Achern (ABZ). – Weniger Papier, mehr Digitalisierung: Im gewerblichen Umfeld müssen Unternehmen ab dem Jahreswechsel 2024/2025 grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen, ab dem 1. Januar 2027 auch erstellen und versenden können.
Für kleine Unternehmen greifen die Vorschriften zur Ausstellung von E-Rechnungen spätestens ab 2028. Mario Schnurr, Diplom-Betriebswirt (BA) und Steuerberater bei Schultze & Braun, erläutert alles Wichtige rund um die E-Rechnung.
"Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes und stellt einen wesentlichen Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar", sagt Mario Schnurr, der am Stammsitz der bundesweit vertretenen Kanzlei im badischen Achern tätig ist. "Ziel der E- Rechnung, die auf die europäische Norm EN 16931 zurückgeht, ist es den Rechnungsprozess zu modernisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern."
Hintergrund für die Änderung bei der Rechnungsstellung ist aber auch die geplante Einführung eines zunächst nationalen und dann EU-weiten elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems. Dieses soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden, die Digitalisierung der Rechnungen ist also nur der erste Schritt dorthin.
"Ein wichtiger Punkt ist, dass die E-Rechnung nicht einfach nur ein PDF-Dokument der Papierrechnung ist, wie es schon jetzt von immer mehr Unternehmen ausgestellt und an Kunden etwa per E-Mail versandt wird", sagt Schnurr. "Die E-Rechnung ist vielmehr eine Rechnung in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format, das elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden kann."
Ebenfalls wichtig: Vorgabe ist, dass der Datensatz der E-Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden können muss. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die Norm EN 16931 EU-weit einheitlich festgelegt.
"Ein Unternehmen muss bereits ab kommenden Jahr empfangsbereit für Eingangsrechnungen im neuen Format der E-Rechnung sein und perspektivisch auch E-Rechnungen ausstellen, wenn es gewerbliche Kunden hat", erläutert Schnurr. "Jedoch hängt der Zeitpunkt, ab dem für ein Unternehmen die Vorschriften der E-Rechnung greifen, von dessen Umsatz ab." Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sind zwei Umsatzgrenzen relevant:
Zudem beschleunigt die Verarbeitung von E-Rechnungen den Zahlungsverkehr und stärkt das Cashflow-Management.
Bei der Vorbereitung und die Umstellung auf die E-Rechnung sollten Unternehmen jedoch auch die Aufbewahrungsfristen im Blick haben: Wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens zehn Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde.
"Trotz der Änderungen durch das Wachstumschancengesetz gelten immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten. Die E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter jederzeit darauf zugreifen kann", sagt Schnurr.
Zusammengefasst gilt: Gerade mit dem Blick auf die Besonderheiten ist unbestritten, dass die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst einiges an Aufwand erzeugt. Unternehmen sollten sie daher zeitnah angehen, um zum Start 2025 bereit für die E-Rechnung zu sein. Denn die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordert sowohl Zeit als auch Know-how inklusive der Schulung von Mitarbeitenden – etwa durch Softwarepartner, Steuerberater oder Verbände. Ist die E-Rechnung aber erst einmal eingeführt, bringt sie deutliche Arbeitserleichterungen sowie eine substanzielle Kosten- und Zeitersparnis.
