine Plausibilitätsprüfung bei der Dateneingabe erleichtert die Arbeit zusätzlich. Die Stärke des Programms: Die gesamte Datenübermittlung an die Sozialkassen erfolgt aus der Lohn-Software heraus. Der Nutzer arbeitet bei der Lohnabrechnung in einem einzigen System und muss dadurch nicht mehr Daten auf externen Plattformen eingeben oder hochladen.

"An der Arbeit mit der Software schätze ich, dass ich arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite bin", lobt Ingrid Holzner weitere Stärken des Programms. Die Pflege der Tarifverträge übernimmt der Software-Anbieter. Zahlreiche Auswertungen verschaffen zudem einen genauen Überblick über die Abrechnungsergebnisse.

Als Beispiele: Die SOKA-Liste, Urlaubsentwicklungen sowie die Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge inkl. Urlaubskonto. Nicht nur für Ingrid Holzner, sondern auch für ihre Mitarbeiter war und ist die Einführung der Agenda-Software ein Gewinn: "Unsere Angestellten bekommen ihr Gehalt jetzt bereits am ersten oder zweiten Arbeitstag des Monats ausgezahlt." Durchschnittlich 14 Tage früher als zuvor. "Geht nicht, gibt es nicht", lautet das Motto der Holzner Bau OHG. Angst vor der Einführung der neuen Baulohn-Software hatte Ingrid Holzner deshalb nicht. In die Software hat sie sich schnell eingearbeitet – nicht zuletzt dank einer gut erreichbaren Kunden-Hotline und hilfreichen Online-Seminaren.

Papiergebundene Prozesse hat die Holzner Bau OHG zum Großteil in die Cloud verlagert. Durch die integrierte Lösung "Lohn- und Gehaltsdokumente Online" stellt der Betrieb seinen Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsabrechnungen elektronisch zur Verfügung. Das System speichert die Dokumente verschlüsselt auf einem Server im Agenda-Rechenzentrum am Standort Deutschland. Die Mitarbeiter greifen vom PC oder mobilen Endgeräten darauf zu. "Bei uns nutzen alle diesen Service", sagt Ingrid Holzner, "sogar die älteren Mitarbeiter. Die mussten sich zwar erst daran gewöhnen, aber schätzen es nun, ihre Abrechnungen drei Jahre lang jederzeit online aufrufen zu können."

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