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Arbeitserleichterung

220 000 Lieferscheine bewältigt

In Unternehmen gibt es unzählige Prozesse und Arbeitsabläufe mit den Kombinationsmedien Papier + Stift. Diese Abläufe rund um "Zettelwirtschaft" und übervolle Archive abzulösen ist Wunsch Vieler, aber in der Realität nicht vollständig durchsetzbar. Praxis Software AG hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein Minimum an Papier zu nutzen, und gleichzeitig das Maximum der geschriebenen Inhalte EDV-seitig zu verarbeiten. Stift und Papier gibt es also nach wie vor, jedoch sind beide besonders und beherbergen technische Raffinessen.

Pferdingsleben (ABZ). – Es blinkt, vibriert und spart Zeit – der PxDigiStift unterscheidet sich rein optisch kaum von einem "normalen" Kugelschreiber. Er schreibt wie gewohnt auf Papier. Aber eine an der Spitze eingebaute Minikamera liest mit, zeichnet alles auf und sendet die Daten an einen PC zur weiteren Verarbeitung. Bis zu 50 DIN A4-Seiten können dabei im Stift gespeichert werden. Eine besondere Anwendung findet sich in der Transportbetonindustrie. Hier hat die Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG aus Pferdingsleben einen digitalen Lieferschein entwickelt, welcher genau auf diesen Stift abgestimmt ist und beim Ausfüllen die von Hand eingetragenen Daten sowie die notwendigen Unterschriften automatisch übernimmt. Über ein individuell aufgedrucktes Punktraster (Pattern), welches die Kamera erkennt, kann ähnlich wie bei einem QR-Code jeder Lieferschein genau zugeordnet werden.

In dem PxDigiStift sieht Thomas Heuken eine "sehr komfortable Lösung". Jeden Tag zum Feierabend lässt er seinen Stift in der Mischstation auslesen.

Als erstes Unternehmen hat die Elskes Transportbeton GmbH & Co. KG aus Duisburg im April 2016 dieses System für alle Werke übernommen. Mehr als 200 Stifte sind derzeit in den 22 Transportbetonwerken im Einsatz. "Mit dem PxDigiStift sind wir seit dem ersten Tag hochzufrieden und haben nie Probleme gehabt." Auch von den Kunden habe man nur positive Rückmeldungen bekommen, freut sich Guido Hübener, Geschäftsleitung Technik und Produktion. Aufmerksam geworden auf dieses System sei man durch die Arbeit im Arbeitsausschuss "Elektronischer Lieferschein ELSE" des Bundesverbandes Transportbeton (BTB). Da man die Vorteile der Digitalisierung schnell erkannt habe, wurde die Praxis EDV mit der flächendeckenden Einführung in allen Werken beauftragt. "Das Unternehmen trägt das Wort ,Praxis' zu Recht in seinem Namen", so Hübener. Die Softwareentwickler seien mit den Aufgabenstellungen in der Betonindustrie bestens vertraut, was sich auf die Softwarelösungen sehr positiv auswirke.

Die Einspareffekte seien enorm. "Wir verarbeiten ca. 220 000 Lieferscheine pro Jahr. Früher mussten wir dazu extra in einer Druckerei teure Lieferscheine mit fünf Durchschlägen als Endlospapier drucken lassen. Ein Exemplar ging nach jeder Lieferung immer in unsere Verwaltung, wurde dort geprüft und gegebenenfalls manuell nachbearbeitet." Das habe relativ viel Personal im Unternehmen an diese Aufgabe gebunden, erläutert Jürgen Lewandrowski, der für die IT im Unternehmen zuständig ist. Anschließend scannte ein externer Dienstleister die Dokumente für eine vorschriftsmäßige Archivierung ein.

Die Elskes Transportbeton GmbH & Co. KG betreibt über 22 Transportbetonwerke. Im Mischwerk Duisburg (Schlickstraße) sind allein zehn Stifte gleichzeitig im Einsatz.

"Der Prozess von der Lieferscheinerstellung bis zur Fakturierung bzw. Archivierung dauerte einfach zu lange und war durch manuelle Eingriffe fehleranfällig", blickt Lewandrowski zurück.Jetzt könne man den Lieferschein selbst auf einem normalen DIN A4-Blatt ausdrucken, den Fahrern mitgeben und auf der Baustelle unterzeichnen lassen. Das Original bleibt beim Kunden und nur die digitalisierten Daten gehen per PxDigiStift mit dem Fahrer zurück. Die Praxis habe sich so eingespielt, dass zum Arbeitsende die Stifte an einer Dockingstation ausgelesen und damit alle gespeicherten Dokumente mit einer eindeutigen Zuordnung in das betriebsinterne Verwaltungssystem übergeben werden. Damit stehen die Daten zeitnah und in hoher Qualität im Unternehmen zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter in der Verwaltung könne sofort darauf zugreifen. Die Rechnungslegung könne so wesentlich schneller erfolgen. Von entscheidender Bedeutung sei auch, dass das ganze System "revisionssicher" sei, gibt Lewandrowski zu bedenken.

Inzwischen habe sich die Investition schon amortisiert. "Neben den Einsparungen an Papier, Druckkosten und den Kosten der externen Archivierung konnten wir den Personalaufwand wesentlich reduzieren", erläutert Guido Hübener. Den Weg der Digitalisierung gehe man konsequent weiter. Um den Lieferprozess noch weiter zu automatisieren und bspw. preisrelevante Dinge noch besser in das Abrechnungssystem zu integrieren, sei zukünftig die Integration eines QR-Codes in den Lieferschein vorgesehen. Auch damit sei die Praxis EDV schon beauftragt, blickt Hübener ein wenig in die Zukunft. Und ist sich sicher, dass auch hier wieder eine optimale Lösung gefunden wird.

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