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Irium Software

Rechnungen automatisch integrieren

Das iMOB Service Tablet.

Meerbusch (ABZ). – Als Anbieter von ERP-Software für Maschinenhändler und Vermieter ist Irium Software seit 36 Jahren Partner des Baumaschinenhandels. Auf der bauma wird Irium seine neuen Software-Lösungen für papierlose Prozesse beim Baumaschinenhändler präsentieren. Am Stand Nr. 418 in Halle A2 erklärt Irium Software, wie die Unternehmen etwa durch die komplette Digitalisierung der Rechnungsverwaltung an Produktivität gewinnen können. Irium Software präsentiert auf der bauma sein Modul für den elektronischen Rechnungsversand, eine komplett im Irium-ERP (iEnterprise) integrierte Lösung. Das Modul ermöglicht laut Entwickler nicht nur den individuellen oder Massenversand von elektronischen Rechnungen, sondern auch deren automatische Archivierung im richtigen Verzeichnis der ERP-Lösung. Somit bietet Irium Software eine Möglichkeit zur elektronischen Dokumentenverwaltung, womit der Baumaschinenhändler einfach und schnell seine gesamten Rechnungen auffinden und deren Echtheit nachweisen kann. Diese Möglichkeiten erweisen sich laut Irium besonders bei einer Kontrolle durch das Finanzamt als vorteilhaft.

In der neuen Version 2400 von iEnterprise enthält das Modul "Dematerialisierung" für die elektronische Rechnungsverarbeitung eine zusätzliche Funktion zur automatischen Integration von Rechnungen. Mit Hilfe des Moduls können Eingangsrechnungen, die per OCR oder durch einen spezialisierten Anbieter digitalisiert wurden, in die vorläufige Buchhaltung von iEnterprise übernommen werden. Sobald eine Lieferantenrechnung im Irium-Programm ankommt, kann die Funktion zur automatischen Integration ausgelöst werden, so dass die Rechnungen den Lieferungseingängen automatisch zugeordnet und in ein Einkaufsjournal integriert werden. Mit dem neuen Programm kann neben der Integration von Lieferantenrechnungen auch das Auslösen eines "Alarms" parametriert werden: Für den Fall, dass eine Rechnung nicht integriert werden kann, wird der verantwortliche Mitarbeiter per Warnhinweis darüber informiert. Auch die Einrichtung eines Bestätigungs-Prozesses (Workflow) ist möglich, um die als anormal eingestuften Fälle zu verwalten.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungen leistet einen Beitrag, um die Produktivität der Buchhaltungsabteilung beim Baumaschinenhändler oder Vermieter zu steigern. Die Benutzer können sich besser den anderen, mehrwertigeren Aufgaben widmen und die Verwaltung der Lieferantenrechnungen der Irium ERP-Software überlassen, welche diese automatisch und entsprechend dem Lieferungseingang verwaltet. Bereits 2014 wurde durch eine Studie von Ernest &Young ermittelt, dass die durchschnittlichen Kosten für die papiergebundene Verwaltung einer Lieferantenrechnung bei 15 Euro liegen, hingegen bei der digitalisierten Verwaltung nur Kosten in Höhe von 5 Euro entstehen.

Mit der Mobilitätslösung iMOB Service von Irium Software können die Techniker im Außendienst ihre Einsatzmitteilungen auf dem Mobilgerät (Tablet oder Smartphone) erhalten, danach den Einsatzort geolokalisieren, vor Ort Informationen zum Kunden und zur betreffenden Maschine abrufen sowie Arbeitsberichte erstellen und Fotos aufnehmen. Der Kunde kann direkt auf dem Tablet oder Smartphone unterschreiben und den Einsatzbericht unmittelbar nach Beendigung per E-Mail zugeschickt bekommen.

Die Anwendung wird kontinuierlich entsprechend den Bedürfnissen der Kunden weiterentwickelt und um weitere Funktionen ergänzt, mit denen die Service-Teams der Baumaschinenhändler und Vermieter noch effizienter arbeiten können.

So ist es für den Monteur wesentlich einfacher, nicht vorgesehene Arbeiten durchzuführen und diese auch zu fakturieren, da eine neue Möglichkeit für die Erfassung von Arbeiten ohne Reparaturauftrag geschaffen wurde. So lassen sich bspw. Wochenend-Einsätze besser verwalten. Der technische Mitarbeiter erhält gegebenenfalls mehr Freiheit, um spontane, nicht geplante Arbeiten zu realisieren, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.

Der Monteur hat darüber hinaus die Möglichkeit, vor Ort für die betroffene Maschine die letzten Reparaturaufträge einzusehen, damit er besser analysieren kann, was die Panne oder den Schaden hervorgerufen hat. Bei dem Einsatzbericht für den Kunden lassen sich die Allgemeinen Reparaturbedingungen integrieren, so dass eventuelle Streitigkeiten schon im Vorfeld vermieden werden. Schließlich sieht die Anwendung iMOB Service noch mehr Eingabemöglichkeiten für detaillierte Informationen vor, damit der Mitarbeiter auch unproduktive Zeiten, pauschalierte Zeiten usw. eingeben kann.

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