Wie Projektrisiken erst gar nicht entstehen
Management von Informationen als Schlüssel zum Erfolg
von: Andres Garcia Damjanov
München. – Bei größeren, privatwirtschaftlichen sowie öffentlichen Bauvorhaben gelten Projektinformationen stets als zielführender Faktor. Von den frühen Planungsphasen bis hin zum schlüsselfertigen Bau und der Übergabe ist es elementar, in jeder Phase und zu jedem Zeitpunkt auf relevante Informationen zugreifen zu können. Ist dies nicht der Fall, so lassen sich Fehler, Budget- und Zeitüberschreitungen nur schwer vermeiden. Dies gilt für Architekten, Ingenieure und ebenso für Bauunternehmen und Bauherren. Im Folgenden werden mögliche Projektrisiken veranschaulicht sowie Lösungsansätze vorgestellt, damit diese erst gar nicht entstehen.
Bereits bei mittelgroßen Bauvorhaben gehören tausende Dokumente zur Tagesordnung. Wird ein spezielles Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, so stellt sich die Suche danach oft als Herausforderung dar. Dabei müssen Dokumente nicht zwingend falsch abgelegt sein. Viele Verantwortliche können sich bei der Masse an Informationen schlicht nicht mehr merken, wo sie diese abgelegt haben. Die Folge: Die Suche ist zeitintensiv und wichtige Projektaufgaben können somit ins Stocken geraten. Dies birgt auch Risiken: Denn wann immer für den Projektfortgang entscheidende Informationen nicht zugänglich sind, sind Fehler keine Seltenheit und diese können das Projekt gefährden. Hilfestellung kann hier eine Systemlösung schaffen, die Projektinformationen von Relevanz für jeden Beteiligten zu jeder Zeit zugänglich macht und es dabei keine Rolle spielt, wo die Dokumente abgelegt wurden. Sind sämtliche Projektinformationen – ähnlich wie bei Google – indexiert, so sind nicht nur die gewünschten Daten leicht zu finden, sondern auch kontextbasierte Informationen, die dabei helfen, für einen reibungslosen Verlauf der Baumaßnahme stets die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Die meisten an Bauprojekten beteiligten Parteien vertrauen auf ihre firmeneigene, etablierte Software. Schließlich offeriert der Markt eine Vielzahl von Softwareprogrammen und -tools. Selbst innerhalb eines Unternehmens kommen – je nach Aufgabenschwerpunkt – mehrere Softwaresysteme zum Einsatz. Projektinformationen sind somit in unterschiedlichen Programmen verstreut und werden gewöhnlich nicht in allen Systemen auf die gleiche Art und Weise vermerkt und eingepflegt. Natürlich können die Daten händisch – von Programm zu Programm – mühsam abgetippt werden. Insbesondere beim manuellen Übertragen von Daten passieren oft Fehler. Werden diese nicht gefunden, führt es im Projektverlauf nicht selten zu Zeitverzögerungen und damit erhöhten Kosten. Schlimmer noch, zieht sich ein Fehler durch verschiedene Projektabschnitte, können daraus noch viele weitere resultieren. Hier helfen Lösungen, die im Zusammenspiel mit vielen verschiedenen Softwaresystemen intelligent interagieren und somit Fehler beim Abtippen vermeiden sowie einen händischen Übertrag komplett überflüssig machen.
Die Bauindustrie unterscheidet sich vor allem dahingehend von anderen Branchen, dass viele verschiedene Firmen gemeinsam an einer Maßnahme arbeiten. Je größer die Baumaßnahme, desto mehr Unternehmen sind beteiligt, oft mit eigenen Architekten, Ingenieuren und Bauunternehmen sowie zahlreichen Subunternehmern für die unterschiedlichen Gewerke. Kommen so viele Mitglieder in nur einem Team zusammen, sollte jeder genau wissen, woran alle anderen Partner arbeiten und wie weit ihre Aufgaben fortgeschritten sind. In diesem Fall gilt es, ein Fundament für eine optimale Zusammenarbeit zu schaffen: Denn nur, wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen und eine durchgängige Kommunikation aller am Projekt beteiligten Parteien gewährleistet ist, lassen sich abstimmungsbedingte Fehler sicher vermeiden. Dafür ist eine zentrale Informationsplattform vonnöten, die Planung und Termine exakt vorgibt.
