Optimierter Workflow
Integrierte IT-Systeme bilden Fundament für durchgängigen Prozess
Heinsberg (ABZ). – Dank der modularen Softwarelösung RecSolution für die Erfassung, Bearbeitung und Klassifizierung elektronischer und papierbasierter Dokumente kann die A. Frauenrath Bauunternehmen GmbH, Heinsberg, jetzt mit einem erweiterten, durchgängigen Workflow für die Rechnungsprüfung punkten. Der Rechnungsworkflow wurde mit Hilfe einer modernen Softwaretechnologie der Sattel Business Solutions GmbH aus Baden-Württemberg um einen robusten Massenabgleich von Lieferscheinen und Rechnungen ergänzt. Im Laufe des Projektes kam zudem der Wunsch auf, zusätzlich eine automatische Lieferscheinliste inklusive Ausgabe aller einer Rechnung zugehörigen Lieferscheine zu generieren. Als Basis hierfür dienen die bereits digitalisierten Daten. Eine individuelle Lösung für diese komplexen Anforderungen wurde daher vom Softwarefabrikanten Sattel für das Bauunternehmen entwickelt. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Bauleitung und Geschäftsführung profitieren gleichermaßen von der neuen, durchgängig integrierten IT-Infrastruktur, die bei vielen Aufgaben umfassend unterstützt.
Geschäftsführer Gereon Frauenrath kam die Idee einer derartigen IT-Lösung beim Besuch einer Krankenkasse: "In dieser Branche schafft es ein Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern, riesige Massen von Kundendaten in einem kurzen Zeitfenster effizient zu bearbeiten. Das hat mich neugierig gemacht, weshalb wir auf der Suche nach einer Software waren, die sich optimal in unsere IT-Infrastruktur integriert und den Massenabgleich von Lieferscheinen und Rechnungen vereinfacht und außerdem beschleunigen kann."
Insbesondere bei Bauaufgaben, bei denen größere Mengen von Schüttgütern, wie bspw. Kies und Sand, bzw. große Asphalt- oder Betonmengen verbaut werden, kann das Abgleichen von Lieferscheinen und zugehörigen Rechnungen einen sehr großen Aufwand mit sich bringen. Rebecca Maljaars, kaufmännische Mitarbeiterin in der Finanzbuchhaltung bei Frauenrath, erklärt, dass sich Rechnungen für Baumaterialien wie diese oft aus rd. fünf Seiten zusammensetzen. In Summe können das bis zu 100 oder sogar mehr Lieferscheine sein. Für die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung bedeutet das gewöhnlich, jeden dieser Lieferscheine einzeln anzufassen und zu prüfen. Das nimmt bis zu einer Stunde Arbeit in Anspruch, bis am Ende schließlich ersichtlich ist, ob die gelieferten Materialmengen mit den abgerechneten Mengen auch übereinstimmen. "Inzwischen scannen wir die Lieferscheine nur noch ein, genauso wie die Rechnungen", erklärt Rebecca Maljaars. "Wann immer eine neue Rechnung in das Softwareprogramm eingepflegt wird, findet ein Abgleich anhand der Lieferscheinnummer statt. Fehlt ein Lieferschein, so zeigt mir das RecSolution farblich hervorgehoben an und ich kann umgehend reagieren.
Das Einscannen auf den Baustellen übernehmen die Poliere und Bauleiter selbst, so wie Marius Hülscher, angehender Master-Absolvent im Fach Wirtschaftsingenieurwesen mit der Fachrichtung Bauingenieurwesen. Für seine zukünftigen Aufgaben ist es unerlässlich, sich mit dem Alltag auf den Baustellen vertraut zu machen. Dazu zählt auch, Lieferscheine zu sortieren, in die EDV des Unternehmens einzugeben und schließlich abzulegen. Bis vor kurzem dauerte diese Aufgabe auf der Großbaustelle, auf der er derzeit tätig ist und sehr viele Schüttgüter angeliefert werden, jede Woche rd. fünf Stunden. Seit das neue Programm RecSolution die Möglichkeit bietet, Lieferscheine direkt einzuscannen, geht dieser Prozess für Marius Hülscher jetzt deutlich schneller vonstatten. Denn die meisten der eingehenden Lieferscheine werden direkt vom Programm erkannt und im nächsten Schritt an die Finanzbuchhaltung transferiert. Lediglich bei handgeschriebenen Dokumenten oder stark verschmutztem Papier ist noch eine händische Dateneingabe erforderlich.
