Von der Idee bis zum Abschluss

Bauleitstand für die Digitalisierung des operativen Geschäfts

von: Tobias Kieslich und Andras Baum

Düsseldorf. – Leitstände sind technische Systeme zur Online-Steuerung von Prozessen. Sie werden dort verwendet, wo Menschen schnelle und exakte Entscheidungen auf der Basis von vielen verschiedenen Informationen treffen müssen. Das besondere dabei ist die Online-Fähigkeit: In Sekundenschnelle werden die Daten aus ganz unterschiedlichen technischen Systemen eingesammelt und in einen Zusammenhang gebracht. Es wird signalisiert, wo Angaben fehlen oder wo Werte vom Sollzustand abweichen. Die Analysen werden in einem Cockpit zusammengeführt, aus dem dann in den jeweils interessierenden Bereich abgesprungen werden kann, um Korrekturen einzuleiten. Als Voraussetzung muss die Digitalisierung der zu steuernden Objekte und Prozesse geschaffen sein, d. h. eine Modellierung in IT-Systemen und der Anschluss der Objekte über Kommunikationsnetze.

Im Baubereich ist der Einsatz von Leitständen noch nicht so verbreitet. Doch auch hier haben wir es mit einer Vielzahl von Beteiligten zu tun, wobei allerdings Menschen statt Systeme im Vordergrund stehen.

Im Unternehmensalltag agieren die Projektbeteiligen, indem diverse Informationen (Daten und Dokumente) aus den Bereichen Anforderung, Planung, Kalkulation, Angebot, Genehmigung, Ausschreibung, Vergabe, Bau, Leistungserfassung und Leistungsfreigabe bis zur Abrechnung aus verschiedenen IT-Systemen gesammelt und weiter bearbeitet werden. Die Arbeit in verschiedenen Systemen, die unstrukturierte Nutzung des Mailsystems und die vielen Medienbrüche sind aufwendig, fehleranfällig und einem stringenten Controllingprozess nicht ohne weiteres zuführbar. Eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse kann nicht erfolgen, weil die komplexen Zusammenhänge nicht erkennbar sind. In vielen Unternehmen werden für die Unterstützung der Abläufe verschiedene IT-Systeme und oft auch "selbstgestrickte" Tools eingesetzt, die keinerlei Schnittstellen zueinander aufweisen. Während man üblicherweise nur Fachleute für Fachaufgaben einsetzt, verschwenden Mitarbeiter viel Zeit beim Basteln von Excel-Tools, die weder multi-user-fähig sind noch Qualitätsansprüche seitens IT-Methodik erfüllen können.

Der Verbesserungsanspruch bestand darin, mit den Mitteln der Digitalisierung den o. g. Status deutlich zu verbessern. Das bedeutet, dass für jede Baumaßnahme ein digitaler Zwilling in der Cloud abgebildet ist, d. h. dass alle wesentlichen Attribute und Dokumenttypen zur Beschreibung der Baumaßnahme modelliert sind. Der erforderliche Workflow muss so digitalisiert werden, dass die Beteiligten wechselnde Berechtigungen automatisch durch die Software erhalten, so dass sie gemäß Prozessschritt ihre Daten, Informationen und Dokumente bearbeiten können und wenn erforderlich an den anstehenden Arbeitsschritt erinnert werden.

Im Detail sollte eine Lösung entwickelt werden, die Fragen klären kann wie z. B.: Wie kann erreicht werden, dass Daten, die im Bauprozess entstehen, ausgtauscht und bewertet werden müssen, zeitnah zur Verfügung stehen? Wie erhalten wir eine Übersicht über den Aktualisierungszustand, die Qualität und vor allem auch den Inhalt der Angaben? Wie ermöglichen wir, dass Beteiligte gemäß ihrer Rolle die zum Bau zugehörigen Dokumente einfach finden, lesen bzw. auch schreiben dürfen? Wie können Kalkulationen von Baumaßnahmen in ein Angebot integriert oder auch in eine Bestellung überführt werden? Wie sichert man beim Erfassen der Kontaktdaten der vielen Partner das Einhalten der Datenschutzgrundverordnung? Wie garantieren wir überhaupt eine Übersicht über ein Portfolio von mehreren Tausend Projekten? Wie kann letztendlich gesichert werden, dass sich das System agil an neue Anforderungen und Beteiligte anpassen lässt?

Die Netzgesellschaft Düsseldorf nutzt für die Digitalisierung der Bauprozesse in der öffentlichen Beleuchtung einen Bauleitstand, der als Web-Anwendung ausgeprägt ist und lokal oder auch in der Cloud positioniert werden kann. Für dieses Bauportal kann jedem Beteiligten sofort ein kontrollierter Zugang zu den Baumaßnahmen gegeben werden und er wird somit in die Bauprozesse nach Bedarf eingebunden.

Der Bauleitstand steuert den Bauprozess von der Idee über die Freigabeentscheidungen bis zum Abschluss der Baumaßnahme. Kunden stellen über das Portal eine Anfrage ein. Damit ist ein neuer Eintrag in der Übersichtsliste "geboren", der nun sukzessive mit weiteren Daten und Dokumenten angereichert wird. Dieser Eintrag fungiert als Knoten, an dem sämtliche Informationen angehängt werden. Die Kalkulation zu diesem Eintrag erfolgt in einer Detailierungsebene: Hier werden alle Positionen aus einem einstellbaren Leistungsverzeichnis ausgewählt und die Mengen kalkuliert. Berechnete Kosten und Preise werden zum Knoten in der Übersichtsebene automatisch verdichtet.

Auch die Prozesse sind digitalisiert: Jeder Schritt im Workflow generiert einen Statuswechsel, so dass Berechtigungen automatisch neu gesetzt werden. So kann nach Abschluss und Freigabe die Kalkulation nicht mehr verändert werden. Weiterhin kann eine Mail generiert werden, so dass der Nächste in der Bearbeitungskette sofort informiert ist.

Jeder neue qualitative Zustand der Baumaßnahme wird historisiert. Damit ist Revisionssicherheit gewährleistet.

Die Web-Lösung arbeitet agil, denn per Customizing kann sie auf neue Strukturen, Prozesse und Personen eingestellt werden.

Aktuell arbeiten mit dem Bauleitstand Mitarbeiter der Stadt, die Stadtwerker und die Lieferanten. Die Prozessabläufe, vor allem auch diejenigen, die Unternehmensgrenzen überschreiten, wurden enorm beschleunigt. Daten und Bilder können auf der Baustelle direkt erfasst werden. Dokumente werden nicht mehr mehrfach per Mail durch die Gegend gesendet, sondern stehen zum direkten Zugriff über den jeweiligen Knoten bereit. Der Leitstand überwacht automatisch Grenzwerte und sendet bei Verletzungen selbstständig Mails an die Verantwortlichen. Ein Terminmanagement für Kolonnen ist integriert. Ein "elektronisches" Bautagebuch kann genutzt werden. Optional ist die händische Unterschrift unter ein Aufmaßblatt per Tablet auf der Baustelle möglich.

Die pbf project business factory GmbH als Lieferant der Lösung entwickelte das Bauportal auf Basis einer Standardplattform, die auch für andere fachliche Lösungen verwendet wird. Damit ist das Bauportal Nutznießer von Entwicklungen in anderen Bereichen, so z. B. die Verwendung von QR-Codes zur Identifizierung von Projekten bzw. Baustellen oder auch die geographische Darstellung von Objekten auf einer Karte.

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