ZUGFeRD und XRechnung
Formate für die e-Rechnung im Vergleich
von: Kerstin A. MoserWürselen (ABZ). – Kostenersparnis, verringerter Zeitaufwand und eine erhöhte Transparenz: Elektronische Rechnungen erleichtern den Arbeitsalltag in Handwerksbetrieben. Mit dem aktuellen E-Rechnungsgesetz unterstützt die Gesetzgebung ihre flächendeckende Etablierung: Rechnungen an den Bund müssen künftig in elektronischer Form eingehen. Es macht also Sinn, sich mit den verschiedenen Formaten auseinanderzusetzen.Mit dem 2011 beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz wurde der Grundstein für eine moderne und elektronische Rechnungsstellung gelegt, indem Papier- und elektronische Rechnungen für gleichwertig erklärt wurden. Mit ihrer Richtlinie 2014/55/EU verfolgt die Europäische Union nun das Ziel, die Papierrechnung in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz national umgesetzt. Aus diesem Grund akzeptiert der Bund ab dem 27. November nur noch elektronische Rechnungen – diese sind damit Pflicht. Handwerksunternehmer sollten sich also spätestens jetzt mit der digitalen Rechnung auseinandersetzen. Zwei digitale Rechnungsformate sind dabei zu beachten: das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung. Für beide gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen, sie weisen jedoch Unterschiede auf.Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. Sie ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund. Die XRechnung basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die ab November gültige Verordnung vorgibt. Die Rechnung wird über eine zentrale Rechnungseingangsplattform eingereicht, welche neben der einfachen Handhabung den Vorteil bietet, dass eingereichte Rechnungen automatisch auf Fehler geprüft und diese im Bedarfsfall an das Unternehmen gemeldet werden. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden.Bei einer ZUGFeRD Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokumentes: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD-Rechnung ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931.Vorteile von ZUGFeRD sind elektronisch erstellte und direkt übermittelte Rechnungen, beschleunigte Prozesse in der Rechnungsstellung und ein medienbruchfreies Datenformat. Zudem fördert ZUGFeRD die zügige Rechnungszahlung sowie Liquidität. Die manuelle und fehleranfällige Übergabe von Arbeitszetteln entfällt, Kosten in der manuellen Bearbeitung der Rechnungsstellung sinken und Versandwege sowie Porto-Kosten werden gespart. Außerdem schafft ZUGFeRD Platz in Aktenschränken und fördert die elektronische Archivierung.Vorteile der XRechnung sind ein digitaler, papierloser Prozess für die Rechnungsstellung, reduzierte manuelle Aufwände auf beiden Seiten, verkürzte Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung und schneller beglichene Rechnungen durch schnelle Rechnungsstellung. Zudem fallen Porto- sowie Papierkosten weg.Das ZUGFeRD-Format ist speziell für eine digitalisierte Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen empfehlenswert, während die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen die Nutzung der XRechnung voraussetzt. Unabhängig vom Format bietet die Rechnungsstellung auf digitalem Wege so viele Vorteile, dass sie sich mit Sicherheit weiter etablieren wird. Möchte ein Handwerksbetrieb die Digitalisierung der eigenen Prozesse mithilfe einer entsprechen-den Software-Lösung vorantreiben, sollten bei der Wahl des Produktes die Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungsstellung unbedingt geprüft werden.------------------------Die Autorin ist Geschäftsführerin bei der Moser GmbH & Co. KG.
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