Hauptsache einfach
Gerüstbau startet in Digitalisierung
"Für den Betrieb und seine Mitarbeiter ist DMS der einfache Einstieg in die Digitalisierung", erklärt Dominik Hartmann, Geschäftsführer von OneQrew, und weiter: "Nach Bedarf kann das System durch weitere Softwarelösungen von OneQrew wie das Softwarepaket CP-Pro für Gerüstbauer ausgebaut werden. Aber auch Lösungen anderer Anbieter wie Microsoft Office oder DATEV können integriert werden, bis hin zur vollständigen Digitalisierung des Betriebs."
IT-Lösungen für das Handwerk
Die mittelständische Unternehmensgruppe OneQrew vereint 14 Softwarehäuser aus Deutschland, Österreich und der Schweiz unter einem Dach und konzentriert sich laut Unternehmen auf die Entwicklung verbundener IT-Lösungen für das Handwerk.
"Wir stellen immer wieder fest, dass Betriebe angesichts von Fachkräftemangel und hoher Arbeitskosten ihre Abläufe digitalisieren wollen. Aber sie zögern, weil die Lösungen zu aufwendig zu implementieren und nicht wirklich flexibel erweiterbar sind. Dort setzen wir mit unserem DMS an", erklärt der OneQrew-Chef.
Das Dokumenten-Management-System (DMS) der Unternehmensgruppe, das von der Tochtergesellschaft Accantum entwickelt wird, ermöglicht es laut Entwickler, Dokumente aller üblichen Formate vollautomatisch korrekt abzulegen. Dazu zählen Mails, digitale Bilder, PDF-, Text- und Tabellendateien oder auch gedruckte Unterlagen, die eingescannt werden. DMS macht alle Dokumente durchsuchbar, indexiert enthaltene Informationen und ermöglicht dadurch den direkten Zugriff auf die Inhalte. Beim DMS von OneQrew spielt sich dem Unternehmen zufolge alles auf der DropZone ab: eine übersichtlich gehaltene Oberfläche mit einem integrierten Suchfenster. Dort können Mitarbeiter ihre Suchanfrage eintippen und bekommen Antwort. So erhalte der Personaler die passende digitale Personal-Akte zur Personalnummer, der Meister bekomme die Projektakte mit allen Bildern und CAD-Plänen zur Projektnummer und der Mitarbeiter zur Kundennummer alle Angebote, Aufträge und Rechnungen eines Geschäftspartners.
Das DMS bereitet die Daten übersichtlich auf
Viele Anfragen sind dringlich, wenn es zum Beispiel um Mahngebühren, Kündigungs- und Skontofristen geht. "Einfache Suchfunktionen wie bei Google oder Bing reichen hier bei Weitem nicht aus. Der Mitarbeiter will keine Treffer durchforsten, um das gewünschte Datum zu finden oder um festzustellen, ob ein Servicevertrag noch läuft. Er möchte auf Anhieb eine definitive Auskunft", erklärt Hartmann. Entsprechend bereitet das DMS die Daten übersichtlich auf, verspricht er.
Doch auch komplexe Suchanfragen seien möglich. In Kürze liefert das DMS umfangreiche Angaben, die händisch nur mit Mühe gefunden werden könnten. Werden diese Angaben häufiger benötigt, lohne es sich, die Suche als persönliche Suchvorlage zu speichern.
So braucht es nur noch den sprichwörtlichen Knopfdruck, um sich etwa alle Kreditorenverträge eines Standorts oder eines Mandanten anzeigen zu lassen, deren Laufzeit innerhalb der kommenden zwölf Monate ausläuft. Personalakten, die für alle einsehbar sind; sensible Unterlagen zur wirtschaftlichen Lage des Betriebs: Es gebe gute Gründe, den Zugriff von Mitarbeitern auf den Datenbestand via DMS zu begrenzen. Das geschehe über die Anlage von Benutzerkonten durch den Systemadministrator. So bekommt jeder Mitarbeiter persönliche Daten zum Einloggen und in der Folge den Zugriff auf genau die Daten, die er benötigt. Andere Daten bleiben ihm verborgen. Damit erfüllt das DMS alle gesetzlichen Vorgaben zu Archivierungs-, Datenschutzstufen und Personendaten, aber auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation (GoBD).
Mittels DMS lassen sich einfache Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren, so die Entwickler. Doch auch komplexere Abläufe können digital abgebildet und steuerbar gemacht werden: durch das Workflow-Management-System (WMS) von OneQrew und weitere Lösungen der Softwarehäuser der Unternehmensgruppe.
Module bilden Abläufe im Gerüstbau digital ab
Allen voran sei die Software Gerüstbau-Office von CP-Pro zu nennen, die mit ihren Modulen sämtliche Abläufe in Unternehmen der Gerüstbau-Branche digital abbildet – von der Planung über das Projektmanagement bis hin zum Controlling. "Gerüstbau-Office kann über eine Schnittstelle mit dem DMS verbunden werden und erhält damit eine leistungsfähige Ablage-, Archiv- und Suchfunktion", sagt CP-Pro-Geschäftsführer Gregor Clausen.
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