JobMind Bau entlastet Bauleitung
Rechnungen schneller prüfen
Dazu zählt auch die digitale Rechnungsverarbeitung. Die Bauleitung prüft die komplexen Rechnungen oft noch händisch, wobei jede Korrektur eine Neuberechnung von Zwischensummen, Rabatten und der Gesamtsumme nach sich zieht. Mit dem Softwaremodul JobMind Bau der Mannheimer JobRouter AG digitalisieren und automatisieren bereits mehr als 140 Bauunternehmen ihre Prozesse, teilt die Firma mit.
"Auf dem Bau gibt es an allen Ecken und Enden zu wenig Personal. Die digitale Rechnungsprüfung und -korrektur nimmt Arbeit ab, automatisiert zeitaufwendige Arbeitsschritte und entlastet Bauleiter und Sachbearbeiter im Tagesgeschäft", sagt Stefan Weimann, Produktmanager von JobRouter. "Auch unterstützt sie den Bauleiter in seiner Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Rechnungsprüfung." Mit JobMind Bau lassen sich digitalisierte Baurechnungen am Bildschirm analysieren und bearbeiten.
Das Ausdrucken und Einscannen von Rechnungen sowie manuelle Nachberechnungen entfallen. Stattdessen kann die Bauleitung Änderungen direkt am Bildschirm eintragen, woraufhin die Software alle Summen automatisch neu berechnet. "Im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung in der Baubranche stellt die digitale Rechnungsprüfung nicht nur eine effiziente, sondern auch eine konsequente Maßnahme für die Betriebe dar. Mit dem digitalen Werkzeug lassen sich Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit von Rechnungen erhöhen und Doppelbearbeitungen verhindern", sagt Weimann. JobMind Bau ist nach Herstellerangaben speziell auf die Baubranche zugeschnitten. Die Kombination aus visueller Darstellung von Rechnungen, digitaler Bearbeitung und anschließendem Versand über die JobRouter-Plattform sei auf dem Markt bislang einzigartig.
Das Modul gewährleiste außerdem eine steuerrechtlich sichere Rechnungsbearbeitung nach § 13b UStG. In Kombination mit weiteren Modulen wie JobMind Cloud erhöhen Bauunternehmen den Automatisierungsgrad bei der Rechnungsprüfung und -korrektur um bis zu 70 %, versprechen die Verantwortlichen. Zusätzliche Funktionen wie die Vorqualifizierung von Rechnungsdaten, die automatisierte Digitalisierung von Belegen und Rechnungen sowie die revisionssichere digitale Archivierung sind mit der JobRouter-Software möglich.
- Automatische Analyse: In Kombination mit der JobMind Cloud führt JobMind Bau nach Erhalt einer analogen oder digitalen Rechnung automatisch eine Analyse des Dokumentes durch. Dabei extrahiert die Software alle auf dem Beleg enthaltenen Informationen mithilfe einer OCR-(Optische Texterkennungs-)Technologie.
- Manuelle Nacherfassung: Anschließend erfolgt eine Sichtkontrolle durch die Sachbearbeitung. Eventuell nicht ausgelesene Daten können manuell ergänzt werden, wodurch die vollständige Erfassung der Rechnungsdaten sichergestellt wird.
- Korrektur und Freigabe: Die Bauleitung erhält eine vollständig erfasste und korrekturfähige digitale Rechnung. Sie prüft und korrigiert die einzelnen Rechnungspositionen direkt am Computer oder Laptop. JobMind Bau berechnet automatisch Zwischensummen, Überträge und die Gesamtsumme der Rechnung.
- Export der korrigierten Rechnung: Die korrigierte Rechnung kann im Anschluss als PDF-Datei exportiert und versendet oder ausgedruckt werden.
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