"Wie ein Co-Pilot"
Quereinsteiger arbeiten als Disponenten
Herrieden-Neunstetten (ABZ). – Rd. 50 Lkw-Touren pro Tag mit bis zu 30 Abladestellen: Auch erfahrene Disponenten haben vor solchen Anforderungen Respekt. Kommt dann noch eine Mischung aus gewerblichen und privaten Kunden hinzu, wird die Auswahl an geeigneten Mitarbeitern meist überschaubar. Umso erstaunlicher sind die Erfahrungen, die das auf Gipser- und Malerbedarf spezialisierte Handelsunternehmen Gima gemacht hat. Der mittelständische Familienbetrieb verfügt an seinen vier größten Niederlassungen über einen Fuhrpark mit 30 Lkw, die auf den besagten 50 Touren im Nah- und Fernverkehr unterwegs sind. Der größte Teil von ihnen startet am Stammsitz in Neunstetten, wo zwölf Fahrzeuge und ein Zentrallager beheimatet sind. Disponiert werden die Lkw von vier Mitarbeitern, deren Arbeitsplatz bereits weitgehend digitalisiert wurde.
Hintergrund ist eine Software, die Gima bereits vor zwei Jahren eingeführt hat. Es handelt sich um das Transportleitstand- und Telematik System Opheo von der initions AG. "Wir haben uns aufgrund der vielen guten Referenzen im Baustoffhandel und der bewährten Schnittstelle zum ERP-System Unitrade für Opheo entschieden", erinnert sich Florian Wahler, der bei Gima die IT-Abteilung mit verantwortet. Opheo gelte im Baustoffhandel fast schon als Branchen-Standard.
Die Einführung von Opheo verlief zwischen dem Kickoff-Termin im Oktober 2015 und dem "Go Live" im Januar 2016 schnell und problemlos. Zwischen November und Dezember sei auch genügend Zeit für eine ausführliche Testphase und die zweitägige Schulung der Disponenten gewesen. Nach der Inbetriebnahme am Hauptsitz in Neunstetten folgten deshalb auch in kurzen Abständen die Niederlassungen Brandis, Maisach und Nürnberg. An den übrigen der insgesamt 19 Standorte ist jeweils nur ein Fahrzeug im Einsatz, so dass sich hier die Einführung der Software noch nicht gelohnt hat.
Neben der effizienten Art der Tourenplanung mit der selbst entwickelten Smart Planning Technologie überzeugte Opheo durch die integrierte Telematik-App Opheo Mobile und die sehr leichte Bedienung. "Ich war ein absoluter Neueinsteiger, der nie zuvor disponiert hatte", bestätigt Jürgen Tillmann, der in Neunstetten die Touren im Nahverkehr plant. Opheo mache ihm den Umstieg leicht. "Wer die Funktion der Software einmal verstanden hat, kann sofort mit der Tourenplanung beginnen," so Tillmann, dessen Karriere bei Gima im Lager begann. Ähnlich äußert sich sein Kollege Marius Zahner aus dem Bereich Fernverkehr: "Nach einer kurzen Einführung in den Transportleitstand fühlt man sich ganz schnell sicher, da Opheo wie ein Co-Pilot viele Berechnungen abnimmt, Vorschläge macht und alle Entscheidungen noch mal überprüft", so Zahner, der vor seinem Wechsel in die Disposition bei Gima als Lkw-Fahrer gearbeitet hat.
Die grafisch unterstützte Tourenplanung funktioniert einfach per Drag & Drop, wobei Opheo auf Wunsch die optimale Reihenfolge der Abladestellen errechnet. "Hinsichtlich der exakten Streckenplanung hat mich Opheo schon oft eines besseren belehrt", bekennt Zahner, der nur noch bei speziellen Kundenabsprachen in den digitalen Prozess eingreift. Im Zuge der Software-Einführung wurden sämtliche Lkw mit Opheo Mobile ausgerüstet. Die Lösung besteht im Wesentlichen aus einer Telematik-App, die auf handelsüblichen Android-Smartphones oder -Tablets installiert werden kann. Gima entschied sich für Tablets vom Typ Galaxy Tab4, die mit einer Halterung gut sichtbar im Cockpit befestigt werden können. Sobald der Fahrer seine mit Opheo erstellte Tour via Mobilfunk erhalten hat, bestätigt er dies mit einem Tastendruck und startet anschließend die Zielführung zur ersten Abladestelle. Als Navigationslösung fungiert der PTV Truck Navigator. "Zu den Besonderheiten der Lösung zählt, dass jeder Fahrer zwischen drei möglichen Tourvarianten wählen kann", hebt Zahner hervor. Auf diese Weise können die Fahrer mitentscheiden und ihre persönlichen Kenntnisse von aktuellen Baustellen in die Planung einbringen. Dieser Punkt hat die Akzeptanz der Lösung ebenso erhöht wie das vollautomatische und exakte Erfassen der Arbeits- und Pausenzeiten. Dies geschieht jetzt mit Hilfe einer Schnittstelle zu dem bei Gima eingesetzten Fuhrparkmanagement-System "TomTom Webfleet". Auf diese Weise werden die aktuellen Lenk- und Ruhezeitinformationen aus den Tachografen direkt an Opheo übertragen. Opheo Mobile ergänzt diese Daten um die tatsächlichen Arbeitszeiten, so dass alle Informationen für die Lohnabrechnung in digitaler Form vorliegen.
"Für unsere Buchhaltung hat sich dadurch der Aufwand bei den Fahrerabrechnungen um 70 % reduziert", meint Wahler. Doch auch die Fahrer profitieren: Einerseits wird ihnen das lästige manuelle Erfassen der Daten erspart und andererseits gehen durch die minutengenaue Dokumentation keine Arbeitszeiten mehr verloren. "Für die meisten Fahrer ergab sich dadurch eine Lohnabrechnungs-Differenz von 2 bis 3 Std. zu ihren Gunsten", berichtet Zahner. Die Schnittstelle zwischen Fuhrparkmanagement und Opheo bringt aber auch den Disponenten Vorteile: Die aktuellen Lenk- und Ruhezeiten stehen sofort im Dispo-Cockpit zur Verfügung und werden dort für Tourenplanung und Tagesvorausschau ausgewertet. Mit dieser integrierten Forecastingfunktion werden drohende Verspätungen sehr frühzeitig erkannt, so dass die Disponenten noch umplanen oder den Kunden informieren können.
Zusätzlich werden die Disponenten durch die automatisierte Avis-Funktion unterstützt. Damit werden Kunden automatisch per E-Mail oder SMS über den Zeitpunkt der bevorstehenden Anlieferung informiert. Die Benachrichtigung wird ausgelöst, sobald der Lkw eine vorher definierte Entfernung zum Ziel unterschreitet. Hierzu werden die Fahrzeugpositionen aus der Telematik-App laufend an den Opheo-Server übermittelt und ausgewertet. Fazit: Mit Opheo hat Gima die Digitalisierung gleich auf mehreren Ebenen vorangetrieben. Neben der Disposition profitieren Fahrer und Kunden sowie die zentrale Verwaltung durch transparente und beschleunigte Prozesse.
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