smartPS und Gundlach
Digitalisierung gemeinsam bewältigen
von: Jennifer Schüller
Hannover. – Die smartPS GmbH versteht sich als Partner und Lösungsexperte für die Digitalisierung in Unternehmen. Dabei konzentriert sich die Langenhagener Firma seit einiger Zeit insbesondere auf die Baubranche und bietet zahlreiche unterschiedliche Möglichkeiten, die Geschäftsprozesse zu optimieren und Abläufe zu vereinfachen – vom Post- und Rechnungseingang bis hin zur Digitalisierung von Projekt- oder Bauakten. Die hannoversche Firmengruppe Gundlach arbeitet seit acht Jahren mit den Lösungen von smartPS, um die hochgesteckten Ziele für die Zukunft zu erreichen. Im Jahr 2010 als 3,5-Mann-Team gegründet, ein Jahr später bereits zuständig für eines der größten Bauunternehmen Hannovers und heute 20 Mitarbeiter stark – die Firmengeschichte der smartPS GmbH zeichnet sich v. a. durch eines aus: die Begeisterung für das Thema Digitalisierung und den Willen, Unternehmen umfassend und individuell auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. Die Gründer von smartPS – Matthias Frank und Alexander Kohrt – waren, bevor sie sich selbstständig machten, beide mehr als zehn Jahre in leitenden Positionen für Optimal Systems in Hannover im Projekt- und Produktmanagement tätig, hatten aber das "Bedürfnis in Eigenregie in diesem Bereich etwas für ein anderes Klientel zu machen", erklärt Frank. Bei Optimal Systems waren er und sein Kompagnon im Verwaltungsbereich aktiv. "Wir fanden und finden das Produkt enaio von Optimal Systems klasse, wollten aber in eine andere Richtung gehen", erinnert sich der Geschäftsführer. Genauer gesagt waren er und Kohrt daran interessiert, mittelständische Unternehmen auf ihre Digitalstrategie hin zu beraten und – wie Frank sagt – "glücklich zu machen". War der Kundenpool in der Anfangsphase zunächst sehr heterogen und reichte von Banken über Versicherungen bis zu Ärztekammern, konzentriert sich die smartPS GmbH seit zwei Jahren verstärkt auf die Baubranche. Rd. 80 % der laufenden Akquisen stammten aus dem Baubereich, so Frank. "Ab dem kommenden Jahr wollen wir uns u. a. mit einem eigens etablierten Produktmanager und einem branchenspezifischen Webauftritt noch intensiver auf die Baubranche konzentrieren", sagt der Geschäftsführer.Diese spezielle Ausrichtung lässt sich v. a. durch die lange und intensive Zusammenarbeit mit der Firmengruppe Gundlach erklären, die das erste große Unternehmen aus dem Bau- und Immobilienbereich war, dass sich im Rahmen einer Ausschreibung im Jahr 2011 für smartPS als Partner hinsichtlich der eigenen Digitalisierungsziele entschied. "Das war für uns damals ein wahnsinniges erstes Projekt", sagt Frank. Insbesondere weil zu diesem Zeitpunkt innerhalb kurzer Zeit eine Menge geleistet werden musste und man nicht wie heute aus den Erfahrungen (die man in der Zusammenarbeit mit Gundlach gesammelt hat) aus dem Vollen schöpfen konnte. Entsprechende "Templates", die speziell auf die Anforderungen der Baubranche zugeschnitten waren, existierten noch nicht. "Die Geschäftsführer von Gundlach treiben die Entwicklungen stark an", sagt Anja Walz, Projektleiterin Digitalisierung bei Gundlach. Der Digitalisierungsgedanke sei ein wichtiger Bestandteil der Zukunftsstrategie des mehr als 125 Jahre alten familiengeführten Unternehmens bei der Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle spiele.In der ersten Projektphase mit Gundlach wurde im November 2011 die Verwaltung der Mieter-, Objekt- und Vorgangsakten digitalisiert. Auf Basis der Anforderungen erarbeitete smartPS einen Prototyp, der dann in mehreren Schritten implementiert und im Austausch ständig verbessert wurde. So gehe man grundsätzlich immer vor, sagt smartPS-Geschäftsführer Frank. "Wir sind smart + optimal: Die bei mehr als 2000 Kunden im Einsatz befindliche Software enaio von Optimal Systems stellt die technologischen Standard-Funktionen. smartPS veredelt die Software und liefert bedarfsgerechte Lösungen für seine Kunden." Das hat bei Gundlach so gut funktioniert, dass