Bei Bauprojekten reicht es in der Regel nicht aus, alle beteiligten Unternehmen zu kennen und mit diesen in Kontakt zu treten. Entscheidend für den Projekterfolg ist eine sinnvolle Aufgabenverteilung. Dabei ist es wichtig, zu wissen, welche Teams und Firmen mit welchen Tätigkeiten betraut sind, wie der aktuelle Status aussieht und welche Vorgänge wann abgeschlossen sind. Wenn der Projektstatus eine große Unbekannte ist, können sich an verschiedenen Stellen immer wieder Fehler einschleichen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Angebotabgaben von Bauunternehmen. Gehen Angebote von Baufirmen im Projektverlauf verloren, so kann es passieren, dass Unternehmen auf der Baustelle anrücken, um ihre Aufgabe zu erfüllen und niemand weiß, wer diese Leistung genehmigt hat. Es folgt eine Kette von Absprachen und Diskussionen, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann, bis mit dem Bau fortgefahren wird. Ist allerdings ein System im Einsatz, das sämtliche Informationen über Bauaufgaben und zur Beauftragung überwacht, kann eine solche Situation, die auf Baustellen nicht ungewöhnlich ist, gar nicht erst entstehen. Im Gegenteil: Der aktuelle Projektverlauf ist stets transparent. Projektverantwortliche wissen, was aktuell passiert und an welchen Stellen es Verzögerungen oder Engpässe gibt. Auf diese Weise können Verspätungen und Fehler zielsicher vermieden werden und das, bevor sie passieren.
Was passiert bei Fehlern und wer ist schuld daran? Diese Frage stellt sich fast täglich auf größeren Baustellen. Wie können Rechtsstreitigkeiten am Bau von Anfang an zielsicher vermieden werden? Werden Projektinformationen allesamt auf einer zentralen Plattform verwaltet, auf der sämtliche Beteiligte ihre Informationen miteinander austauschen können – und das bei Verwendung ihrer hauseigenen Softwareprogramme – können sämtliche Projektschritte auf einfache Weise nachvollzogen werden. Wer hat welches Dokument verschickt, wer hat es erhalten und wann wurden projektrelevante Daten heruntergeladen? Diese und weitere Fragen sind beim Blick auf die zentrale Datenplattform geklärt. Denn keiner kann mehr behaupten, dass er erforderliche Informationen nicht erhalten hat. Eine intelligente Dokumentation des Projekts wie diese unterstützt nicht nur Projektmanagement und -überwachung, sondern liefert auch dann alle entscheidenden Fakten, sollte es doch einmal zur Klage kommen.
Die Masse an Informationen, die es bei Bauprojekten grundsätzlich zu handeln gilt, ist meist der Grund für Verzögerungen und Budgetüberschreibungen. Je größer die Baumaßnahme und je größer die Anzahl der Instanzen, die daran mitarbeiten, desto höher ist das Risiko für derartige Probleme, wenn keine gezielte Projektkoordination sichergestellt ist. Projektinformationen sind der Schlüssel, ob ein Bau- oder Infrastrukturprojekt am Ende zum Erfolg führt oder scheitert. Mit der richtigen, IT-gestützten Organisation von Projektinformationen, kann Risiken, Verzögerungen, Mehrkosten und vielen weiteren potenziellen Problemen am Bau von Beginn an sinnvoll entgegen gewirkt werden und das Ziel ist erreicht: Das Projekt ist im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen fertiggestellt.
Der Autor ist Sales Director Central, Eastern and South Europe bei der Newforma Germany GmbH.
ABZ-Stellenmarkt
