Ab dem 27. November 2020 werden papierbasierte Rechnungen nicht mehr akzeptiert
Der Countdown für die elektronische Rechnung läuft
Bremen (ABZ). – Bald müssen Betriebe, die für öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene tätig werden, ihre Rechnungen in elektronischer Form im Format XRechnung erstellen und übermitteln. Die E-Rechnungsverordnung macht das zur verbindlichen Verpflichtung. Ab dem 27. November 2020 werden papierbasierte Rechnungen nicht mehr akzeptiert. "Obwohl die Frist läuft, wissen viele Betriebe gar nicht, dass sie ihre Rechnungsstellung anpassen müssen", erklärt Jan Heitkötter, Projektverantwortlicher im Bereich E-Rechnung bei der Handwerkskammer Bremen. Dabei sei es jetzt Zeit, aktiv zu werden. Welche Regeln müssen Unternehmen bei der E-Rechnung beachten? Wie schaffen sie die Digitalisierung des Rechnungswesens und welche Anforderungen muss die IT-Landschaft dafür erfüllen?
Die öffentliche Hand ist ein nicht zu unterschätzender Wirtschaftsfaktor für viele Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. "Dennoch haben die meisten Betriebe noch nichts von der nahenden Umstellung auf E-Rechnungen gehört. Es fehlt die Kommunikation der öffentlichen Auftraggeber mit den Betrieben", erklärt Heitkötter. "In Bremen sind wir da schon vergleichsweise gut aufgestellt, in anderen Bundesländern sieht das anders aus. Manche Länder haben noch keine klaren Regelungen für die E-Rechnung getroffen." Aufgrund der mangelnden Kommunikation hätten die wenigsten Betriebe die E-Rechnung auf der Agenda, geschweige denn eine Lösung dafür parat.
Bei Handwerks- und Bauunternehmen gebe es eine Zweiteilung, erklärt Heitkötter. Es gebe Firmen, die sich auf öffentliche Ausschreibungen spezialisiert haben und jene, die den Aufwand momentan scheuten und in der Privatwirtschaft ihre Aufträge generierten. "Zurzeit hat die Branche keine Schwierigkeiten, Aufträge zu bekommen und ist nicht auf die öffentliche Hand angewiesen. Aber man sollte sich darüber im Klaren sein, dass bei einem Abflachen der Konjunktur öffentliche Aufträge wieder begehrter werden."
Unternehmen, die keine IT-Lösung für elektronische Rechnungen haben, sind nicht per se von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen, ihr Verwaltungsaufwand erhöht sich aber enorm. "Unternehmen können ein Webportal nutzen, in dem sie die Rechnungsdaten eintragen müssen. Das kann je nach Größe des Auftrags allerdings schon mal ein bis zwei Stunden pro Rechnung dauern", warnt Heitkötter. Zudem ist die manuelle Eingabe sehr fehleranfällig.
Deshalb rät Heitkötter: "Fragen Sie ihren IT-Experten oder Dienstleister nach einer für Sie passenden Lösung für die Herausforderungen der E-Rechnung." Aber wie sieht eine solche Lösung für Unternehmen des Mittelstands aus? Was kostet sie und ist der Wandel bis Fristende noch zu schaffen?: "Die Implementierung der IT-Lösung dauert erfahrungsgemäß etwa acht Wochen", erläutert Felipe Borges de Carvalho, IT- und E-Rechnungs-Experte der Phoron Consulting GmbH. Sie beginne mit einer Ist-Soll-Analyse. Diese kann durch den hauseigenen ITler oder einem externen Dienstleister erfolgen. "Sie sollten bei der Wahl des Dienstleistes darauf achten, dass er über langjährige Erfahrung mit Document Compliance-Lösungen und Expertise in Sachen E-Rechnung verfügt", rät Carvalho. In der Ist-Analyse wird die bereits vorhandene IT-Landschaft unter die Lupe genommen: Gibt es ein ERP-System? Werden Daten in einer Cloud gespeichert? Hat das Unternehmen bereits SAP S/4Hana?
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Die Soll-Analyse konzentriert sich darauf, welche Anforderungen die Lösung bezüglich E-Rechnungen erfüllen muss. Laut der E-Rechnungs-Verordnung ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format der Rechnung muss eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein Scan oder eine PDF einer Papierrechnung ist demnach keine E-Rechnung im Sinne der Vorgaben. Das System muss in der Lage sein, diese Anforderungen umzusetzen.
Anhand der Analysen findet die Implementierung der passenden Softwarelösung statt. In einer Testphase lassen sich Anfangsschwierigkeiten und Kinderkrankheiten ausmerzen. Nach dem Go-live folgt die Hypercare-Phase. Hier muss die IT-Abteilung beziehungsweise der Dienstleister darauf vorbereitet sein, dass der End-User mit Anwendungsproblemen zu ihnen kommt.
Die Einführung einer Software zur Bewältigung der Herausforderung E-Rechnung ist mit Sicherheit für die meisten Unternehmen ein größeres Projekt und mit 35.000 bis 50.000 Euro auch nicht günstig. Allerdings gibt es gute Gründe für diese Investition: Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand auf Bundesebene Geschäfte machen wollen, kommen um die E-Rechnung nicht herum, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Ohne eine Software-Lösung würden Unternehmen schnell in einer Rechnungsbürokratie versinken, da das Abwickeln der Rechnung über das Webportal sehr zeitaufwendig ist. Die E-Rechnung spart Arbeit, Personal- und Portokosten, erleichtert die Archivierung, schont die Umwelt und beschleunigt den Zahlungsverkehr. Und es ist zu vermuten, dass neben der öffentlichen Hand auch die Privatwirtschaft künftig mehr auf E-Rechnungen setzen wird.
"Die Digitalisierung ist im Rechnungswesen genauso wenig aufzuhalten wie in anderen Geschäftsbereichen", erklärt Carvalho. "Aber sie hilft Unternehmen, Routinearbeitern zu automatisieren und so Kapazitäten zu schaffen für die eigentliche Leidenschaft der Firmen – das Handwerk."
