Vom Bauleiter bis zum Wachmann
Unkomplizierte Datennutzung für alle Ebenen des Bauunternehmens
von: Claudia Ballhause
Digitalisierung der Baustelle entlastet Projekt- und Bauleitung
Gelsenkirchen (ABZ). – Als Grund für die mangelnde Modernisierung werden oft fehlendes Mitarbeiter-Knowhow sowie zu komplexe Softwarelösungen angegeben. Dabei stehen Tools für die Baustellen-Digitalisierung zur Verfügung, die eine effiziente Baustellenorganisation ermöglichen und zum Beispiel die Anwesenheitserfassung und Mitarbeiterdokumentation automatisieren.
In einer Studie befragte Pricewaterhouse Coopers 100 Entscheider aus der Baubranche, wie hoch sie den Digitalisierungsgrad auf den unterschiedlichen Ebenen ihres Bauunternehmens einschätzen. Die Ergebnisse fielen nicht wirklich überraschend aus: Bei administrativen und Projektprozessen gaben die Teilnehmer mit rund 60 % einen relativ hohen Wert an. Ähnlich sah es bei operativen Prozessen wie der Bauausführung aus. Hier sahen 59 % der Befragten einen beträchtlichen Aufholbedarf. Auch die Ergebnisse des "Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021" von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom decken sich mit diesen Aussagen. Nur 38 % der mittelständischen Baubetriebe haben demnach die Digitalisierung fest in ihrer Geschäftsstrategie verankert. Lediglich 37 % digitalisieren die internen Prozesse, zum Beispiel mittels mobiler Lösungen für Mitarbeiter sowie mit digitalem Baustellenmanagement.
In den Studien wird deutlich, dass vor allem die vorgelagerten Schritte wie Planung und Baukalkulation sowie die administrativen Prozesse digitalisiert werden, nicht aber die Baustellenabläufe. "Dabei steckt gerade hier ein besonders großes Potenzial, um durch Automatisierung die Projektleitung, Bauleitung, Logistikverantwortliche und Auftragnehmer deutlich zu entlasten, beteiligte Firmen digital miteinander zu verzahnen und die Baustelle effizient zu organisieren", so David Flörchinger, Geschäftsführer der WSS-IT GmbH, die sich auf Entwicklung und Angebot der Bausoftwarelösung OPTICON.SITE spezialisiert hat. "Betrachtet man zum Beispiel die Anwesenheitserfassung und die Mitarbeiterdokumentation auf Baustellen, werden diese wiederkehrenden Aufgaben häufig analog erledigt", sagt Flörchinger und fügt hinzu: "Die Informationen werden auf Papier in Aktenordnern gesammelt oder auch in Exceltabellen oder Worddokumente eingetragen. Allerdings ist diese Art der Dokumentation nicht überschreibungssicher und gewonnene Daten können nicht nachhaltig genutzt werden." Dies erschwert zum Beispiel das sichere Übertragen der Daten, um sie auch für die nächste Baustelle zu verwenden. "Diese analoge Arbeitsweise bindet viele Ressourcen. Die benötigten Arbeitsschritte sind nicht gewinnbringend für das Bauprojekt an sich. Die dafür aufgewendete Zeit könnte viel effizienter für andere Aufgaben genutzt werden", so Flörchinger weiter.
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Intelligente Datenverwaltung statt analoges Erfassen
Mit einer entsprechenden Softwarelösung kann die Verwaltung der Baustellenmitarbeiter effizienter und übersichtlicher organisiert werden. Denn bevor Beschäftigte überhaupt Zugang zur Arbeitsstelle erhalten, müssen die Drittfirmen umfangreiche Dokumente vorlegen, um baustellenrelevante Auflagen zu erfüllen. Dazu gehören nicht nur die Vorlage von Personalausweis oder Versicherungsunterlagen, sondern beispielsweise auch Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis oder die Gewerbeanmeldung. Auf nicht digitalisierten Baustellen werden alle diese Dokumente persönlich eingereicht, kopiert und abgeheftet oder bestenfalls eingescannt.
