Digitale Projektdokumentation
Mobile Softwarelösung spart Zeit und weite Wege zur Baustelle
Hof (ABZ). – Um die handgeschriebenen Stundenzettel zu eliminieren und sowohl die Poliere als auch die Personalabteilungzu entlasten, suchte dieAS-Bau Hof GmbH eine mo-bile Zeiterfassungssoftware. Die oberfränkischen Bauspezialisten haben sich auf den Tief-, Straßen- und Rohrleitungsbau, der ca.60 % der Tätigkeiten ausmacht sowie den Ingenieur-, Industrie- und Gewerbebau spezialisiert. Mit 140 Mitarbeitern wickelt das Unternehmen Bauprojekte hauptsächlich in Oberfranken sowie dem südlichen Thüringen und Sachsen ab. Das Bauunternehmen entschied, das System zur Zeiterfassung und mobilen Projektdokumentation der 123erfasst.de GmbH aus Lohne einzusetzen. 123erfasst bietet weitaus mehr Funktionalitäten als nur die der Zeiterfassung. Das System sei zudem überaus benutzerfreundlich, so das Unternehmen. Dies erkannte man auch bei AS-Bau Hof. In einem dreimonatigen Pilotprojekt sollte von einem repräsentativen Querschnitt der Mitarbeiter – dazu gehörten technikaffine und weniger technikaffine Kollegen – sowohl die Handhabung des Programmes als auch im ersten Schritt die Funktionalität der Zeiterfassung getestet werden. Ziel war es neben einem intensiven Praxistest die während des Einsatzes aufkommenden Fragen zu sammeln und deren Beantwortung zu dokumentieren. Jochen Dick, zuständig für Organisation und IT bei der AS-Bau Hof: "Wir haben daraufhin unseren Anforderungen entsprechend die Bedienungsanleitungen schriftlich niederlegt und die weiteren Kollegen geschult." Nachdem alle Poliere mit Smartphones und der 123erfasst-App ausgestattet waren, startete erfolgreich der Praxisbetrieb.
123erfasst besteht aus einer App in Verbindung mit einer Datenbank und einer Software für die Administration, das Lohnbüro und die Projektabteilung. Von einem Server aus, der entweder im eigenen Unternehmen oder in einem externen Rechenzentrum stehen kann, wird die Software gesteuert. Mittels der Smartphone-App sammeln die Mitarbeiter Unternehmens- und Projektinformationen mobil. Die Übertragung erfolgt durch die App automatisiert und verschlüsselt im Hintergrund. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, erfasst der Anwender die Daten offline. Diese bleiben gespeichert und sobald das Mobilgerät wieder Empfang hat, werden die Daten automatisch auf den Server übertragen.
Bei AS-Bau Hof ist der tägliche Ablauf nun ganz klar geregelt: Morgens melden sich die Poliere auf der Baustelle an und buchen ihre sowie die Anwesenheitszeit der Kolonne. Die App überträgt die eingegebenen Daten in Echtzeit auf den Server, so dass diese der Personalabteilung sofort digital zur Verfügung stehen. In der Software kann der Anwender seine individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten hinterlegen. Auch können dort firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse, aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitergeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten gespeichert werden. Das System ergänzt die erfassten Stunden dann über die dort hinterlegten Informationen.
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Für Jochen Dick ganz klar der größte Vorteil bei dieser Vorgehensweise: die Zeitersparnis. Die Lohnabteilung muss nun keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwändig manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment im 123office in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter die Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat. Somit können diese auch zeitnah geprüft werden. Ist etwas unklar, fragen die Kollegen aus der Lohnbuchhaltung sofort nach. Jochen Dick meint: "Das heißt die Erfassung ist aktuell und zum Stichtag erledigt. Und die Daten können am 1. des Folgemonats im Lohnprogramm gleich weiterverarbeitet werden." Zum einen erfolgt die monatliche Stundenaufbereitung automatisiert, das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Zum anderen ist für den Bauleiter ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt und das unabhängig davon, ob er sich in der Zentrale befindet oder sich unterwegs einloggt.
Mittlerweile nutzt man bei AS-Bau Hof das Programm auch intensiv zur Fotodokumentation. So nehmen die Mitarbeiter auf der Baustelle mit ihrem Smartphone den Ist-Zustand auf und zeichnen alle Schritte im Bauablauf bis zur Fertigstellung des Projektes per Fotodokumentation auf. Die Aufnahmen werden in der App gespeichert, der Baustelle zugeordnet, auf den Server hochgeladen und stehen den entsprechenden Projektbeteiligten je nach Berechtigung zur Verfügung. Dabei kann das Mobilgerät und die 123-App übrigens nahtlos weitergenutzt werden. Denn das Hochladen der Bilder für die sachgemäße Baustellendokumentation geschieht automatisch im Hintergrund – vom Anwender unbemerkt.
"Jetzt sind alle Fotos direkt im Büro im 123office verfügbar und der entsprechenden Baustelle zugeordnet. Wir können diese sowohl im Bautagebuch als auch für die Bauherrendokumentation nutzen", erläutert Betriebswirt Dick. Hat der Polier eine Frage an den Bauleiter, die dieser aufgrund eines Fotos beantworten könnte, so fotofrafiert er es einfach mit 123erfasst. So wird aufwändiges Teilen und Datenmüll in zwei Postfächern vermieden. Der Bauleiter kann sich zeitnah dazu äußern und muss nicht erst auf die Baustelle fahren.
"Das hat schon den einen oder anderen Weg gespart", erklärt IT-Spezialist Jochen Dick und fährt fort: "Jetzt geht es bedeutend schneller mit der Dokumentation, es ist exakter und wir sparen Zeit und somit Personalkosten." Doch nicht nur die Zeiterfassung erfolgt über 123erfasst, sondern auch die Tagesberichte der Lkw-Fahrer.
Für 2019 hat AS-Bau Hof geplant, sukzessive alle Prozesse sowohl in der Verwaltung als auch auf den Baustellen genauestens zu analysieren, um Abläufe nach und nach zu digitalisieren. So plant man, 123erfasst auch zur Geräteverwaltung einzusetzen. Denn die Mitarbeiter können nicht nur ihre Zeiten per App auf dem Handy erfassen, sondern auch die Baumaschinen und deren Einsätze protokollieren. Dadurch ist die Zentrale jederzeit informiert, wie lange diese im Einsatz waren, welche Leistungen erzielt wurden, wer diese bedient hat und welcher Output erreicht wurde. Auch ist allzeit bekannt, auf welcher Baustelle sich die teuren Baumaschinen befinden und ob diese dort im Einsatz sind. Dies reduziert den Kontrollaufwand und die Baugeräte können optimal eingesetzt und Stehzeiten minimiert werden.
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