Anhand des Firmenlogos erkennt das Programm, welche Schablone zum Auslesen der Positionen über das Dokument gelegt werden soll. Dies ermöglicht ein schnelles Erkennen von Informationen, wie der Rechnungs- oder Lieferscheinnummer oder das Erstelldatum. Damit das System die eingehenden Rechnungen und Lieferscheine bestmöglich einlesen kann, hat Dirk Kämpfer, Leiter Einkauf bei Frauenrath, mit den Lieferanten entsprechende Richtlinien für die Ausstellung von Lieferscheinen vereinbart. Nur so kann das Softwareprogramm den vollen Leistungsumfang optimal nutzen. Entsprechen sie den Vorgaben, kann der Prozess auch signifikant beschleunigt werden: So werden Abweichungen bspw. vom System farblich hervorgehoben und sind auf diese Weise schnell auffindbar. Anschließend erfolgt die Übergabe der Rechnungen an das Workflow-Managementsystem JobRouter. Dieses Programm visualisiert die einzelnen Prozesse und informiert übersichtlich über erledigte Aufgaben und Arbeitsschritte, die noch nicht abgeschlossen sind. Auf diese Weise wird die sachliche und preisliche Kontrolle für die Projektverantwortlichen vereinfacht, bevor schließlich der Transfer an die Buchhaltung erfolgt. In jeder Phase dieses Prozesses ist kein gedrucktes Papier mehr erforderlich.
Im Bereich Finanzbuchhaltung arbeitet das mittelständische Bauunternehmen mit dem Softwaresystem Nevaris Finance. Der Workflow startet direkt, wenn eine neue Rechnung im Unternehmen eingeht. Da durch die intelligente Erkennung von Rechnungen und Lieferscheinen in RecSolution in der Regel schon die meisten Felder vorausgefüllt sind, geht der Übertrag in die Finanzbuchhaltung künftig ebenfalls schneller. Eine kurze Sichtung jedes eingescannten Dokuments genügt, wie Rebecca Maljaars berichtet. Selten sind noch geringfügige Ergänzungen oder kleinere Korrekturen vorzunehmen, was in nur wenigen Minuten erledigt ist. Und nicht zuletzt ermittelt RecSolution Beträge, die gekürzt wurden, stets voll automatisch, wodurch sich auch die Endsumme ohne manuelles Zutun neu errechnet.
Mit dem neuen Tool AF ReportGenerator wurde schließlich eine spezielle Ergänzung vom IT-Unternehmen Sattel Business Solutions konzipiert, die eine einfach zu handhabende Generierung von Lieferscheinlisten ermöglicht. Ein weiterer Vorteil: Mit dem Add-On können alle Lieferscheine, die Bestandteil einer Liste sind, ganz einfach per Klick ausgegeben werden. "Diese Reports sind als Nachweis unverzichtbar und ermöglichen eine durchgängige Dokumentation", erklärt Einkaufsleiter Kämpfer. Aus diesem Grund steht der AF ReportGenerator zur automatisierten Erstellung von Lieferscheinlisten jedem Bauleiter und Abrechner im Unternehmen frei zur Verfügung. Anhand der zugehörigen Kostenstelle können die bisher angelieferten Massen und die Lieferscheine stets mit Hilfe des Tools gefiltert und anschließend in einer Liste, z. B. als PDF- oder MS-Excel-File, ausgegeben werden. Diese können den Auftraggebern inklusive der zugehörigen Lieferscheine jederzeit zur Verfügung gestellt werden. Das Tool bietet Vorteile für alle Mitarbeiter, die in den kaufmännischen Prozess eingebunden sind, von der Buchhaltung über Einkauf, Bauleitung bis hin zur Geschäftsführung. "In der Vergangenheit haben wir Lieferscheinlisten mühsam von Hand in Excel-Tabellen eingetippt", erklärt Rebecca Maljaars. "Mit dem AF Report Generator und RecSolution geht die Erstellung jetzt ganz einfach und schnell mit nur wenigen Klicks. Der gesamte Workflow ist jetzt smart und konnte entscheidend beschleunigt werden – für alle Beteiligten."
Viel Lob für die sehr gute und professionelle Zusammenarbeit mit der Sattel Business Solutions GmbH gab es nicht zuletzt aus der IT-Abteilung der Unternehmensgruppe Frauenrath. Chi-Binh Banh, Leitung EDV, abschließend: "Gemeinsam waren wir in der Lage, organisatorische sowie technische Herausforderungen erfolgreich zu meistern."
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