mit den Programmen bereits vier Monate nach den ersten "Tests" in der Praxis gearbeitet wurde.In der zweiten Projektphase wurde der Rechnungs- und Posteingang bei Gundlach mithilfe von smartPS digitalisiert – auch hier wurden beide Lösungen bereits einen Monat nach Abschluss der ersten Projektphase im Dezember 2011 produktiv genutzt.Diesen ersten Umsetzungen folgten viele weitere. "Es ist eine sehr interaktive Sache", erklärt Frank. Mal kämen Impulse von Gundlach für weitere Aspekte und wie diese innerhalb der Digitalisierungsstrategie berücksichtigt werden könnten, mal schlage smartPS weitere Änderungen vor. Dieser stete Austausch treibe die Entwicklungen voran, sodass die angewandten Lösungen mittlerweile sehr viel kleinteiliger und spezifischer geworden seien. So wird bspw. seit 2018 "Baustelle 4.0" genutzt, um den Baustellenbetrieb adäquat anzubinden. Mit dieser Lösung – einem Datengut-Tool – können Poliere bspw. Mängel an einem Gebäude direkt bei Begehung der Baustelle im Plan hinterlegen. Einzige Voraussetzung: ein Tablet, auf dem alle Projektdaten samt Plänen etc. abgespeichert sind. Auf dem Lageplan kann direkt ein Marker gesetzt werden, um den Mangel zu dokumentieren. Wenn gewünscht, können sogar Fotos hinterlegt werden – mit nur wenigen Klicks seien so alle Daten gebündelt und entsprechende Vermerke vorgenommen. Die Zeitersparnis sei enorm.
ABZ-Stellenmarkt
Seit insgesamt acht Jahren arbeiten smartPS und Gundlach mittlerweile zusammen – und das nach Ansicht beider Unternehmen sehr erfolgreich. Laut Anja Walz, Projektmanagerin Digitalisierung, gehe die Digitalisierung bei Gundlach Hand in Hand mit anderen Veränderungen innerhalb des Unternehmens wie bspw. dem umfassenden Umbau der Räumlichkeiten in der Gundlach-Zentrale "Am Holzgraben" in Hannover. Die renovierten Büros müssen sich nicht hinter den Headquartern von Vorwegdenkern wie Google verstecken: Individuelle Raumaufteilung, freie Bürowahl, ein Fitnessraum, hinter dem Schreibtisch gespannte Hängematten und Lounge-Areas versprühen eine gewisse Leichtigkeit, die Gundlach wichtig ist. Denn "der Mensch steht bei Gundlach immer im Mittelpunkt", sagt Walz. Wenn sich die Mitarbeiter wohlfühlten, komme der Rest von allein. Dementsprechend sei man im ganzen Betrieb auch auf "Du". Und im Sinne flacher Hierarchien und der Zukunftsziele hätten sogar die Geschäftsführer ein eigenes Büro aufgegeben und säßen stattdessen nun "mittendrin". Eine solch offene Gestaltung und flexible Nutzung ist natürlich auch nur deshalb möglich, weil die einzelnen Abteilungen nicht länger auf Aktenschränke oder Ähnliches angewiesen sind, die zuvor einen festen Arbeitsplatz notwendig gemacht haben. Insofern sei die Digitalisierung des Unternehmens auch direkt an physische Qualitäten gekoppelt, so Walz weiter. Ein Ziel sei das "papierlose Büro" – auch vor dem Hintergrund der Nachhaltigkeit, der sich Gundlach verschrieben hat.Wer die Zentrale der 230 Mitarbeiter starken Firmengruppe selbst besucht, kann sich ein Bild davon machen, wie weit das Unternehmen in seinen Digitalisierungsbemühungen bereits gekommen ist. smartPS hat dazu seinen Teil beigetragen – und tut es noch, denn abgeschlossen ist das Projekt "Digitalisierung" für Gundlach noch lange nicht. Doch sie haben einen kompetenten Partner an ihrer Seite gefunden, um sich den Herausforderungen zu stellen. "Sie werden lange suchen müssen, um Unternehmen zu finden, die wie Gundlach aufgestellt sind", sagt Frank. Aber es zeige, was alles möglich ist, wenn der Kunde mitzieht. Denn das, so der smartPS-Geschäftsführer, sei das A und O für Erfolg.Das gesammelte Wissen aus der Arbeit mit Gundlach will smartPS nun im kommenden Jahr konsequent auch für andere Unternehmen aus der Baubranche nutzen, die eine langfristige Digitalisierung anstreben. "smartPS hat unserer Ansicht nach einen großen Vorteil gegenüber Mitstreitern, da man durch die gemeinsame Arbeit mit uns als Bauunternehmen bereits Bedarfe kennt, die in der Branche gerade erst entdeckt werden", fasst es Walz zusammen.