Digitale Softwarelösungen für Baustellen wie zum Beispiel OPTICON.SITE ersetzen diese analogen Prozesse. Die Software bietet die automatisierte Anlage von Benutzerkonten für jede Firma des Bauvorhabens. Alle im Bauprojekt involvierten Unternehmen legen ihre Mitarbeiter selbst an und hinterlegen zollrelevante Dokumente. So können sie ihre Nachweispflichten erfüllen, ohne dabei Aufwand auf der Baustelle zu erzeugen.
Die Mitarbeiterdokumentation wird so nicht nur durch einen digitalen Prozess ersetzt, sondern es findet auch eine automatisierte Kontrolle der Gültigkeit der Mitarbeiterdokumente statt. Ist beispielsweise ein Ausweis abgelaufen, erinnert das Programm die zuständigen Nutzer in der Software automatisch an die anstehende Erneuerung, anstatt das Baustellenpersonal einzubeziehen. Durch eine Verknüpfung der Daten mit dem digitalen Baustellenausweis des Mitarbeiters erhält dieser so auch keinen Zugang mehr auf die Baustelle, wenn seine hinterlegten Dokumente nicht mehr aktuell sind. Die Zutrittsberechtigung erlischt dann simultan mit dem Ablaufen der Dokumente. "So gewinnt der Bauherr nicht nur eine vollständige Transparenz über die Baustelle", so Flörchinger, "sondern er macht einen garantiert großen Schritt in Richtung einer zollkonformen und digitalen Baudokumentation."
Jedes am Bau beteiligte Unternehmen hat standortunabhängig Zugriff auf seine Mitarbeiterdaten. "Alle auf der Baustelle Beschäftigten sollten unkompliziert Zugang zu Daten erhalten, die für sie relevant sind – vom Bauleiter bis zum Wachmann oder Baulogistiker. Das garantieren verschiedene Nutzerprofile je nach Rolle", erklärt Flörchinger. Die Verantwortung hingegen für eine DSGVO-konforme Sicherung der Daten verbleibt beim Plattformbetreiber selbst. Das ist eine zusätzliche Entlastung für den Bauherrn, da er nicht selbst für die Umsetzung der Datensicherheit zuständig ist.
Datenberichte geben Echtzeit-Einblicke in die Baustelle
Werden Anwesenheitsdaten digital erfasst und Dokumente von Baustellen-Mitarbeitern digitalisiert, dient dies nicht nur einer besseren Organisation auf der Baustelle. Eine digitale cloudbasierte Lösung ermöglicht auch Echtzeit-Einblicke auf die Baustelle, indem sie anhand von Abfragen Datenberichte erzeugt. So kann der Wachmann zum Beispiel auf einen Blick erfassen, wie viele Personen anwesend sind oder wie viele Ersthelfer sich gerade auf einer Baustelle befinden. Außerdem kann er filtern, zu welchen Mitarbeitern noch Dokumente fehlen. Anhand solcher Datenauswertungen können mitunter beträchtliche Optimierungspotenziale für die Baustellenorganisation erkannt werden, indem sie offenbaren, ob sich die Planung und die Durchführung des Bauvorhabens decken. Flörchinger: "Eine Software macht transparent, welche Prozesse reibungslos verlaufen und welche optimiert werden müssen. Sieht der Bauleiter zum Beispiel, dass eine Firma statt wie üblich zehn Mitarbeiter auf einmal 30 entsendet, kann er anhand dessen schlussfolgern, dass das Gewerk mit seinen Aufgaben eventuell in Verzug geraten könnte." Softwaregestützte Datenanalysen erlauben somit Einsichten, die sonst nicht möglich wären.
Auch wenn der Digitalisierungsgrad der Baubranche weiterhin ausbaufähig bleibt, investieren immer mehr Firmen in Softwarelösungen, zumindest für die digitale Umsetzung von Teilbereichen des Bauprozesses. Dabei ist ein ganzheitlicher Ansatz wichtig, wie Flörchinger betont: "Bauunternehmen sollten nicht nur irgendein einzelnes Tool einsetzen, das zum Beispiel bloß eine Excel-Tabelle ersetzt. Stattdessen sollten sie die Chance nutzen, so viele Prozesse wie möglich zu standardisieren, damit diese digital automatisierbar werden. So werden echte Mehrwerte geschaffen."
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