Struktur schaffen
Lager besser organisieren
Greven (ABZ). – Materiallager von Bauhandwerksbetrieben sind oft schlecht organisiert und unübersichtlich. Eine fehlende Struktur kann neben Unzufriedenheit innerhalb des Betriebs auch für einen Produktivitäts-Engpass sorgen.
Die Folgen für den Betrieb können gravierend sein: hohe Kapitalbindung im Lager, erhebliche Zinskosten, Umsatzdruck und eine geringe Liquidität. Um Abhilfe zu schaffen, hat sich das Unternehmen Paulus-Lager darauf spezialisiert, Lager möglichst übersichtlich zu organisieren.
"Die Ursache für ein unorganisiertes Lager ist häufig ein Mangel an einfachen, standardisierten Abläufen", sagt Doris Paulus, Inhaberin der Paulus-Lager GmbH. Das Paulus-Lager beseitige diese Engpässe auf Dauer und sorge dafür, dass ein Betrieb gar nicht erst in die roten Zahlen rutsche. Zudem würden gerade die Inhaber Zeit gewinnen, die sie beispielsweise für ihre Familie nutzen könnten. Mehr Freude an der Arbeit und zusätzliche Gewinne seien weitere Folgen, so Doris Paulus.
Ein wesentliches Grundelement des Lagersystems von Paulus Lager ist es, Standard- und Kommissionsmaterial zu trennen. Das Vorgehen zieht sich von der Bestellung über die Warenannahme, Lagerung, Verarbeitung und den Baustellenrücklauf durch den gesamten Materialfluss und wird für alle Mitarbeiter im Betrieb transparent und nachvollziehbar. Jedes Standardmaterial wird immer an demselben Platz gelagert, der auf der Bestellkarte mit der Mindestlagermenge beschriftet ist. Sobald die Mindestmenge erreicht ist, wird die Karte entnommen und in ein Ablagefach gelegt. Eine Verwaltungskraft leert dieses Fach und bestellt das Material digital.
Im Paulus-Lager gibt es eine Warenannahmezone, in der immer der gleiche Mitarbeiter – oder seine Vertretung – gelieferte Ware annimmt und prüft, ob sie in Ordnung ist und zur Bestellung passt. Er fängt alle Lieferfehler ab. Anschließend wird das Standardmaterial sofort ins Standardlager und das Kommissionsmaterial ins entsprechende Kommissionslager gebracht. Auch eine gewissenhafte Rechnungsprüfung und Nachkalkulation findet nicht mehr durch den Chef oder Arbeitsvorbereiter statt, sondern durch eine Verwaltungskraft im Büro.
Laut Paulus wisse nach einer Umorganisation durch Paulus Lager jeder Mitarbeiter in der Werkstatt und auch jeder Monteur, wo sein Material lagert. Er könne es ohne Suchen oder Nachfragen nehmen und in sein Fahrzeug laden. Für jeden Auftrag stehe sofort das passende Material zur Verfügung. Leerlaufzeiten, mehrfache Anfahrten und unnötige spontane Beschaffungsfahrten entfielen dadurch. Der Chef (oder die Chefin) und die Verantwortlichen für die Arbeitsvorbereitung könnten ihre Arbeitszeit produktiver einsetzen, so die Einschätzung die Experten. Baustellen würden schneller abgeschlossen und die Kunden seien zufriedener.
Durch die Optimierung des Materialflusses wandern 20 bis 30 % – anstatt der sonst üblichen 10 % – des nicht für einen Auftrag verbrauchten Standardmaterials wieder in den Produktionsprozess. Nicht mehr benötigtes Kommissionsmaterial wird möglichst an die Lieferanten retourniert. Was nicht zurückgeschickt werden kann, wandert in ein Kommissionsrestelager und wird in einem festen Turnus entsorgt. Denn meist ist es zu speziell, um wiederverwendet zu werden.
Die Artikelliste mit allen Standardmaterialien des Betriebes ist die Grundlage für die Verwaltung, wenn sie die Kundendienstaufträge abrechnet. Gleichzeitig dient sie als Basis für die Verwendung von Tablets für die Monteure. Die Arbeitsvorbereiter und Projektleiter können in der Artikelliste die Mindestmenge für die Projektplanung sehen. Somit wird der Gang in die Werkstatt zur Prüfung der Materialbestände überflüssig. Es bleibt also mehr Zeit, um Projekte sorgfältig zu planen und somit den Umsatz zu steigern.
Mit dem Paulus-Lager ist Unternehmensangaben zufolge eine schnelle und zuverlässige Inventur quasi auf Knopfdruck möglich. Die Inventur habe einen "stehenden Wert": Es werden die Mittelwerte zwischen Min- und Max-Mengen in der Artikelliste berechnet. Das ist laut HGB erlaubt und hält einer Betriebsprüfung stand.
"Als Spezialistin für wirksame und lösungsorientierte Lagerorganisation sehe ich mich als Partnerin der Betriebe" sagt Doris Paulus. "Es geht immer um die Menschen." Ihnen vermittle sie strukturiertes und professionelles Handeln und sie begleite sie intensiv. Wenn die Prozesse durch Paulus Lager reibungsloser ablaufen würden, spare das viel Zeit. Weitere Folgen seien entspanntere Mitarbeiter, eine bessere Liquidität und mehr Zeit für die Kunden.
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