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"Es war definitiv die richtige Entscheidung"

Uretek setzt auf virtic-Zeitwirtschaft

Mit virtic können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit über das Smartphone oder Tablet erfassen.

Rastede (ABZ). – Auf der Suche nach einer digitalen Zeiterfassung war es der Uretek Deutschland GmbH eigenen Angaben zufolge vor allem wichtig, den Produktionsmitarbeitenden die Dokumentation der Arbeitszeiten zu erleichtern. Mit der Zeitwirtschaft der virtic GmbH & Co. KG konnten die Verantwortlichen darüber hinaus deutliche Entlastungen und Zeitersparnisse in den Bereichen Lohnbuchhaltung, Disposition und Controlling erreichen.

"Bewahren, was uns trägt" – Das ist die Aufgabe der Uretek Deutschland GmbH. Einer der Branchenführer im Bereich der minimal-invasiven Baugrundverstärkung erhöht die Tragfähigkeit von Fundamenten, verfüllt Hohlräume im Betonboden und verhindert Schäden durch das Absacken von Gebäuden. Das angewandte Verfahren ist nicht nur schnell, zerstörungsfrei und umweltfreundlich, sondern kann auch bei laufendem Betrieb realisiert werden, versichert die Firma. Ebenso komfortabel wie die Baugrundverstärkung für Uretek-Kunden ist, sollte auch die Arbeitszeiterfassung für die Produktionsmitarbeitenden gestaltet sein. Deshalb entschied sich das Unternehmen für die Zeitwirtschaft von virtic, die eine einheitliche Datenbasis und Zeitersparnis in vielen Geschäftsbereichen bietet.

Dynamische Zeiterfassung

Die Uretek Deutschland GmbH ist bundesweit im Einsatz. Vom Büro über den Vertrieb bis zur Produktion werden alle Mitarbeitergruppen trotz unterschiedlicher Profile abgedeckt. Die Produktionsmitarbeitenden werden angelehnt an den Tarifvertrag bezahlt und haben dementsprechend verschiedene Zuschläge, Zulagen sowie Lohnarten und Regeln für die Arbeitszeitkonten.

"Um diese verschiedenen Lohnarten am Monatsende in der Lohnbuchhaltung zu ermitteln, ist es besonders wichtig, dass unsere Produktionsmitarbeitenden ihre Stunden belastbar buchen können", erklärt Orkan Sen, Operation Manager bei der Uretek Deutschland GmbH. Er ist verantwortlich für die Einführung der digitalen Zeiterfassung. Dafür habe virtic ein absolutes Alleinstellungsmerkmal geboten. "Der ausschlaggebende Aspekt, der zur Entscheidung für virtic geführt hat, ist die intuitive Ereigniskette, der dynamische Zeiterfassungsdialog."

In der virtic-Arbeitszeiterfassung können Nutzer individuelle Erfassungslogiken hinterlegen, auf deren Grundlage sich die Erfassungsmaske nach Eingabe eines Ereignisses aktualisiert. Das schließe Fehlbuchungen nahezu aus. "So ist es nicht möglich, nach getaner Arbeit versehentlich den Schichtanfang auszuwählen, wenn eigentlich das Schichtende gebucht werden soll", führt Sen aus. Bei gewerblichen Mitarbeitenden sei die Ereigniskette wesentlich komplexer, da Aktivitäten wie die Anfahrt, Tätigkeiten auf dem Betriebsgelände und vor Ort beim Kunden dazukommen. "Bei anderen Anbietern war das Risiko gegeben, dass die Mitarbeitenden am Ende des Tages Lücken in ihrer Ereigniskette haben oder bei einer Nacherfassung vergessen, welches Ereignis als nächstes zu buchen ist."

Zeitgewinn für Controlling

Gerade in der Produktion ist eine Live-Erfassung im Arbeitsalltag nicht immer realisierbar. Daher ist auch die Nacherfassung freigeschaltet. Hier kommen die Vorteile der intuitiven Ereigniskette erneut zum Tragen. So können Nutzer abends feststellen, welche Buchung sie zuletzt getätigt haben – also wo sie sich im Tagesverlauf befinden. Damit werden weder einzelne Aktionen vergessen noch doppelte Buchungen erzeugt.

