Ordnungsgemäße Buchführung
Weichen für GoBD-Konformität gestellt
Rheine (ABZ). – Die Zukunft des papierlosen Büros hat längst begonnen. Und mit der Publikation der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – durch das Bundesfinanzministerium inzwischen auch rechtskonform. Die Erwartung der Anwender von Bürosoftwareprodukten ist deutlich: Hier muss auch der Softwarehersteller die rechtskonformen Weichen stellen und die Buchhaltung nach GoBD-Vorgaben ermöglichen. Mit der Integration der IDEA Export-Schnittstelle und dem Datenformat ZUGFeRD in die Version 6.3. in die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk reagiert der Softwarehersteller blue:solution software GmbH nun teilweise auf diese Forderung. "Immer ist auch der Anwender in der Pflicht, seine Bücher ordentlich zu führen, Belege zu sammeln, Rechnungen zu erstellen und diese nach den GoBD-Richtlinien zur archivieren. Die Verantwortung erlischt auch bei einer Auslagerung der Buchführung an fremde Dritte nicht", betont Rudolf Melching, Geschäftsführer des Rheiner Unternehmens.
Insbesondere die Verfahrensdokumentation rückt in den Brennpunkt der steuerlichen Überprüfung durch den Betriebsprüfer. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dem Nachweis, dass die Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten und Belegen in Unternehmen erfüllt sind. Um digitale Daten vor Manipulationen zu schützen, muss auch das IT-System abgesichert sein, in dem sich die Bürosoftware befindet. Über die Benutzerverwaltung lässt sich die Berechtigung beschränken, so dass ein unkontrolliertes Ändern und Löschen von Daten nicht möglich ist. "Hier ist der Anwender wieder in der Pflicht, die Vorgaben zu erfüllen. Berechtigungen lassen sich in TopKontor Handwerk beschränken", erklärt Rudolf Melching.
Sollten Änderungen oder das Löschen von Daten erforderlich sein, erfolgt die Protokollierung im Programm über Mutationsprotokolle. Die Aufzeichnung, die in TopKontor Handwerk erfolgt, betrifft sowohl die Einstellungen wie auch den Dokumentbereich. "Nehmen wir das Beispiel einer Ausgangsrechnung. Die Rechnung wird erstellt und gedruckt. Bei einer Änderung der Rechnung wegen eines Rechtschreibfehlers oder einer Ergänzung der Rechnung um eine weitere Position kann die Ausgangsrechnung erneut gedruckt werden. Die Änderung wird protokolliert und gespeichert. Mit dem Druck des Rechnungsausgangsbuches wird die Ausgangsrechnung festgeschrieben und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr änderbar. Wie die Änderung eines Beleges, wird auch das Löschen eines Beleges protokolliert", erklärt Jörg Funkat, Leiter der Produktentwicklung bei blue:solution. Zusätzlich muss zukünftig eine Begründung für das Löschen angegeben werden. Die Maßnahme dient hier einer Nachvollziehbarkeit und Begründung, bei einer späteren Prüfung.
Um die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, wurde der sogenannte Beschreibungsstandard (GDPdU) entwickelt. Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzverwaltung nun nicht nur die gespeicherten steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger zu übergeben, sondern darüber hinaus auch die Strukturinformationen wie die Formatangabe, Dateiaufbau, Felddefinition und die Verknüpfungen zur Auswertung. Mit der in TopKontor Handwerk implementierten IDEA Export Schnittstelle können dem Betriebsprüfer steuerrelevante Geschäftsunterlagen nach den GDPdU-Vorgaben übermittelt werden. Das vereinfacht den vom Gesetzgeber eingeführten Datenzugriff der Finanzverwaltung zur Außenprüfung von Unternehmen.
Seit Juni 2014 gibt es für die elektronische Rechnung das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format sieht bei der ersten Betrachtung wie eine Rechnung im PDF-Format aus. Die Besonderheit: In der PDF wird die Rechnungsdatei im XML-Format zusätzlich eingebettet und erlaubt, dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Gefahrenquellen von Fehlern durch Mitarbeiter. Mit der Version 6.3 unterstützt TopKontor Handwerk den Import von Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Die blue:solution software GmbH verzichtet trotz dieser Maßnahmen weiterhin auf eine GoBD-Zertifizierung. "Diese vielzitierte und vertriebstechnisch genutzte Argumentation einer GoBD-Zertifizierung ist schlichtweg Irreführung. Denn: Es gibt keine vom Gesetzgeber anerkannte Zertifizierung", erklärt Jörg Funkat.
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