Lean-Management für E-Mails
Projektbezogene Daten werden doppelt so schnell abgelegt
Als Dienstleister für Projekt- und Lean-Management habe EDR es sich zur Aufgabe gemacht, auch firmenintern nach Lean-Prinzipien zu agieren, erklärt Alex-ander Kammerl, einer der Geschäftsführer der EDR GmbH. Daher würde EDR Prozesse fortwährend untersuchen und optimieren. Jede kleine zeitliche Einsparung bei internen Prozessen sei wichtig. Denn wenn diese Abläufe tagtäglich in großer Häufigkeit durchgeführt werden, kann dies in Summe bedeutend dazu beitragen, Ressourcen zu sparen.
Eine solche Tätigkeit ist es auch, eingehende E-Mails abzulegen. Laut Geschäftsführer Kammerl muss jeder Mitarbeiter bei EDR für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Projektgeschehens durchschnittlich 15 projektrelevante E-Mails pro Tag ablegen. Insgesamt summiert sich die Anzahl der abzulegenden Mails auf rund 400.000 Mails pro Jahr. Das in der Vergangenheit bei EDR eingesetzte, datenbankbasierte Dokumentenmanagement-System erforderte von den Mitarbeitern, die E-Mails nach vordefinierten Kategorien und Katalogen zu indexieren. Diese dauerte etwa 30 Sekunden pro E-Mail beziehungsweise 3300 Stunden pro Jahr. Unabhängig von der demotivierenden Zeitverschwendung führte dieser Prozess auch zu Schwierigkeiten, wenn eine E-Mail nicht eindeutig zugeordnet werden konnte, weil sie beispielsweise einen Terminplan und gleichzeitig eine Kostenübersicht enthielt. Bei größeren Projekten, bei denen oft mehr als 50 E-Mails pro Tag eingehen und viele Besprechungen und Telefonaten zur Tagesordnung gehören, würden nicht alle Mitarbeiter die E-Mails im System konsequent strukturiert indexieren. Die Folge: "Die Dokumentation war unvollständig und nicht alle projektbezogenen Informationen konnten wiedergefunden werden", berichtet Geschäftsführer Kammerl.
Das Unternehmen suchte daher nach einer IT-Lösung, bei der eingehende E-Mails im Schnitt etwa doppelt so schnell projektbezogen abgelegt werden können und die gleichzeitig das Fundament bildet, Projekt effizient zu dokumentieren. Diese hat die EDR GmbH jetzt in der nicht-invasiven Enterprise Project Information Management Solution (EPIMS) von Newforma gefunden. Ein weiterer Vorteil: Die Software greift im Gegensatz zu DMS-Systemen nicht in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur ein und kann erforderliche Informationen und Dokumente schnell und sicher wieder auffinden, da sie die Projektdaten intelligent indexiert.
"Die manuelle Indexierung eingehender E-Mails zum Projektgeschehen ist dank Newforma nicht mehr notwendig", so Kammerl. "Sobald E-Mails und Dokumente einmal einem Projekt zugeordnet sind, kann das System sämtliche darin verankerte Informationen auf einfache Weise auffinden und abrufen. Newforma ist Lean Management für die E-Mail-Kommunikation." Genau das habe die EDR GmbH gesucht.
Dauert die Ablage einer E-Mail nur noch 10 Sekunden statt 30 Sekunden, so sind die Einsparungen im Unternehmen riesig. Die Geschäftsführung geht von mindestens 2000 Stunden jährlich aus, was ein voller Erfolg für EDR ist.
In sehr kurzer Zeit und mit nur geringem Schulungsaufwand war die neue EPIMS-Software von Newforma unternehmensweit eingeführt. Die EDR GmbH nutzt neben der Dokumentenverwaltung unter anderem auch die Funktionalitäten Aufgabenverwaltung (Aktionselemente), Adressen und Serienbriefvorlagen, mit denen das Unternehmen Prozesse der Koordination und Kommunikation verbessern konnte.
"Newforma ist eine smarte Lösung für die Baubranche", meint Kammerl, "denn Newforma ist, im Gegensatz zu DMS- und CRM-Systemen, projekt- und nicht kundenorientiert." Im gesamten Bauwesen würden Dokumente und Informationen immer Projekten zugeordnet. Genau dafür sei Newforma geschaffen.
ABZ-Stellenmarkt