Vor der Einführung der virtic-Zeiterfassung war der Ablauf wesentlich zeitintensiver. "Früher hatten wir monatsweise Excel-Stundenzettel", erinnert sich Sen. Bei Produktionsmitarbeitenden sei der Stundenzettel dreispaltig gewesen, um die Zeiten für Tätigkeiten auf dem Betriebsgelände und bis zu zwei Baustellen einzutragen. "Am Ende der Woche mussten die Mitarbeitenden die zuvor handschriftlich festgehaltenen Zeiten in die Excel-Stundenzettel übertragen." Ein fehleranfälliger und aufwändiger Prozess. Zudem mussten sämtliche anderen Abteilungen, wie Lohnbuchhaltung oder Controlling, stets auf die Eingaben der jeweiligen Mitarbeitenden warten, die erst zum Monatsende und teilweise unvollständig vorlagen. Heute sind die gebuchten Zeiten sofort und ohne Verzögerung zur Weiterverarbeitung verfügbar. Die Zeiterfassung erfolgt über das Smartphone und bei den kaufmännischen Mitarbeitenden über eine Desktop-App, die sich automatisch öffnet, sobald der PC hochgefahren wird.

Ein weiterer Vorzug, den die virtic-Arbeitszeiterfassung für Uretek bietet, ist die Bereitstellung eines Baustellenzeitenreports. Dieser zeigt an, wie viele Stunden jeweils von den Mitarbeitenden auf eine bestimmte Baustelle gebucht wurden. Im Controlling wird der Report als Datenbasis genutzt, um die monatliche Erstellung der Projektauswertungen zu vereinfachen. Dieser Prozess ist nun vollkommen automatisiert.

Ein weiteres Tool ist die Disposition. "Über die Disposition planen wir nicht nur, auf welchen Baustellen unsere Mitarbeitenden arbeiten sondern auch die Verteilung der Arbeitsmittel", erklärt Sen. Bei Uretek sei das wichtigste Arbeitsmittel der Lkw. Im Fahrzeug lagern Bohrer, Behälter mit dem Expansionsharz und Pumpen. "Die Planung ist die Basis dafür, dass am Ende für jeden Mitarbeitenden nur die zuvor disponierten Baustellen in der Zeiterfassungs-App zur Verfügung stehen und sie ihre Arbeitszeiten direkt auf die richtige Baustelle buchen können." Und auch für unvorhergesehene Änderungen im Plan, wie etwa Krankheitsfälle, sei gesorgt. Sollte ein Beschäftigter auf einer Baustelle eingesetzt werden, für die er zuvor nicht eingeteilt war, wählt er die "Joker"-Baustelle. Diese Buchung wird im Nachgang im Büro angepasst und richtig zugeordnet.

Durch die Einführung der virtic-Zeitwirtschaft ist bei Uretek ein automatisierter Regelkreis entstanden. In der Lkw-Planung werden die Mitarbeitenden und Arbeitsmittel auf die Baustellen disponiert. Die digitale Zeiterfassung belastet die Baustellen automatisch mit den relevanten Stunden, sodass ein entsprechender Monatsabschluss – und mit wenigen Klicks die Lohnabrechnung – gemacht werden kann.

Pilotphase abgeschlossen

Das neue Zeiterfassungssystem war bereits nach einem halben Jahr implementiert. Es folgte eine Pilotphase, die ebenfalls erfolgreich verlief. Dennoch dauerte es von der Entscheidung für virtic bis zur vollständigen Umstellung ein Jahr.

"Wir hätten bereits früher umstellen können, haben aber zunächst geprüft, ob es zwischen der auf herkömmliche Weise und der mit virtic erstellten Lohnbuchungsdatei Abweichungen gibt. Durch mehrere Justierungen im Vorfeld gab es diese jedoch von Beginn an nicht, sodass wir dann guten Gewissens umstellen konnten", erläutert Sen. Wichtig sei vor allem die Unterstützung durch virtic gewesen. "Die Zusammenarbeit war sehr konstruktiv. Ich hatte und habe einen spezifischen Ansprechpartner, mit dem ich gerade zu Beginn bei der Einrichtung der Ereignisketten und Lohnarten intensiv in Kontakt war. Aber auch nach der Umstellung in den Regelbetrieb ist der Kontakt weiterhin regelmäßig gegeben, sodass bei Bedarf kleinere Modifikationen jederzeit vorgenommen werden können."

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