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IT-System für Planung, Kommunikation und Zeiterfassung

Traditionsunternehmen setzt auf mobile Lösungen

Connect2Mobile, Bau digital, Zeiterfassung

Bau der Außenanlagen eines Edeka-Marktes in Meerbusch: Welche Mitarbeiter ein Team bilden, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Maschinen und Fahrzeuge genutzt werden, können Dispositionsmitarbeiter im Hause Mesken Bau mit nur wenigen Mausklicks zuteilen. Zusätzlich ist es jederzeit möglich, mit Hilfe des Planungsmoduls festzustellen, auf welcher Baustelle sich Mitarbeiter und Maschine befinden.

BOCHOLT (ABZ). - Langjährige Tradition und Branchenerfahrung, hohe Flexibilität sowie qualitativ hochwertige Lösungen: Auf Basis dieser Attribute ist es dem Bocholter Bauunternehmen Mesken GmbH & Co. Hoch-, Tief- und Straßenbau KG gelungen, ein starkes Vertrauensverhältnis mit Kunden im Ruhrgebiet sowie in der gesamten Region Münsterland aufzubauen.

Das in den Zwanziger Jahren von Maurermeister Gerhard Mesken gegründete Unternehmen fokussierte sich zunächst auf den Hochbau. Seit dem Jahr 1955 erweiterte das Bauunternehmen sein Leistungsportfolio um den Infrastrukturbau mit der Gründung einer eigenen Tief- und Straßenbauabteilung. Der heute von Gründersohn Gerd-Walter Mesken und Michael Schmeinck angeführte Bauausführer im Regierungsbezirk Münster beschäftigt zwischenzeitlich mehr als 50 Facharbeiter, die sich durch eine hohe technische Kompetenz auszeichnen. Die Leistungsschwerpunkte bei Mesken liegen im offenen Kanalbau, im Betonpflastersteinbau in Siedlungsstraßen sowie im Großpflasterneubau auf Betriebshöfen.

Das Ziel vor Augen, die Zeiterfassung für die Mitarbeiter auf den Baustellen zu vereinfachen, hat das Unternehmen verschiedene IT-Systeme unter die Lupe genommen. Die Entscheidung fiel auf das bauspezifische Programm bau-mobil der Connect2Mobile GmbH aus dem benachbarten Stadtlohn. Der Grund: Das einfache Handling der Smartphone-App, die auch von denjenigen Vorarbeitern verstanden wurde, die zuvor noch nie ein modernes mobiles Endgerät in der Hand hatten. Und das nach nur einem halben Schulungstag.

Mit der neuen Software für Büro und Baustelle hat das mittelständische Bauunternehmen jedoch viel mehr gewonnen, als lediglich mehr Praktikabilität in der Zeiterfassung. "Wir arbeiten nun mit einem durchgängig integrierten IT-System, das die Einsatzplanung der Kolonnen für die verschiedenen Baustellen, die Kommunikation mit unseren Vorarbeitern sowie die tagtägliche Stundenerfassung und Prüfung von Mitarbeiter- und Maschinendaten vereint und zudem noch an unsere Lohn- und Finanzbuchhaltung direkt angebunden ist", weiß Stefan Graffe, kaufmännischer Leiter bei Mesken.

Genauso wie das Handling der Smartphone-App ist auch die Erstellung der Planung schnell und relativ einfach zu erlernen, da logisch aufgebaut. Diese erfolgt bei Mesken im wöchentlichen Rhythmus. Die hierfür erforderlichen Stammdaten fließen direkt aus den Programmen für Kostenmanagement in die "bau-mobil-Software". Mesken setzt ein umfassendes Lösungsportfolio des Bausoftware-Herstellers BRZ ein, das Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Kalkulation, Lohnbuchhaltung sowie Mengenermittlung umfasst. "Bei der Entwicklung der Datenschnittstelle hat Connect2Mobile hervorragende Arbeit geleistet", erklärt Graffe. "Das Fundament für einen durchgängigen Informationstransfer innerhalb unserer IT-Landschaft war somit schnell geschaffen." Insgesamt zwölf Smartphones sind auf den Baustellen im Einsatz. Dabei ist jede Kolonne mit einem mobilen Endgerät ausgestattet. Die Wochenplanung auf den Smartphones kann von den Vorarbeitern zu jeder Zeit mit nur wenigen Eingabbeschritten angepasst werden. Die Ist-Daten sind somit stets auf dem aktuellen Stand. "Die Planung ist intelligent und wurde so konzipiert, dass Dopplungen grundsätzlich ausgeschlossen werden", berichtet Graffe. "Welche Mitarbeiter ein Team bilden, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Maschinen und Fahrzeuge genutzt werden, können unsere Dispositionsmitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks zuteilen. Es ist jederzeit möglich, mit Hilfe des Planungsmoduls festzustellen, auf welcher Baustelle sich Mitarbeiter und Maschine befinden. Und ist eine schnelle Umplanung, bspw. aufgrund von Urlaub eines Mitarbeiters oder eines Gerätedefekts erforderlich, so ist diese in kürzester Zeit erfolgt", ergänzt der kaufmännische Leiter.

Seit rund sieben Monaten ist bau-mobil bei Mesken im Einsatz. Von Beginn an konnte das Unternehmen auf die üblichen Tageszettel verzichten. Über das Programm erfolgt stets eine Prüfung der Tagesdaten für Mitarbeiter sowie eingesetzte Maschinen und Geräte. Die direkte Anbindung der Software an die BRZ-Programme für Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Kosten-/ Leistungsrechnung, die jeweils zum Monatsende erfolgt, spart dem Unternehmen viel Zeit, denn dadurch entfällt das manuelle Buchen der Mitarbeiter- und Gerätedaten. Gleichzeitig lassen sich auf diese Weise Fehler vermeiden, die beim händischen Buchen vorkommen können. Auch Zulagen werden vom System stets vollautomatisch dazu gebucht.

Während bau-mobil in der Planung die zuvor eingesetzte Tabellenkalkulation durchgängig ersetzt hat, sollen in einem weiteren Schritt auch die Bautagesberichte künftig ausschließlich mit Hilfe der Smartphone-Apps realisiert werden. Bereits jetzt werden mit den gesendeten Daten direkt aus der Software von Connect2Mobile PDF-Dokumente, wie z. B. Bautagesberichte, erstellt und den Kunden zur Verfügung gestellt. "Unsere Kunden führen wir Schritt für Schritt an das neue Medium heran", so der kaufmännische Leiter. Ebenfalls in der Einführungsphase befindet sich eine intelligente Urlaubsplanung mit Connect2Mobile. Mit Hilfe dieses neuen Features ist es möglich, Urlaubsdaten der Mitarbeiter mit deren Aufgabengebieten zu verknüpfen. Das Unternehmen hat somit stets im Blick wann Mitarbeiter mit gleichen Tätigkeitsfeldern Urlaub geplant haben. Ein weiterer Schritt, der die Einsatzplanung bei Mesken transparenter und damit zuverlässiger macht.

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Dieser Artikel erschien in der Ausgabe Allgemeine Bauzeitung 47/2014.

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